Je sessies worden geboekt terwijl jij aan het werk bent.
Voetreflexologie, energetisch werk, reiki, shiatsu: vier verschillende praktijken, hetzelfde agendaprobleem. Je zit in sessie, je telefoon gaat, je belt 's avonds terug en dan neemt niemand nog op. Let's Meet is Belgische software om afspraken online te laten boeken. Je klanten zien je echte beschikbaarheid op een pagina met jouw naam, kiezen hun moment en krijgen meteen een bevestiging. Jij krijgt je avonden terug. De software wordt gemaakt door Let's Be Geek in Brussel, en je gegevens blijven in de Europese Unie staan.
- Een boekingspagina op jouw naam, met jouw sessies van 60 minuten en jouw echte uren.
- Cadeaubonnen online verkocht, als pdf verstuurd en vanzelf afgetrokken bij de boeking.
- Automatische herinneringen per e-mail en WhatsApp, met een voorschot als je dat wil.
Demoaccount al ingevuld met de diensten van jouw beroep. Geen bankkaart nodig.
De agenda past zich aan een bijberoep aan
Veel welzijnscoaches werken niet elke dag. Twee avonden, om de twee zaterdagen, een week in een gedeelde praktijkruimte. Let's Meet vertrekt van jouw echte uren, niet van een theoretisch schema. Je zet je blokken klaar, je uitzonderingen en je verlof. Je bepaalt hoeveel uur op voorhand iemand nog mag boeken, zodat je niet plots een sessie hebt na een volle werkdag. Je legt een maximum vast per dag. Wat online zichtbaar blijft, is enkel wat je echt kan waarmaken.
- Uren, uitzonderingen en verlof één keer instellen, overal toegepast
- Minimumtermijn vóór de boeking, zodat niemand nog voor vanavond boekt
- Maximum aantal sessies per dag, als de dag al vol zit
- Meerdere locaties: eigen praktijk, gedeelde ruimte, bij de klant thuis
Reflexologie: sessies van 60 minuten die niet aan elkaar plakken
Een voetreflexsessie duurt vaak een uur, en een eerste afspraak meestal langer. Tussen twee mensen door moet je verluchten, het linnen wisselen en iets noteren. Let's Meet zet daarom een marge voor en na elke dienst, onzichtbaar voor wie boekt. Je kan twee aparte diensten maken, een eerste sessie en een opvolgsessie, elk met een eigen duur en prijs. Het boekingsformulier stelt jouw vragen: reden van de afspraak, gevoelige zone, zwangerschap. Je leest de antwoorden voor je de deur opendoet.
- Marge voor en na, per dienst instelbaar
- Eerste sessie langer dan een opvolgsessie
- Formulier op maat: tekst, keuzelijst, aanvinkvakje, voorwaardelijke vragen
- Goed om weten: geen bijlagen mogelijk, en geen medisch dossier
Energetisch werk: op afstand of in de praktijk
Een energetische sessie gebeurt soms op afstand, met een gewoon gesprek via het scherm. Let's Meet maakt de Zoom- of Google Meet-link zelf aan en zet die in de bevestiging. Je kan beide vormen naast elkaar aanbieden: een sessie in de praktijk en een sessie op afstand, elk met een eigen duur en prijs. Het is dezelfde agenda, dus niets overlapt. Je afspraken lopen ook door naar Google Agenda of Outlook, in twee richtingen: blokkeer je iets in je persoonlijke agenda, dan valt dat uur meteen weg op je boekingspagina.
- Zoom- of Google Meet-link automatisch bij de bevestiging
- Synchronisatie in twee richtingen met Google Agenda en Outlook
- Praktijk en afstand op dezelfde pagina, zonder dubbele boeking
Reiki: individuele sessies en inwijdingen op één plek
Reiki geef je individueel, maar ook in een uitwisselingsavond of een inwijding over een weekend. In Let's Meet zijn dat drie verschillende dingen. De individuele sessie is een gewone afspraak. De uitwisselingsavond is een groepsles met een beperkt aantal plaatsen, die vanzelf sluit zodra ze vol is. De inwijding op een vaste datum is een evenement: je kondigt de datum aan, mensen schrijven zich in, jij volgt de lijst op. Komt er een plaats vrij, dan verwittigt de wachtlijst automatisch de volgende persoon.
