Je patiënten boeken zelf hun afspraak, ook nog op zondagavond.
Tussen twee patiënten heb je tien minuten. En net dan rinkelt de telefoon, terwijl je handen op een rug liggen. Let's Meet is een Belgische online agenda die je afspraken voor je opneemt. Je patiënt kiest zelf een plaats van 30 of 45 minuten op jouw pagina, krijgt zijn bevestiging en later zijn herinnering. Jij houdt de controle over de duur, de marges en de dagen die je openzet. Het is een agenda plus een manier om vooraf te laten betalen, geen patiëntendossier.
- Sessies van 30 of 45 minuten per dienst, elk met eigen marge ervoor en erna
- Automatische herinnering via WhatsApp of e-mail, en een voorschot tegen no-shows
- Vaste patiënten hernemen hun plaats in drie klikken, ook 's avonds laat
Demoaccount al ingevuld met de diensten van jouw beroep. Geen bankkaart nodig.
Een agenda die weet hoelang een behandeling echt duurt
Een eerste consultatie duurt langer dan een opvolging. Daarom stel je elke dienst apart in: 45 minuten voor een eerste onderzoek, 30 minuten voor een opvolging, plus een marge ervoor of erna om te verluchten, te noteren en even te ademen. De motor herberekent je vrije plaatsen bij elke boeking, op basis van je uren, je uitzonderingen, je verlof en je maximum aantal afspraken per dag. Je kan ook dagen voorbehouden aan één dienst: eerste onderzoeken op dinsdag, opvolgingen de rest van de week.
- Eigen duur en tarief per dienst: eerste onderzoek, opvolging, lange sessie
- Marge voor en na elke afspraak, zodat je nooit twee ruggen na elkaar doet zonder pauze
- Maximum aantal afspraken per dag, minimale boekingstermijn, maximale horizon
- Toegelaten dagen per dienst, uitzonderingen en verlof mee verrekend
Maandagochtend, spoedgevallen en late annuleringen
Maandagochtend zijn het de ruggen van het weekend. Twee instellingen volstaan. De minimale boekingstermijn bepaalt of iemand om 7u50 nog de plaats van 8u30 kan nemen, of dat hij je moet bellen. Daarnaast kan je bewust plaatsen offline houden voor echte spoed, door ze in je agenda te blokkeren. Annuleert een patiënt, dan komt zijn plaats automatisch opnieuw vrij, ook als die om 9u20 valt en niet op een rond uur. De wachtlijst verwittigt dan meteen wie deze week nog een plaats zocht.
- Minimale boekingstermijn: open tot het laatste moment, of dicht de dag ervoor
- Geannuleerde plaats komt vanzelf opnieuw vrij, ook buiten ronde uren
- Wachtlijst met automatische verwittiging zodra er iets vrijkomt
- Spoedplaatsen offline houden als je liever zelf beslist aan de telefoon
Vaste patiënten boeken zichzelf opnieuw in
Een osteopathiepatiënt komt terug. Drie sessies kort na elkaar, daarna twee keer per jaar een onderhoud. Zijn fiche bewaart de geschiedenis van zijn afspraken, praktische notities, labels en het totaal dat hij besteedde. Hij logt in met zijn gsm-nummer en een code per bericht, zonder wachtwoord te onthouden. Daar ziet hij zijn vorige afspraken, neemt hij dezelfde plaats opnieuw, verplaatst of annuleert volgens jouw regels. Je kan hem een beurtenkaart van drie sessies verkopen, een promocode of een getrouwheidsprogramma toepassen, en meteen een tweede dienst laten volgen op de eerste.
- Patiëntenfiche: geschiedenis, praktische notities, labels, totaal besteed
- Klantenzone met gsm-nummer en code, geen wachtwoord te onthouden
- Beurtenkaarten en packs, promocodes, getrouwheidsprogramma
- Gekoppelde boekingen: één dienst zet meteen een volgende in gang
Het voorschot en de no-show, binnen de Belgische regels
Een no-show is 45 minuten die een andere patiënt graag had gehad. Je kan een voorschot vragen bij de boeking, betaald met kaart of Bancontact via Stripe of SumUp, en dat inhouden als iemand niet komt opdagen. In België mag je de volledige gemiste sessie niet aanrekenen: enkel een redelijke vergoeding, en je patiënt moet daarvan op de hoogte zijn vóór hij boekt. Zet je annulatieregel dus zichtbaar op je boekingspagina. Let's Meet neemt geen enkele commissie: het geld gaat rechtstreeks naar je eigen betaalaccount.
