Van kleuterdans tot de eindshow in juni: al je inschrijvingen zitten in één rooster.
Een dansschool verkoopt geen losse afspraken, maar groepen. Niveaus, leeftijden, een zaal die niet meer volk aankan, een trimester dat betaald moet worden, een stage in de vakantie en een show in juni. Let's Meet houdt dat rooster bij, zet het op de site van je school en int je inschrijvingen zonder één cent commissie. Hieronder staat precies wat de software doet, en wat ze niet doet.
- Een groep per niveau en per leeftijd, met exact zoveel plaatsen als je zaal aankan. Vol? Dan start de wachtlijst vanzelf.
- Trimester, tienbeurtenkaart of vakantiestage: ouders betalen online, en Let's Meet houdt geen commissie in op je inschrijvingen.
- Het lesrooster staat op de site van je school, in je eigen kleuren, en werkt zichzelf bij.
Demoaccount al ingevuld met de diensten van jouw beroep. Geen bankkaart nodig.
Elke groep is een aparte les
Een dansgroep is geen leeg uurtje dat je nog moet vullen. In Let's Meet maak je van elke groep een aparte les: kleuterdans 4-5 jaar, klassiek middenbouw, hiphop tieners, barre à terre voor volwassenen. Per groep leg je de dag vast, het uur, de duur, het aantal plaatsen en het rooster waar hij aan hangt. Een ouder ziet op je pagina alleen de groepen die openstaan, geen lege agenda die hij zelf moet invullen. Splits je een groep in januari omdat hij uit zijn voegen barst? Je dupliceert de les, past het uur aan, en het staat meteen online.
- Drie formats: groepsles met beperkte plaatsen, privéles, en evenement op een vaste datum voor een stage of auditie.
- Toegelaten dagen, startuur, duur en marge tussen twee groepen stel je per les apart in.
- Negen thema's en zes lay-outs, zodat de pagina op je school lijkt en niet op software.
Je zaal bepaalt het aantal plaatsen
Je studio heeft een echte capaciteit. Die zet je als aantal plaatsen op de les, en de motor gaat er nooit overheen: een slot voorkomt dat twee inschrijvingen tegelijk de laatste plaats pakken. Zit een groep vol, dan blijft hij zichtbaar en gaat de wachtlijst open. Zegt iemand af, dan komt die plaats automatisch opnieuw in de verkoop en krijgen de wachtenden een bericht, ook als de annulatie op dinsdag om 21.40 uur binnenkomt. Je kan ook een maximum per dag instellen en de schoolvakanties in één keer dichtzetten met de verlofdagen.
- Beperkte plaatsen per les, nooit een dubbele boeking op de laatste stoel.
- Wachtlijst die vanzelf verwittigt zodra er een plaats vrijkomt.
- Verlof, uitzonderingen en een minimale inschrijftermijn stel je één keer in.
Trimester, beurtenkaart of losse les
Niet elke school rekent op dezelfde manier af, dus kies je zelf. Een trimester verkoop je als pakket: de ouder betaalt één keer, en het saldo aan beurten zakt bij elke geboekte les. Een tienbeurtenkaart werkt net zo voor volwassenen die komen wanneer het lukt. Een proefles mag gratis blijven of een voorschot vragen. Betalen gebeurt via jouw eigen Stripe of SumUp, Bancontact inbegrepen, en het geld komt bij jou terecht: Let's Meet neemt geen commissie. Let op, er is geen maandelijkse domiciliëring, een pakket wordt in één keer betaald.
- Pakketten en beurtenkaarten worden automatisch afgetrokken bij het boeken.
- Kortingscodes en een getrouwheidsprogramma, handig voor broers en zussen of oud-leerlingen.
- Cadeaubonnen online verkocht, per e-mail als pdf bezorgd, en per les activeerbaar.
Vakantiestages, audities en de eindshow
Een stage in de herfstvakantie is geen wekelijkse les, maar een vaste datum, een aantal plaatsen en een prijs. Daar dient het formaat evenement voor, net als voor een auditie, een generale repetitie of een workshop met een gastdocent. Met de maximale horizon bepaal je hoe lang op voorhand de inschrijvingen opengaan, en je sluit ze zodra de zaal vol zit. Het inschrijfformulier stel je per stage in: leeftijd van het kind, gsm van de ouder, contactpersoon, een vinkje voor de fototoestemming, en vragen die pas verschijnen als het antwoord ervoor daarom vraagt.