- Drie types: afspraak, groepsles, evenement op vaste datum
- Beperkt aantal plaatsen, sluit vanzelf als het vol is
- Wachtlijst die verwittigt zodra er een plaats vrijkomt
- Het overzicht van je workshops in een iframe op je eigen site
Shiatsu: een voorschot tegen no-shows, binnen de Belgische regels
Een uur shiatsu dat geboekt is en dan vergeten wordt, is een verloren uur. Met Let's Meet vraag je een voorschot bij de boeking, via Stripe of SumUp, Bancontact inbegrepen. Het geld komt rechtstreeks op jouw rekening en Let's Meet houdt geen commissie in. Let op de Belgische regels: je mag een gemiste sessie niet volledig aanrekenen, alleen een redelijke vergoeding, en de klant moet die voorwaarde gezien hebben vóór de boeking. Zet ze dus duidelijk bij de omschrijving van je dienst en in je voorwaarden, vóór de bevestigingsknop.
- Voorschot of no-showbescherming via Stripe of SumUp
- Bancontact inbegrepen, geen commissie van Let's Meet
- Herinneringen per e-mail en WhatsApp, met sms als terugval
- Annulatievoorwaarde zichtbaar vóór de boeking, zoals de Belgische regels vragen
Cadeaubonnen verkopen zichzelf 's nachts
Een wellnesssessie is een voor de hand liggend cadeau, en dat merk je elk jaar in december. Je cadeaubonnen staan te koop op je boekingspagina, worden online betaald en vertrekken als pdf per e-mail. Bij de boeking wordt het bedrag automatisch van de prijs afgetrokken. Je kiest zelf per dienst welke een bon aanvaarden. Je kan ook beurtenkaarten van tien sessies verkopen, een getrouwheidsprogramma openen en kortingscodes maken voor een stille periode. Na de sessie vraagt Let's Meet een review, die jij eerst nakijkt voor ze online komt.
- Cadeaubon online betaald, als pdf verstuurd, automatisch afgetrokken
- Per dienst activeerbaar
- Beurtenkaarten, kortingscodes, getrouwheidsprogramma
- Reviews automatisch gevraagd, door jou nagekeken, te tonen op je site
"Een welzijnsgids brengt mij klanten, een agenda niet"
Klopt, en we zeggen het meteen: Let's Meet brengt je geen enkele nieuwe klant. Het is geen marktplaats, er is geen gids, niemand zoekt een reflexoloog op letsmeet.letsbegeek.com. Een gids toont je aan mensen die je nog niet kennen, en dat betaal je met een abonnement of soms met een commissie per sessie. Dat zijn twee verschillende opdrachten. De gids maakt je bekend. Let's Meet houdt je agenda bij, int het voorschot, stuurt de herinneringen en vult de gaten op. Voor 15 euro per maand in Pro, zonder enige commissie, blijft die kost gelijk terwijl je agenda voller loopt. Veel mensen houden allebei: de gids om gevonden te worden, Let's Meet om de mensen te houden die terugkomen.
FAQ
- Brengt Let's Meet mij nieuwe klanten?
- Nee. Let's Meet is geen gids en geen marktplaats: niemand zoekt op onze site een welzijnscoach. Het is boekingssoftware, bedoeld voor mensen die jou al kennen, die je op Instagram zagen of die je aanbevolen kregen. Het werk begint op het moment dat iemand wil boeken en loopt door tot de review na de sessie. Daar staat tegenover dat er geen enkele commissie op je sessies wordt genomen: je betaalt een vast abonnement, of je nu drie of dertig klanten hebt deze maand.
- Ik werk maar twee avonden per week, naast mijn job. Is dit dan de moeite?
- Ja, en net dan tellen de instellingen. Je zet enkel die twee avonden open, met een minimumtermijn vóór de boeking, bijvoorbeeld vierentwintig uur, zodat niemand nog voor vanavond boekt terwijl jij op kantoor zit. Je legt een maximum per dag vast en een horizon, bijvoorbeeld twee maanden ver. Je verlof zet je op voorhand klaar. Het Starter-pakket kost 5 euro per maand exclusief btw, wat haalbaar blijft voor een bijberoep.