- Voorschot bij de boeking via Stripe of SumUp, Bancontact inbegrepen
- Geen commissie van Let's Meet op je consultaties
- Annulatieregel getoond vóór de boeking, zoals de wet vraagt
- Automatische herinnering de dag ervoor, via WhatsApp, sms of e-mail
Waar het stopt: agenda en betaling, geen patiëntendossier
Duidelijk over de grens. Let's Meet doet de agenda, de herinneringen en de betaling vooraf. Geen patiëntendossier: geen anamnese, geen sessienota, geen klinische geschiedenis. Geen getuigschrift voor verstrekte hulp, geen eAttest, geen derdebetaler, geen RIZIV-koppeling. Je geeft je attest of je betalingsbewijs zoals vandaag, en je patiënt bezorgt dat zelf aan de aanvullende verzekering van zijn ziekenfonds. Het boekingsformulier dient voor het praktische: gsm-nummer, eerste bezoek of opvolging, voorkeur van uur. Laat er geen medische geschiedenis in typen, daar is het niet voor gemaakt. Bijlagen kan het formulier niet aan: voor een beeld plakt de patiënt een link.
- Geen patiëntendossier, geen sessienota, geen lichaamsschema
- Geen getuigschrift, geen eAttest, geen derdebetaler, geen RIZIV-koppeling
- Geen kassasoftware, geen facturatie en geen btw
- Geen bijlage in het formulier: een link in een tekstveld volstaat
Wat er in je praktijk verandert in de eerste week
Je start op een demorekening die al gevuld is met de diensten van het vak: eerste onderzoek, opvolging, lange sessie. Je past de duur en de tarieven aan, je koppelt je Google Agenda of Outlook in twee richtingen zodat privé-afspraken je plaatsen blokkeren, en je plakt de boekingsknop op je eigen site. Je publieke pagina staat op letsmeet.letsbegeek.com gevolgd door je naam, met negen thema's en zes lay-outs. Alles bestaat in het Nederlands, het Frans en het Engels, gehost in de Europese Unie.
- Demorekening al ingevuld, 7 dagen proberen zonder bankkaart
- Synchronisatie in twee richtingen met Google Agenda en Outlook, video via Zoom of Meet
- Knop, iframe of React-module om op je bestaande site te plakken
- Starter 5, Pro 15, Studio 30, Business 50 euro per maand, excl. btw, jaarlijks gefactureerd
Nee, Let's Meet brengt je geen nieuwe patiënten
Meteen duidelijk: Let's Meet is geen marktplaats. Niemand zoekt bij ons een osteopaat en botst zo op jouw naam. Je patiënten komen van mond-tot-mondreclame, van collega's, van je eigen site en van Google. Ons werk begint daarna, wanneer iemand al beslist heeft en op zondagavond om 22u wil boeken. Precies daarom is het goedkoper: een platform dat zichtbaarheid belooft, rekent die zichtbaarheid ook aan, via een abonnement of per aangebrachte afspraak. Wij rekenen een werkinstrument aan, 5 tot 50 euro per maand, zonder commissie op je consultaties, en de boekingspagina blijft op jouw naam.
FAQ
- Vervangt Let's Meet mijn patiëntendossier?
- Nee, en dat is bewust. Let's Meet stopt bij de agenda, de herinneringen en de betaling van de afspraak. Er is geen anamnese, geen sessienota, geen lichaamsschema en geen klinische geschiedenis. De patiëntenfiche bevat praktische gegevens: contactgegevens, geschiedenis van de afspraken, totaal besteed bedrag, labels en korte organisatorische notities. Je klinische notities blijven dus in je huidige software of op papier. In de praktijk draaien de twee naast elkaar: Let's Meet vooraan voor het boeken, je dossier achteraan voor de zorg.
- Kan ik een getuigschrift of een eAttest maken in Let's Meet?
- Nee. Let's Meet maakt geen getuigschrift voor verstrekte hulp en geen eAttest, doet geen derdebetaler en heeft geen enkele koppeling met het RIZIV. Voor de tussenkomst van de aanvullende verzekering van het ziekenfonds verandert er niets aan je manier van werken: je geeft je attest of je betalingsbewijs zoals vandaag, en je patiënt bezorgt het zelf aan zijn ziekenfonds. Wat Let's Meet wel doet, is een voorschot online innen en per afspraak bijhouden welk bedrag betaald werd.
