Van boekingstool veranderen kost je je klanten niet, als je de volgorde respecteert

Je huidige tool bevalt je niet meer, maar je stelt de overstap uit. Logisch: daar zitten je klanten in, hun gegevens, en afspraken die al vastliggen voor de komende weken. De vraag is niet of je iets kwijtspeelt, wel in welke volgorde je te werk gaat. Hieronder lees je wat je echt kan importeren, hoe dubbels worden opgevangen, wat je doet met afspraken die al geboekt zijn, en waar onze eigen grens ligt.

  • Klantenbestand én afsprakenhistoriek via CSV, vanaf het Studio-pakket
  • Automatische ontdubbeling op e-mail, en daarna op telefoonnummer
  • Een overstapvolgorde in zes stappen, zodat je nooit twee agenda's tegelijk hebt
7 dagen proberen, zonder kaartBekijk de tarieven

Demoaccount al ingevuld met de diensten van jouw beroep. Geen bankkaart nodig.

Wat je echt kan verliezen, en wat niet

De angst is terecht: je klanten, hun gegevens, de afspraken die al vastliggen, je historiek. In de praktijk zijn die gegevens van jou en laten de meeste tools ze in CSV exporteren. Het risico zit niet in de overstap, wel in de volgorde. Veel mensen zeggen eerst hun abonnement op en willen daarna nog exporteren, wanneer het account al dicht is. Haal er dus alles uit voor je opzegt, ook wat je denkt niet nodig te hebben. En meteen ook eerlijk over onszelf: bij Let's Meet kan je je afspraken exporteren, je klantenlijst exporteren nog niet.

  • Exporteer bij je oude tool voor je iets opzegt
  • Vraag alles op: klanten, komende afspraken, historiek
  • Bij Let's Meet: export van afspraken wel, export van je klantenlijst nog niet

Je klantenbestand: wat de import herkent

De import werkt met een CSV-bestand en zit vanaf het Studio-pakket. De kolomkoppen worden herkend in het Engels en het Frans: first_name, last_name, name, email of mail, phone, tel, gsm of mobile, notes, tags of labels, en de aanmaakdatum. Staat er Voornaam of Achternaam boven je kolommen, hernoem die koppen dan even in Excel naar first_name en last_name. Dat is een minuut werk. De volgorde van de kolommen maakt niets uit, onbekende kolommen worden gewoon genegeerd. Eén harde voorwaarde: er moet minstens een naamkolom in staan. Tot 10 000 lijnen en 10 MB per bestand.

  • CSV, tot 10 000 lijnen en 10 MB
  • Koppen in het Engels of het Frans, volgorde maakt niet uit
  • Nederlandse koppen zoals Voornaam even hernoemen naar first_name
  • De import draait op de achtergrond en geeft je een rapport

Dubbels: eerst het e-mailadres, dan het nummer

Een bestand uit een tool die je jaren gebruikt hebt, zit altijd vol dubbels: dezelfde persoon twee keer ingegeven, een keer met e-mailadres en een keer zonder. De koppeling gebeurt in twee rondes. Eerst op e-mailadres. Ontbreekt dat, of ken je het bij ons nog niet, dan koppelen we op telefoonnummer, vergeleken zonder spaties, punten en streepjes, zodat een ander schrijfformaat geen valse dubbel oplevert. Bestaat de fiche al, dan wordt ze aangevuld. Zo niet, dan wordt ze aangemaakt. Achteraf zegt het rapport hoeveel fiches er zijn aangemaakt, bijgewerkt, overgeslagen of in fout gingen.

  • Koppeling op e-mail, daarna op genormaliseerd telefoonnummer
  • Een bestaande fiche wordt aangevuld, niet gedupliceerd
  • Dubbels binnen hetzelfde bestand worden net zo behandeld
  • Rapport: aangemaakt, bijgewerkt, overgeslagen, in fout

Je afsprakenhistoriek importeer je ook

Tweede bestand, zelfde principe, ook vanaf Studio: je afspraken. Het minimum is een naam en een datum. De rest wordt herkend. De dienst wordt teruggevonden op basis van de benaming, ook als die anders of in een andere woordvolgorde geschreven staat, en anders valt de import terug op je standaarddienst. Ontbreekt de duur, dan wordt die van de dienst gebruikt. Statussen als bevestigd, geannuleerd, niet komen opdagen en verplaatst worden vertaald. Deze afspraken gaan niet door de beschikbaarheidscontrole, ze zijn al voorbij. Hetzelfde bestand twee keer opladen maakt geen dubbele afspraken aan.