- Eén evenement per datum, met eigen plaatsen en eigen prijs.
- Voorwaardelijke vragen: vink allergie aan en het detailveld verschijnt.
- Gekoppelde boekingen als een stage meteen op een tweede blok volgt.
Het rooster hoort op je eigen site
Je hebt al een site, en daar zoeken ouders het uurrooster. Het rooster van je groepslessen zet je rechtstreeks in een pagina van die site, via een iframe, een Web Component of de React SDK als je webbouwer dat liever heeft. Wat je in Let's Meet aanpast, staat meteen op je site, zonder aan de code te raken: een les erbij, een uur verschoven, een groep vol. Een simpele knop volstaat ook. En heb je geen site, dan doet je publieke pagina letsmeet.letsbegeek.com/jouw-school het werk alleen, in het Nederlands, het Frans en het Engels.
- Rooster van de groepslessen in te bouwen in een bestaande pagina.
- Knop, module of volledige pagina, in je eigen kleuren.
- Interface en pagina's in het Nederlands, Frans en Engels, data gehost in de Europese Unie.
Ouders, je team en jij
Elk gezin krijgt een fiche: welke lessen ze volgden, wat ze uitgaven, notities en labels. Zet een label tieners hiphop of trimester betaald, en je hebt de hele groep in twee klikken, ook in bulk. Ouders krijgen een klantenzone met login via gsm-nummer en een code, om hun inschrijvingen terug te vinden. Herinneringen vertrekken vanzelf per e-mail en via WhatsApp, met terugval op sms of e-mail als het nummer geen WhatsApp heeft. Je secretariaat krijgt de rol receptie en schrijft in jouw plaats in. Het dashboard toont omzet en afwezigheden, de uitgebreide rapporten zitten in Business.
- CSV-import van je leerlingenbestand en van de historiek van de boekingen, vanaf het pakket Studio.
- WhatsApp-herinneringen per pakket: 75 in Pro, 150 in Studio, 350 in Business.
- Voorlopig geen export van je klantenbestand, de export van de boekingen bestaat wel.
Nee, Let's Meet brengt je geen nieuwe leerlingen
Laat dat meteen duidelijk zijn: dit is geen platform waar ouders een dansles gaan zoeken. Je leerlingen komen van mond-tot-mondreclame, van de school om de hoek, van je Instagram, van de show in juni. Let's Meet regelt de inschrijvingen van wie je al kent. Net daarom is het goedkoper. Een marktplaats verdient aan commissie per inschrijving: hoe voller je zit, hoe meer ze je kost. Hier verandert de prijs niet als je een groep extra opent. Starter 5, Pro 15, Studio 30, Business 50 euro per maand, jaarlijks gefactureerd, exclusief btw, en nul commissie. Zoek je zichtbaarheid, dan is dat communicatiewerk, geen boekingssoftware.
FAQ
- Hoe organiseer ik lessen per niveau en per leeftijd?
- Elke groep is een aparte les, met een eigen naam, niveau, leeftijdsgroep, duur, dag en aantal plaatsen. Je maakt bijvoorbeeld Kleuterdans 4-5 jaar op woensdag om 14 u, Klassiek gevorderd op dinsdag om 18.30 u en Hiphop tieners op zaterdag om 11 u. Elke les kan zijn eigen rooster en zijn eigen toegelaten dagen hebben, zodat meerdere leerkrachten kunnen roteren zonder dat de uren door elkaar lopen. Op je publieke pagina ziet een ouder alleen de groepen waarvoor de inschrijvingen openstaan.
- Wat gebeurt er als een dansgroep vol zit?
- De les blijft zichtbaar maar aanvaardt geen inschrijvingen meer. Het aantal plaatsen komt overeen met de capaciteit die jij hebt ingesteld, en een slot verhindert dat twee mensen tegelijk de laatste plaats krijgen. Daarna neemt de wachtlijst het over. Annuleert een leerling, dan gaat die plaats automatisch opnieuw in de verkoop en krijgen de wachtenden een bericht, ook buiten de kantooruren. Jij hoeft daar 's avonds of in het weekend niets voor op te volgen.
