Je patiënten boeken zelf online, jouw zorgsoftware blijft gewoon staan.
Eerst het belangrijkste, dan verlies je geen tijd: Let's Meet is geen zorgsoftware. Geen patiëntendossier, geen sessienota's, geen getuigschrift voor verstrekte hulp, geen eAttest, geen derdebetaler, geen koppeling met het RIZIV. Het is een online boekingsagenda die naast je huidige software draait. Hij regelt het stuk dat je patiënt ziet: een moment kiezen, een herinnering krijgen, komen opdagen. De rest van je praktijk blijft precies waar ze nu zit.
- Enkel agenda en boekingen: geen dossier, geen getuigschrift, geen RIZIV-koppeling.
- Automatische herinneringen per e-mail en WhatsApp, minder lege plekken in je week.
- Voorschot, cadeaubonnen en beurtenkaarten voor alles wat niet terugbetaald wordt.
Demoaccount al ingevuld met de diensten van jouw beroep. Geen bankkaart nodig.
Let's Meet is een agenda, geen zorgsoftware
Laten we daarmee beginnen, het scheelt je tijd. Let's Meet maakt geen patiëntendossier aan, houdt geen gestructureerde sessienota's bij, drukt geen getuigschrift voor verstrekte hulp af, doet geen eAttest, geen derdebetalersregeling en geen patiëntfacturatie. Er is geen enkele koppeling met het RIZIV, en die komt er ook niet. Je blijft je dossiers en je attesten beheren in de software die je vandaag gebruikt. Let's Meet neemt enkel het stuk over dat je patiënt ziet: een moment kiezen, bevestigen, en er op tijd aan herinnerd worden.
- Geen patiëntendossier en geen gestructureerde sessienota's.
- Geen getuigschrift, geen eAttest, geen derdebetaler, geen RIZIV.
- Je zorgsoftware blijft draaien, Let's Meet komt ernaast.
Er bestaan gratis agenda's voor geconventioneerde kinesisten
Nog een stuk eerlijkheid. Ben je volledig geconventioneerd, bellen je patiënten je gewoon op, geef je geen groepslessen en doe je niets buiten de nomenclatuur? Dan vind je in België gratis agendatools, of zit online boeken al in je zorgsoftware. In dat geval betaal je beter niets voor een extra agenda, en dat zeggen we liever nu dan na je proefperiode. Let's Meet begint pas te renderen zodra je praktijk buiten het terugbetaalde kader komt: lessen, workshops, bilans, comfortbehandelingen.
- Volledig geconventioneerd en online boeken zit al in je software: blijf erbij.
- Geen groepslessen, geen workshops, geen comfortbehandelingen: idem.
- Wel activiteit naast de terugbetaling: dan wordt de vraag interessant.
Alles wat niet terugbetaald wordt, daar zit het verschil
Rugschool, therapeutische pilates, houdingsworkshops, groepssessies, esthetische drainage, bilans buiten de nomenclatuur: dat deel van je praktijk lijkt meer op een studio dan op een geconventioneerde praktijk. Het vraagt een publieke pagina met jouw naam, inschrijvingen met een beperkt aantal plaatsen, een voorschot dat de plaats vasthoudt, beurtenkaarten, cadeaubonnen en een wachtlijst als de les vol zit. Zorgsoftware doet dat zelden. Let's Meet doet het wel, aan een vast maandbedrag en zonder commissie op wat je int.
- Groepslessen met beperkte plaatsen, wachtlijst en inschrijving online.
- Beurtenkaarten, packs en kortingscodes voor reeksen van meerdere weken.
- Cadeaubonnen die je klanten meteen bij het boeken kunnen gebruiken.
Je patiënt boekt zelf, je telefoon zwijgt tijdens de behandeling
Je boekingspagina draagt jouw naam, je behandelingen, je duurtijden en je tarieven. Je deelt de link of je plakt een knop op je bestaande website. De vrije momenten zijn geen vast rooster: ze worden berekend op basis van je uren, je verlof, de marge tussen twee patiënten, de minimumtermijn voor een boeking en het aantal sessies dat je per dag aanvaardt. Meerdere agenda's, meerdere locaties, en een eigen formulier per behandeling. De interface staat in het Nederlands, het Frans en het Engels.
- Knop of module om op je eigen site te plakken.
- Verlof, marges, minimumtermijn en dagplafond zitten in de berekening.
- Patiëntenzone met gsm-nummer en code, zonder app te installeren.
Herinneringen en voorschot tegen lege plekken
Een patiënt die niet komt opdagen, is een half uur behandeltafel dat leegstaat. Let's Meet stuurt automatisch herinneringen per e-mail en WhatsApp, en je patiënt annuleert of verplaatst zelf via zijn link. Voor niet-terugbetaalde behandelingen vraag je een voorschot bij de boeking, via Stripe. SumUp kan een kaart niet vooraf reserveren, dus voor een voorschot is het Stripe. Volledig online betalen kan wel via Stripe of via SumUp met Bancontact, en Let's Meet houdt geen commissie in. Komt er een uur vrij, dan schuift de wachtlijst aan.
- Herinneringen per e-mail en WhatsApp, betaald met de berichtenkredieten van je formule.
- Voorschot via Stripe, online betaling via Stripe of SumUp met Bancontact.