  • Minimum: een naam en een datum
  • Dienst herkend via de benaming, anders je standaarddienst
  • Statussen bevestigd, geannuleerd, no-show en verplaatst worden herkend
  • Zelfde dienst, zelfde tijdstip, zelfde persoon: de lijn wordt overgeslagen

Afspraken die al geboekt zijn: drie manieren

Net die houden je tegen. Eén: je laat de oude tool draaien tot de laatste geboekte afspraak voorbij is en je neemt alleen nieuwe boekingen bij ons aan. Simpel, als er nog weinig openstaan. Twee: je zet ze in het afsprakenbestand, net als je historiek, zo staan ze in je agenda en houden ze die uren bezet. Drie: schrijft je oude tool in Google Agenda of Outlook, koppel dan diezelfde agenda aan Let's Meet en die uren worden onboekbaar. Let op: een geïmporteerde afspraak in de toekomst krijgt gewoon de automatische herinnering de dag ervoor.

  • Laten uitbollen tot de laatste geboekte afspraak
  • Of importeren, zodat de uren bezet staan
  • Of overbruggen via Google Agenda of Outlook
  • De import stuurt geen bevestiging, de herinneringen vertrekken wel

De volgorde van de overstap, in zes stappen

Doe niet alles op één dag, en zeker niet door elkaar. De regel: je zegt niets op zolang je nieuwe agenda geen echte boeking heeft binnengekregen. Reken op een avond om alles in te stellen, een paar dagen waarin beide systemen naast elkaar lopen, en hou je oude toegang tot het einde open. Het enige punt zonder terugweg is de opzegging: zodra dat account dicht is, komt er niets meer uit. Al de rest kan je corrigeren, opnieuw opladen en zo vaak overdoen als nodig.

  • 1. Exporteer bij je oude tool: klanten, komende afspraken, historiek, voor je opzegt
  • 2. Zet je account op: diensten, uren, verlof, marges, minimale termijn
  • 3. Importeer je klanten, lees het rapport, controleer tien fiches steekproefsgewijs
  • 4. Importeer je historiek en daarna de al geboekte afspraken
  • 5. Vervang je links: website, boekingsknop, sociale media, mailhandtekening
  • 6. Wacht tot de laatste afspraak uit de oude tool voorbij is, en zeg dan pas op

Nee, wij brengen je geen klanten aan, en net daarom blijven je gegevens van jou

Let's Meet is geen gids: niemand ontdekt jou via ons. Het is het gereedschap dat je afspraken vastlegt, aan een vaste prijs en zonder commissie op wat je int. Dat verschil telt net op het moment dat je van tool verandert. Een platform dat jou klanten belooft, heeft er belang bij dat je blijft, want die klanten zijn in de eerste plaats de zijne. Wij hebben dat belang niet: wie bij jou boekt, kent jou al en komt voor jou, en die volgt je gewoon. Je afspraken kan je exporteren. En dat de export van je klantenlijst hier nog niet bestaat, is geen truc om je vast te houden, het is een functie die nog niet geschreven is.

