Je intake, je opvolgingen en je trajecten staan eindelijk in dezelfde agenda.
Je verkoopt geen losse consultaties. Je verkoopt een intake van een uur, gevolgd door een reeks korte opvolgingen, vaak vooraf betaald en vaak via video. De meeste online agenda's kunnen maar één duur en één type afspraak aan. Let's Meet wordt gemaakt in Brussel voor Belgische zelfstandigen en kan de twee formats aan, plus het vooraf betaalde traject en de herinneringen tussen twee sessies. Wat het niet doet: patiëntendossier en facturatie naar het ziekenfonds. Dat zeggen we meteen, zo verlies je geen tijd.
- Intake van een uur en opvolging van dertig minuten: twee aparte diensten, elk met eigen duur, prijs en regels.
- Trajecten van 3 tot 6 consultaties, vooraf verkocht via beurtenkaarten of cadeaubonnen die automatisch worden afgetrokken.
- Automatische herinneringen per e-mail en WhatsApp, ook in de weken tussen twee sessies.
Demoaccount al ingevuld met de diensten van jouw beroep. Geen bankkaart nodig.
Een intake is geen opvolging
Een intake duurt een uur, soms langer. Een opvolging duurt er dertig. In Let's Meet zijn dat twee aparte diensten, elk met een eigen duur, prijs, toegelaten dagen en marge voor of na de afspraak. Je kan de intake beperken tot dinsdag- en donderdagvoormiddag, maximaal vijf opvolgingen per dag toelaten en een minimumtermijn van vierentwintig uur opleggen. De vrije momenten worden niet zomaar getoond: ze worden herberekend op basis van je uren, je verlof en je uitzonderingen. Wordt een consultatie geannuleerd, dan komt dat moment vanzelf opnieuw vrij, ook als het niet op een rond uur valt.
- Duur, prijs en marge voor en na, per dienst apart in te stellen
- Maximum aantal afspraken per dag, minimumtermijn en maximale horizon
- Slot op dubbele boekingen, en een geannuleerd moment dat automatisch opnieuw vrijkomt
Het traject verkopen vóór de eerste sessie
De meeste voedingscoaches verkopen geen losse consultatie, maar een begeleiding. Let's Meet werkt met pakketten en beurtenkaarten: je klant betaalt drie of zes consultaties in één keer en boekt daarna zijn data, sessie per sessie. Je kan ook cadeaubonnen online verkopen. Die vertrekken als pdf per e-mail en worden automatisch afgetrokken bij het boeken, en je kiest zelf voor welke diensten ze gelden. Voor losse afspraken vraag je een voorschot bij het boeken, via Stripe of SumUp, Bancontact inbegrepen. Let's Be Geek neemt geen enkele commissie: het geld komt rechtstreeks op jouw rekening.
- Pakketten en beurtenkaarten voor een traject van 3 tot 6 consultaties
- Cadeaubonnen als pdf, automatisch afgetrokken bij het boeken
- Voorschot via Stripe of SumUp, Bancontact inbegrepen, nul commissie
Video, zonder links te versturen
Veel opvolgingen gebeuren via video, en net daar gaat tijd verloren: meeting aanmaken, link kopiëren, versturen, opnieuw versturen. Let's Meet koppelt met Zoom en Google Meet, en de link vertrekt mee met de bevestiging. De synchronisatie met Google Agenda en Outlook werkt in twee richtingen: je eigen afspraken blokkeren je vrije momenten, en geboekte consultaties verschijnen in de agenda die je al gebruikt. Je kan meerdere agenda's en meerdere locaties bijhouden, bijvoorbeeld praktijk op dinsdag en video de rest van de week, elk met eigen uren en eigen duurtijden.
- Zoom- of Google Meet-link automatisch aangemaakt en meegestuurd
- Synchronisatie in twee richtingen met Google Agenda en Outlook
- Meerdere agenda's en locaties, praktijk en video naast elkaar
De drie weken tussen twee consultaties
Tussen de intake en de eerste opvolging zitten vaak twee of drie weken. Dat is lang, en net dan haken mensen af. Let's Meet stuurt automatisch de bevestiging, de herinnering vóór de consultatie en de vraag om een review erna. De herinneringen vertrekken per e-mail en per WhatsApp, met een maandelijks quotum per formule: 75 berichten bij Pro, 150 bij Studio, 350 bij Business. Zit iemand niet op WhatsApp, dan schakelt het bericht over naar sms of e-mail. Je klanten hebben ook een eigen omgeving, met hun telefoonnummer en een code, om hun afspraak te bekijken of te verplaatsen zonder jou te mailen.