- Kan ik een volledig trimester of een beurtenkaart verkopen?
- Ja, als pakket. Je maakt een pakket van tien, vijftien of twintig beurten, de ouder betaalt het in één keer online, en het saldo zakt automatisch bij elke geboekte les. Zo beheer je een trimester of een soepel abonnement voor volwassenen. Twee beperkingen: er is geen maandelijkse domiciliëring of terugkerende afhouding, en Let's Meet is geen facturatiesoftware, het maakt je facturen of je btw-aangifte niet op.
- Hoe beheer ik twee zalen en meerdere leerkrachten?
- Je kan meerdere agenda's en meerdere locaties aanmaken, en elke les koppelen aan het rooster dat erbij hoort, één per leerkracht of één per zaal. Wat Let's Meet niet doet, is een inschrijving zelf verdelen over uitwisselbare middelen: er bestaat geen pool van zalen waaruit de software de vrije zaal kiest. Elke les hangt vast aan een rooster dat jij op voorhand kiest. Voor een dansschool klopt dat met de realiteit, een groep heeft zijn leerkracht en zijn zaal.
- Kunnen ouders meerdere kinderen inschrijven?
- Ja, maar les per les. De ouder boekt eerst de groep van de oudste, daarna die van de jongste. Om te weten wie er danst, voeg je aan het formulier van die les een veld voornaam van het kind toe, en eventueel de geboortedatum. De historiek blijft hangen aan het gsm-nummer van de ouder, zodat alle inschrijvingen van het gezin op één plek staan. Met labels vind je de broers en zussen terug voor een korting of een gezamenlijke herinnering.
- Kan een medisch attest of een ondertekend formulier opgeladen worden?
- Nee. Het inschrijfformulier aanvaardt korte tekst, lange tekst, een e-mailadres, een telefoonnummer, een keuzelijst, een vinkje en voorwaardelijke vragen, maar geen bijlage of bestandsupload. In de praktijk zetten scholen er een tekstveld bij waarin de ouder een link naar zijn document plakt, of halen ze het papier op tijdens de eerste les. Het vinkje werkt wel prima voor de fototoestemming en voor het aanvaarden van het schoolreglement.
- Een leerling komt niet opdagen voor de stage, mag ik het voorschot houden?
- Je kan bij de inschrijving een voorschot vragen via Stripe of SumUp, Bancontact inbegrepen. In België gelden daarna twee regels. Ten eerste mag je een les die niet heeft plaatsgevonden niet volledig aanrekenen: alleen een redelijke vergoeding is toegelaten, in verhouding tot de werkelijke schade. Ten tweede moet de persoon vóór het boeken op de hoogte zijn gebracht van die voorwaarde, niet achteraf. Zet je annulatievoorwaarden dus op de pagina van de les, en voorzie een termijn waarin gratis annuleren kan.
- Wat kost het voor een dansschool, en is er commissie?
- De pakketten gaan van 5 tot 50 euro per maand exclusief btw, jaarlijks gefactureerd: Starter 5, Pro 15, Studio 30, Business 50. Wat vooral verschilt: het quotum WhatsApp-herinneringen (75 in Pro, 150 in Studio, 350 in Business), de CSV-import van je leerlingenbestand vanaf Studio, en de uitgebreide rapporten in Business. Let's Meet neemt geen commissie op je inschrijvingen of je betalingen, je int alles op je eigen Stripe- of SumUp-rekening. Testen doe je 7 dagen, zonder bankkaart.
Test het met je echte lessen, niet met een lege demo
Je test 7 dagen en er is geen bankkaart nodig. Het demoaccount staat al vol met de lessen van een dansschool: groepen per niveau, een vakantiestage, een beurtenkaart. Je vervangt de namen door die van jou, je plakt het rooster op de site van je school, en je ziet hoe het er voor een ouder uitziet vóór je beslist. Alles start op letsmeet.letsbegeek.com.
Demoaccount al ingevuld met de diensten van jouw beroep. Geen bankkaart nodig.