FAQ

Kan ik mijn klantenbestand meenemen uit mijn huidige tool?
Ja, via een CSV-bestand, vanaf het Studio-pakket. Je exporteert je klanten bij je huidige tool, je laadt dat bestand op in Let's Meet en de fiches worden aangemaakt. Overgenomen worden: voornaam, naam of volledige naam, e-mailadres, telefoonnummer, notities, labels, taal, aantal bezoeken en aanmaakdatum. Eén bestand mag tot 10 000 lijnen bevatten, met een maximum van 10 MB. Doe die export bij je oude leverancier voor je opzegt: zodra dat account gesloten is, krijg je die gegevens er niet meer uit.
Welke kolommen worden herkend in het CSV-bestand?
De gangbare koppen in het Engels en het Frans, in gelijk welke volgorde: first_name of prenom, last_name of nom, full_name, email, mail of courriel, phone, tel, gsm, mobile, notes, tags of labels, taal, aantal boekingen en aanmaakdatum. Nederlandse koppen zoals Voornaam of Achternaam worden niet herkend, die hernoem je vooraf in Excel. Er geldt één harde voorwaarde: het bestand moet minstens een naamkolom bevatten, anders wordt het geweigerd en krijg je de gevonden kolommen te zien. Kolommen die wij niet kennen, worden genegeerd en breken de import niet.
Wat gebeurt er met dubbele klanten?
Die worden in twee rondes gekoppeld. Elke lijn wordt eerst vergeleken op e-mailadres. Ontbreekt dat adres of komt het bij jou nog niet voor, dan gebeurt de koppeling op telefoonnummer, vergeleken zonder spaties, punten en streepjes, zodat een ander schrijfformaat geen valse dubbel oplevert. Bestaat de fiche al, dan wordt ze bijgewerkt met de gegevens uit je bestand. Zo niet, dan komt er een nieuwe fiche. Dubbels binnen hetzelfde bestand gaan door dezelfde logica. Het rapport toont achteraf hoeveel fiches werden aangemaakt, bijgewerkt, overgeslagen of in fout gingen.
Kan ik ook mijn afsprakenhistoriek importeren?
Ja, met een tweede CSV-bestand, eveneens vanaf het Studio-pakket. Het minimum is een naam en een datum. De dienst wordt teruggevonden op basis van zijn benaming, ook als die anders geschreven is, en anders valt de import terug op je standaarddienst. Ontbreekt de duur, dan wordt die van de dienst genomen. Statussen als bevestigd, geannuleerd, no-show en verplaatst worden herkend. Die afspraken gaan niet door de beschikbaarheidscontrole, want ze zijn al gebeurd, en ontbrekende klantenfiches worden meteen aangemaakt. Hetzelfde bestand twee keer opladen levert geen dubbels op.
Wat doe ik met afspraken die al geboekt zijn?
Er zijn drie manieren. Je laat je oude tool draaien tot de laatste geplande afspraak voorbij is en neemt nieuwe boekingen alleen nog bij ons aan: het eenvoudigst als er nog weinig openstaan. Of je zet ze in het afsprakenbestand, net als je historiek, waardoor ze in je agenda staan en die uren bezet houden. Of, als je oude tool in Google Agenda of Outlook schrijft, koppel je diezelfde agenda aan Let's Meet en worden die uren onboekbaar. Zeg in geen geval je oude toegang op voor de laatste afspraak voorbij is.
Krijgen mijn klanten een bericht wanneer ik importeer?
Nee. De import schrijft in jouw agenda en stuurt geen bevestiging, geen mail en geen WhatsApp naar de geïmporteerde personen. Eén belangrijke nuance: importeer je afspraken die nog moeten plaatsvinden, dan lopen die gewoon mee in het systeem, dus vertrekt de automatische herinnering de dag ervoor, met jouw naam en jouw gegevens erin. Hebben die klanten elders geboekt, stuur ze dan zelf een kort bericht: zelfde afspraak, zelfde uur, nieuwe tool. Een herinnering van een onbekende naam maakt mensen ongerust in plaats van gerust.
Heb ik echt het Studio-pakket nodig om te importeren?
Ja. Het importeren van je klantenbestand en van je afsprakenhistoriek zit vanaf Studio, aan 30 euro per maand, jaarlijks gefactureerd en exclusief btw. In dat pakket zit ook de export van je afspraken in CSV. Gaat het bij jou maar om enkele tientallen fiches, dan blijft ze manueel ingeven een eerlijke optie: reken op één avond werk. Vanaf een honderdtal klanten wint het CSV-bestand je veel meer tijd terug dan het prijsverschil tussen de pakketten kost.
Als ik ooit vertrek, krijg ik mijn gegevens dan mee?
Je afspraken wel: de export in CSV zit vanaf het Studio-pakket, de afdrukbare versie in PDF vanaf Business. Je klantenlijst niet: die exportfunctie bestaat hier nog niet, en we schrijven dat liever op deze pagina dan dat je het ontdekt op de dag dat je vertrekt. Intussen blijft elke fiche in je account raadpleegbaar, en de export van je afspraken bevat de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van elke persoon. Is die export voor jou doorslaggevend, zeg het dan voor je een abonnement neemt.

Test eerst, zeg pas daarna je oude tool op

Zeven dagen proberen, zonder kaartgegevens, op een demoaccount dat al gevuld is met de diensten, klanten en agenda van jouw beroep. Je boekt zelf zoals je klant dat zou doen, je kijkt wat er in de agenda gebeurt, en je controleert of je uren, je verlof en je marges kloppen. Ondertussen blijft je oude tool gewoon draaien. Je zegt niets op zolang je niet zeker bent.

7 dagen proberen, zonder kaart

Demoaccount al ingevuld met de diensten van jouw beroep. Geen bankkaart nodig.