- Bevestiging, herinnering en reviewvraag vertrekken automatisch
- WhatsApp-quotum van 75 tot 350 berichten, met terugval naar sms of e-mail
- Klantenomgeving via telefoonnummer en code, plus wachtlijst met opvolging
No-shows, en wat de Belgische wet echt toelaat
Een no-show doet pijn als een consultatie een uur duurt. In België mag je een gemiste afspraak niet volledig aanrekenen: enkel een redelijke vergoeding, en alleen als de klant daar vooraf van op de hoogte was. Zet je annulatievoorwaarden dus op je boekingspagina, vermeld de termijn en het bedrag, en laat ze aanvinken bij het boeken. Het voorschot in Let's Meet speelt precies die rol: het blijft verworven bij een afspraak zonder verwittiging. In de praktijk zorgt twintig of dertig euro er vooral voor dat mensen tijdig laten weten dat ze niet komen.
- Annulatievoorwaarden zichtbaar en aan te vinken vóór het boeken
- Voorschot en no-showbescherming via Stripe of SumUp
- Enkel een redelijke vergoeding: de volledige sessie aanrekenen mag niet
De klantenfiche, de reviews en de grens
Elke persoon heeft een fiche: historiek van de consultaties, totaal besteed bedrag, vrije notities en labels. Je kan je klantenbestand importeren via CSV, en vanaf de formule Studio ook de historiek van je oude afspraken. Afspraken exporteren kan, je klantenbestand exporteren niet. Reviews worden automatisch gevraagd na de consultatie, je keurt ze één per één goed en je toont ze op je site. Duidelijk over de grens: het notitieveld is geen patiëntendossier. Geen gestructureerde sessienota, geen voedingsplan, geen facturatie naar het ziekenfonds, geen getuigschrift, geen RIZIV-koppeling. Je data staan in de Europese Unie.
- CSV-import van je klantenbestand, en van je oude afsprakenhistoriek vanaf Studio
- Reviews automatisch gevraagd, zelf goedgekeurd en op je site getoond
- Geen patiëntendossier, geen ziekenfondsfacturatie, geen getuigschrift
Nee, wij brengen je geen klanten
Laat het meteen duidelijk zijn: Let's Meet levert je geen enkele nieuwe klant. Het is geen gids en geen marktplaats, niemand vindt jou hier. Platformen die wél klanten beloven, verdienen aan jou: via commissie of via een dure formule, en op termijn bezitten zij de relatie met jouw klant. Jij hebt je klanten al: mond-tot-mondreclame, je Instagram, de huisarts die mensen doorstuurt. Wat je mist, is een plek waar ze zelf boeken, hun traject betalen en hun herinneringen krijgen. Dat kost 15 euro per maand, en het geld van je consultaties komt volledig op jouw rekening.
FAQ
- Ik ben geen erkend diëtist en heb geen RIZIV-nummer. Mag ik Let's Meet gebruiken?
- Ja. Let's Meet is agenda- en boekingssoftware, geen zorgsoftware. Er wordt nergens een RIZIV-nummer gevraagd, er worden geen getuigschriften aangemaakt en er is geen enkele verbinding met een ziekenfonds. Of je nu voedingscoach, nutritionist of erkend diëtist bent, je gebruikt het op dezelfde manier: je maakt je diensten, je uren en je tarieven aan, en je klanten boeken online. Ben je erkend diëtist en heb je getuigschriften of derdebetaler nodig, dan heb je daarnaast nog aparte zorgsoftware nodig. Dat deel vervangt Let's Meet niet.
- Hoe verkoop ik een traject van drie of zes consultaties?
- Op twee manieren. Met pakketten en beurtenkaarten: je klant betaalt meerdere consultaties in één keer en boekt daarna zijn data, sessie per sessie. Of met cadeaubonnen: online verkocht, als pdf per e-mail verstuurd, automatisch afgetrokken bij het boeken, en je kiest zelf voor welke diensten ze gelden. De betaling loopt via jouw eigen Stripe- of SumUp-rekening, Bancontact inbegrepen. Let's Meet houdt geen commissie in, hoe groot het bedrag van het traject ook is.