- Mag ik een last-minute annulatie aanrekenen?
- Niet het volledige bedrag. In België mag je enkel een redelijke vergoeding vragen, en op één voorwaarde: de klant moet die regel gezien hebben vóór hij boekte. Zet je annulatievoorwaarde dus bij de omschrijving van de dienst en in je algemene voorwaarden, zichtbaar op de boekingspagina. Daarna kan je met Let's Meet een voorschot vragen bij de boeking, via Stripe of SumUp, Bancontact inbegrepen, of de no-showbescherming aanzetten. Het geld komt op jouw rekening, zonder commissie van Let's Meet.
- Hoe werken de cadeaubonnen?
- Je maakt een bon aan met een bedrag of een dienst. Hij verschijnt op je boekingspagina, de koper betaalt online en krijgt een pdf per e-mail, klaar om te geven. Wie de bon krijgt, vult de code in bij het boeken en het bedrag gaat automatisch van de prijs af. Jij beslist per dienst welke een bon aanvaarden: een kennismakingssessie wel, een workshop bijvoorbeeld niet. Je ziet altijd wat verkocht is en wat nog openstaat.
- Kan ik mijn workshops en uitwisselingsavonden beheren?
- Ja. Naast de individuele afspraak bestaan er twee andere types. De groepsles heeft een beperkt aantal plaatsen, vult zich vanzelf en sluit zodra ze vol is. Het evenement op vaste datum gebruik je voor een inwijding of een stage die je een maand op voorhand aankondigt. In beide gevallen verwittigt de wachtlijst automatisch de volgende persoon als iemand afhaakt. Het overzicht van je workshops kan je ook rechtstreeks op je eigen website tonen, in een iframe, zonder dat je aan code moet raken.
- Kan ik vragen stellen vóór de sessie en notities bijhouden?
- Beide kan, met één beperking. Het boekingsformulier stel je per dienst samen: korte tekst, lange tekst, e-mail, telefoon, keuzelijst, aanvinkvakje, en vragen die pas verschijnen als het vorige antwoord dat vraagt. De klantenfiche bewaart de geschiedenis van de sessies, het totaal uitgegeven bedrag, je vrije notities en je labels. Maar Let's Meet is geen patiëntendossier: geen gestructureerd sessieverslag, geen getuigschrift voor verstrekte hulp, geen RIZIV-koppeling, en geen bijlagen in het formulier. Voor een document plakt de klant gewoon een link in een tekstveld.
- We zijn met twee in dezelfde praktijkruimte, met twee kamers. Werkt dat?
- Elk van jullie neemt een eigen account, met een eigen boekingspagina, eigen diensten en een eigen agenda. Dat loopt goed zolang ieder haar eigen planning beheert. Wat Let's Meet niet kan, is meerdere ruimtes tegelijk boekbaar maken onder één pagina: één account staat gelijk aan één persoon, niet aan vier kamers die samen bezet raken. Deel je één enkele kamer, spreek dan onderling uren af, of werk met een gedeelde Google Agenda die elk van jullie synchroniseert, zodat het uur aan beide kanten dichtvalt.
- Wat kost het en hoe verloopt de proefperiode?
- De pakketten gaan van 5 euro per maand voor Starter tot 15 voor Pro, 30 voor Studio en 50 voor Business, exclusief btw en jaarlijks gefactureerd. Er is geen enkele commissie op je sessies of je cadeaubonnen. WhatsApp-herinneringen zitten erbij met een maandquotum: 75 bij Pro, 150 bij Studio, 350 bij Business. De proefperiode duurt 7 dagen, zonder bankkaart, op een demo-account dat al is ingevuld met diensten voor een welzijnspraktijk. Je past de namen, de duur en de prijzen aan en je vertrekt van daar.
Probeer het op een account dat al voor jouw praktijk is ingevuld
Zeven dagen, zonder bankkaart. In het demo-account staan al diensten voor een welzijnspraktijk klaar: kennismakingssessie, opvolgsessie, sessie op afstand, workshop. Jij past de namen, de duur en de prijzen aan, zet je uren open, en je boekingspagina staat online. Bevalt het niet, dan doe je gewoon niets en stopt het account vanzelf.
Demoaccount al ingevuld met de diensten van jouw beroep. Geen bankkaart nodig.