In jouw EMS-studio boekt iedereen zichzelf in, tijdslot per tijdslot en plaats per plaats

FAQ

Ik heb vier EMS-toestellen. Kan Let's Meet per toestel apart boeken?

Nee, en dat weet je beter op voorhand. Let's Meet telt plaatsen op een gemeenschappelijk tijdslot, het beheert geen aparte posten die je parallel kan reserveren. Concreet: een sessie om 18u00 met vier plaatsen werkt perfect. Iemand die om 18u10 zou starten op toestel 3 terwijl een ander al bezig is sinds 18u00, dat zit er niet in. Werkt je studio met opeenvolgende starts en een aantal plaatsen per start, dan zit je goed. Moet elk toestel als een aparte reserveerbare bron leven, stel die vraag dan vóór je een abonnement neemt.

Een sessie duurt 20 minuten. Hoe vermijd ik gaten en uitloop?

Je legt de exacte duur van de dienst vast en zet er een marge vóór en een marge na. Die marge dient voor de briefing, het aantrekken van het pak en het ontsmetten, en ze verschijnt nooit als boekbare tijd bij je klant. Je kan ook een minimumtermijn opleggen, zodat er geen boeking meer binnenvalt een kwartier op voorhand, en een dagplafond instellen. De motor herberekent de vrije tijdslots bij elke wijziging, ook wanneer je een sluitingsdag of verlof toevoegt.

Kan ik de proefsessie laten betalen of een voorschot vragen?

Ja. Betalen gebeurt via Stripe of SumUp, Bancontact inbegrepen, en je beslist dienst per dienst: gratis proefsessie zonder betaling, betalende proefsessie, of een voorschot op een gewone sessie. Let's Meet houdt geen commissie in op die ontvangsten, het geld komt op je rekening via je betaalpartner, die zijn eigen kosten aanrekent. Je kan de proefsessie perfect gratis houden en pas vanaf de tweede boeking een voorschot vragen, of enkel op je avondtijdslots.

Iemand komt niet opdagen. Mag ik die sessie aanrekenen?

Niet volledig. In België mag een sessie die niet heeft plaatsgevonden niet aangerekend worden alsof ze wel doorging. Je mag een redelijke vergoeding vragen voor het geblokkeerde tijdslot, en alleen als je klant die regel kende vóór hij boekte. In de praktijk: zet je annulatieregel in gewone taal op je boekingspagina, laat de automatische herinneringen lopen en werk met een voorschot voor nieuwe klanten. Voor het exacte bedrag en een sluitende clausule vraag je best je boekhouder of een jurist.

Int Let's Meet mijn maandabonnementen?

Nee. Let's Meet is geen domiciliëringssysteem: het debiteert je leden niet elke maand, en het doet je facturatie, je btw en je kassa niet. Wat het wel beheert, zijn beurtenkaarten, pakketten en de betaling op het moment van boeken. Verkoop je maandabonnementen via domiciliëring, hou dan je huidige systeem voor de inning en gebruik Let's Meet voor je planning, je plaatsen en je herinneringen. De tienbeurtenkaart die je online verkoopt, is het formaat dat het best bij de tool past.

Ik noteer de intensiteit en de instellingen van elke klant. Kan dat in Let's Meet?

Maar gedeeltelijk. De klantenfiche bevat de geschiedenis van de sessies, het totaal uitgegeven bedrag, vrije notities en labels. Dat volstaat om een doel, een contra-indicatie of een voorkeur te onthouden. Het is geen opvolgdossier: er is geen gestructureerd sessieverslag, geen metingen, geen patiëntendossier, geen RIZIV-koppeling en geen getuigschrift voor verstrekte hulp. Hou je een echt progressieboekje bij, blijf dan bij je huidige tool daarvoor en gebruik Let's Meet voor de planning.

Kan ik mijn planning op mijn website en in mijn Google Agenda zetten?

Ja, allebei. Op je site: een knop, een iframe, een Web Component of de React SDK, en ook het groepslesplanning is inbouwbaar, dus je tijdslots van de week staan rechtstreeks op je pagina. Je krijgt daarnaast een kant-en-klare publieke pagina op letsmeet.letsbegeek.com/jouw-studio, met negen thema's en zes lay-outs. In je agenda: de synchronisatie met Google Agenda en Outlook loopt in twee richtingen, dus een privé-afspraak blokkeert dat tijdslot ook bij het boeken.

Ik heb al een klantenbestand. Kan ik dat importeren, en meenemen als ik stop?

De import gebeurt met een CSV-bestand en neemt je klanten én de geschiedenis van hun afspraken over, vanaf de formule Studio. Je begint dus niet met een leeg blad. In de andere richting moet je dit weten vóór je beslist: de export van je afspraken bestaat, de export van je klantenbestand bestaat vandaag niet in de app. Is dat een breekpunt voor jou, stel de vraag dan vóór je een abonnement neemt in plaats van erna.