- Regelt Let's Meet de terugbetaling door het ziekenfonds en de getuigschriften?
- Nee, en dat komt er ook niet. Let's Meet maakt geen getuigschrift voor verstrekte hulp, geen eAttest en geen derdebetalersdocument, en heeft geen enkele koppeling met het RIZIV of de ziekenfondsen. Er zit ook geen btw-facturatie of kassasysteem in. Wat je bij het boeken int, zijn gewone Stripe- of SumUp-betalingen: je verwerkt die in je gewone boekhouding, zoals elke andere ontvangst. Hoort terugbetaling bij jouw praktijk, voorzie dan aparte software voor dat stuk.
- Kan ik mijn sessienota's in de klantenfiche schrijven?
- De klantenfiche heeft een vrij notitieveld, de historiek van de afspraken, het totaal besteed bedrag en labels. Handig om context te onthouden: een allergie, een doel, het voorkeurskanaal. Maar het is geen patiëntendossier. Er is geen gestructureerde sessienota, geen voedingsplan, geen metingen of curves, en je kan geen bestand opladen. Wil je een document delen, dan plak je een link in een tekstveld van het boekingsformulier. Voor een echte dossieropvolging heb je andere software nodig naast Let's Meet.
- Een klant komt niet opdagen. Mag ik de consultatie aanrekenen?
- Niet volledig. Naar Belgisch recht mag je voor een gemiste afspraak enkel een redelijke vergoeding vragen, en alleen als de klant daar vóór het boeken van op de hoogte was. Concreet: zet je annulatievoorwaarden op je boekingspagina, vermeld welke termijn geldt en welk bedrag je inhoudt, en voeg een vinkje toe zodat de klant die voorwaarden aanvaardt bij het boeken. Het voorschot in Let's Meet doet precies dat: het blijft verworven bij een no-show, en het zorgt er vooral voor dat mensen tijdig verwittigen.
- Hoe verloopt een consultatie via video?
- Je koppelt Zoom of Google Meet aan je account en je zet de betrokken dienst op video. Bij elke boeking wordt de meeting aangemaakt en vertrekt de link mee in de bevestigingsmail, en daarna in de herinnering. Je hoeft niets te kopiëren of te plakken. De afspraak verschijnt tegelijk in je Google Agenda of Outlook, in twee richtingen: wat je elders blokkeert, verdwijnt uit je vrije momenten. Je kan diensten in de praktijk en diensten via video naast elkaar houden, met verschillende uren en duurtijden.
- Krijgen mijn klanten een herinnering via WhatsApp?
- Ja, vanaf de formule Pro. De WhatsApp-herinneringen zitten in de formule met een maandelijks quotum: 75 berichten bij Pro, 150 bij Studio, 350 bij Business. Gebruikt iemand geen WhatsApp, dan schakelt het bericht automatisch over naar sms of e-mail, zodat geen enkele herinnering verloren gaat. Daarnaast vertrekken ook de e-mailherinneringen, de bevestiging, de annulatie en de vraag om een review na de afspraak. Alles vertrekt automatisch, jij hoeft niets manueel te versturen tussen twee consultaties.
- Wat kost het voor een voedingscoach die alleen werkt?
- Vier formules, exclusief btw, jaarlijks gefactureerd: Starter 5 euro per maand, Pro 15, Studio 30, Business 50. Voor iemand die alleen werkt is Pro aan 15 euro per maand meestal het vertrekpunt, want daar beginnen de WhatsApp-herinneringen. Studio voegt de import van je oude afsprakenhistoriek toe en een quotum van 150 berichten. Business voegt de rapporten toe. Er is geen enkele commissie op je consultaties, je trajecten of je cadeaubonnen: wat je factureert, hou je volledig. De proefperiode duurt 7 dagen, zonder kaartnummer.
Probeer het op een ingevulde demo
De proefperiode duurt 7 dagen en vraagt geen kaartnummer. Je demoaccount staat al klaar met een intake, korte opvolgingen, een traject van zes consultaties en actieve herinneringen. Je past de duurtijden en de prijzen aan, je boekt zelf een afspraak vanaf je gsm, en binnen tien minuten weet je of dit bij jouw manier van werken past.
Demoaccount al ingevuld met de diensten van jouw beroep. Geen bankkaart nodig.