- Wachtlijst die een uur dat gisteren nog geannuleerd werd toch invult.
Wat het kost, en wat je in handen houdt
De formules gaan van 5 tot 50 euro per maand exclusief btw, jaarlijks gefactureerd, zonder commissie op je inkomsten. Elke formule bevat berichtenkredieten: 375 per maand bij Pro, 750 bij Studio, 1750 bij Business. Een e-mail kost 1 krediet, een WhatsApp 5, een sms 30. De hosting staat in de Europese Unie. Met de formule Studio importeer je je klanten en je afspraken via CSV. Je klantenbestand exporteren kan niet, en dat weet je beter voor je begint.
- Synchronisatie in twee richtingen met Google Agenda en Outlook.
- Klantenfiches met historiek en labels, automatische reviews, rollen voor je team.
- Videoconsult via Zoom of Meet, hosting binnen de Europese Unie.
Ik ga toch geen twee agenda's bijhouden
Terechte opmerking, en het antwoord heeft twee delen. Ja, Let's Meet is een tweede tool. Er gaat niets automatisch naar je zorgsoftware, je dossiers komen er niet in, en niemand zal je iets anders wijsmaken. Maar door de synchronisatie in twee richtingen met Google Agenda en Outlook kijk je in de praktijk naar één kalender: wat je patiënt boekt verschijnt waar je toch al kijkt, en wat jij blokkeert verdwijnt meteen uit je publieke uren. Werkt het online boeken in je huidige software goed? Hou het dan gewoon. Gebruik je die software vooral voor het geconventioneerde werk terwijl je lessen en je niet-terugbetaalde behandelingen nog via sms lopen, dan verdient die tweede tool zichzelf daar terug.
FAQ
- Houdt Let's Meet mijn patiëntendossier en mijn sessienota's bij?
- Nee. Je krijgt een klantenfiche met contactgegevens, de historiek van de afspraken en labels, wat een agenda nodig heeft. Geen patiëntendossier, geen gestructureerde sessienota's, en geen bijlagen in het boekingsformulier. Je zorgsoftware blijft de plek waar je de behandeling documenteert.
- En mijn getuigschriften, eAttest, derdebetaler en het RIZIV?
- Niets daarvan. Let's Meet maakt geen getuigschrift voor verstrekte hulp, doet geen eAttest, regelt geen derdebetaler, factureert niets aan je patiënt en heeft geen koppeling met het RIZIV. Dat staat ook niet op de planning. Alles wat met terugbetaling te maken heeft, blijft in je gewone software.
- Ik ben geconventioneerd en gebruik al een gratis agenda. Heb ik hier iets aan?
- Misschien niet, en dat zeggen we liever meteen. Is je hele praktijk geconventioneerd en kan je huidige tool al online boekingen aan, blijf er dan bij. Het wordt pas interessant met groepslessen, workshops, niet-terugbetaalde behandelingen, een voorschot, cadeaubonnen of een publieke pagina met jouw naam erop.
- Synchroniseert het met mijn Google Agenda of Outlook?
- Ja, in twee richtingen. Een afspraak die op je pagina geboekt wordt, verschijnt in je agenda. Blokkeer je iets in je agenda, dan verdwijnt dat uur uit je publieke beschikbaarheid. Zo kijk je dagelijks maar naar één kalender, ook als je een praktijkruimte deelt.
- Hoe hou ik het aantal no-shows onder controle?
- Drie hefbomen, geen mirakels. Automatische herinneringen per e-mail of WhatsApp voor de sessie. Een voorschot bij de boeking via Stripe, vooral zinvol voor lessen en niet-terugbetaalde behandelingen. En de wachtlijst, die een vrijgekomen uur meteen aan de volgende persoon aanbiedt.
- Kan ik mijn rugschool of therapeutische pilates in groep beheren?
- Ja. Je maakt een les aan met een aantal plaatsen, een uur, een wachtlijst en desgewenst een betaling of voorschot bij inschrijving. Beurtenkaarten en packs dekken reeksen van meerdere weken, en het lessenrooster kun je in je eigen website inbouwen.
- Brengt Let's Meet mij nieuwe patiënten?
- Nee. Het is geen marktplaats, niemand ontdekt je via Let's Meet en we verkopen geen zichtbaarheid. De tool werkt voor mensen die je al kennen of die op je website landen: zij boeken zelf in plaats van te bellen terwijl jij aan het behandelen bent.
- Waar staan mijn gegevens, en kan ik mijn bestand meenemen?
- De hosting staat in de Europese Unie. Met de formule Studio importeer je je klanten en je afspraken via CSV. Exporteren van je klantenbestand kan voorlopig niet: is dat voor jou een breekpunt, zeg het dan voor je een abonnement neemt. Het boekingsformulier aanvaardt geen bijlagen, zo circuleren er geen medische documenten in.
Probeer zeven dagen op een ingevuld demoaccount
Zeven dagen proberen, zonder kaartgegevens. Je start op een demoaccount dat al gevuld is met behandelingen, lessen en afspraken, zodat je meteen ziet hoe jouw publieke pagina eruitziet nog voor je één patiëntgegeven ingeeft. Past het niet bij je praktijk, dan heb je niets getekend.
Demoaccount al ingevuld met de diensten van jouw beroep. Geen bankkaart nodig.