- Hoe combineer ik sessies van 30 en van 45 minuten in dezelfde agenda?
- Elke dienst heeft zijn eigen duur, tarief en regels. Je maakt bijvoorbeeld een eerste onderzoek van 45 minuten en een opvolging van 30 minuten. De motor bouwt je vrije plaatsen op uit je werkuren, de gekozen duur, je marges ervoor en erna, en je maximum aantal afspraken per dag. Je kan bepaalde diensten ook enkel op bepaalde dagen toelaten, bijvoorbeeld eerste onderzoeken op dinsdag en donderdag, zodat je week niet volloopt met lange sessies.
- Hoe hou ik plaats vrij voor de spoedgevallen van maandagochtend?
- Twee knoppen. De minimale boekingstermijn bepaalt tot wanneer iemand nog online mag boeken: tot het laatste moment als je spoed online aanvaardt, of tot de avond ervoor als je liever eerst aan de telefoon filtert. Daarnaast kan je plaatsen in je agenda blokkeren en ze enkel geven aan wie belt. Annuleert iemand, dan komt die plaats automatisch opnieuw vrij, ook op een raar uur zoals 9u20, en de wachtlijst verwittigt wie nog stond te wachten.
- Mag ik een patiënt aanrekenen die niet komt opdagen? Wat zegt de Belgische wet?
- Je mag een voorschot vragen bij de boeking en dat inhouden bij een no-show, maar je mag niet de volledige prijs van de gemiste sessie opeisen. De Belgische regel is die van de redelijke vergoeding: het bedrag moet in verhouding staan, en je patiënt moet de regel gekend hebben vóór hij boekte. Zet je annulatietermijn en het ingehouden bedrag dus duidelijk op je boekingspagina, vóór de bevestiging. Twijfel je over je formulering, laat ze dan nalezen door je boekhouder of jurist.
- Neemt Let's Meet een commissie op mijn consultaties?
- Nee. Let's Meet is een abonnement, geen betaaltussenpersoon. Voorschotten en online betalingen lopen via je eigen Stripe- of SumUp-account, Bancontact inbegrepen, en het geld komt bij jou terecht. De formules gaan van 5 euro per maand voor Starter tot 50 euro voor Business, excl. btw, jaarlijks gefactureerd, met onder meer een maandelijks quotum WhatsApp-herinneringen: 75 bij Pro, 150 bij Studio, 350 bij Business. Er is geen kost per afspraak.
- Werkt het samen met mijn Google Agenda of mijn Outlook?
- Ja, in twee richtingen. Afspraken die via je pagina binnenkomen, verschijnen in je persoonlijke agenda. En wat jij daar zelf inzet, een tandartsbezoek of een opleiding, blokkeert meteen de overeenkomstige plaatsen aan de boekingskant. Zoom en Google Meet zijn beschikbaar als je ook op afstand adviseert. Bovenop de synchronisatie zit er een interne vergrendeling die belet dat twee patiënten dezelfde plaats tegelijk boeken, het klassieke risico wanneer twee mensen op dezelfde seconde klikken.
- Ik verander van software: kan ik mijn patiëntenbestand en mijn afspraken overzetten?
- Ja, via CSV, vanaf de formule Studio: je patiëntenbestand langs de ene kant, de geschiedenis van hun afspraken langs de andere, zodat je niet met een lege agenda begint. Eén ding om vooraf te weten: er bestaat een export van je afspraken, maar geen export van je klantenbestand uit de interface. Als die omkeerbaarheid voor jou telt, hou dan het CSV-bestand bij dat je hebt geïmporteerd en stel de vraag voordat je je vastlegt.
Test het op een fictieve praktijk, niet op je echte patiënten
Zeven dagen, zonder bankkaart. Je opent een demorekening die al gevuld is met de diensten van een osteopathiepraktijk: een onderzoek van 45 minuten, een opvolging van 30, een week agenda. Je boekt zelf om te zien wat je patiënt krijgt, je verandert de duur, je test een voorschot. Past het niet bij jouw manier van werken, dan heb je niets betaald en niets geïnstalleerd.
Demoaccount al ingevuld met de diensten van jouw beroep. Geen bankkaart nodig.