Je klanten boeken hun knipbeurt online, jij houdt de stoel in handen.
Je bent aan het knippen, je telefoon rinkelt, je legt de tondeuse neer om een afspraak in een schriftje te schrijven. 's Avonds staan er drie ongelezen Instagram-berichten en is er iemand niet komen opdagen. Let's Meet is Belgische software voor online afspraken: je eigen boekingspagina, je echte duurtijden, een voorschot wanneer jij dat wil en een automatische WhatsApp-herinnering. Je walk-in blijft gewoon bestaan. Je stopt alleen met secretaresse spelen tijdens het knippen.
- Je eigen boekingspagina, met de echte duur van elke behandeling, 30 of 45 minuten.
- Voorschot bij het boeken tegen no-shows, met je voorwaarden zichtbaar vóór de klant bevestigt.
- Automatische WhatsApp-herinnering, met SMS of e-mail als de klant geen WhatsApp heeft.
Demoaccount al ingevuld met de diensten van jouw beroep. Geen bankkaart nodig.
Een boekingspagina die naar een barbershop ruikt
Een barbershop boek je niet zoals een dokterskabinet. Je zet je behandelingen op zoals je ze verkoopt: knippen, baard, knippen plus baard, contour, fade, elk met de tijd die het echt kost, hier 30 minuten, daar 45. De motor rekent zelf uit wat boekbaar is op basis van je uren, je verlof, je uitzonderingen en een marge voor of na als je tussendoor opruimt. Je publieke pagina staat op letsmeet.letsbegeek.com met je naam erachter, met negen thema's en zes lay-outs, zodat ze op jouw zaak lijkt en niet op een administratief formulier.
- Eigen duurtijd per behandeling, van 30 tot 45 minuten of langer
- Marge voor of na de afspraak om je plek klaar te maken
- Publieke pagina met 9 thema's en 6 lay-outs
Meerdere barbiers: wat het wel en niet doet
Meteen duidelijk zijn over het punt waar het altijd wringt. Let's Meet beheert geen meerdere stoelen tegelijk op één account: één account is één persoon, en twee klanten kunnen niet hetzelfde uur bezetten. Er zijn dus twee manieren. Ofwel krijgt elke barbier een eigen account met een eigen pagina, en kiest de klant eerst bij wie hij gaat zitten. Ofwel houdt de zaak één account met blokken die elkaar opvolgen, wat volstaat als één barbier op afspraak werkt en de rest walk-in doet. Met teamrollen boekt iemand aan de balie in de plaats van de anderen, en elk account synchroniseert in twee richtingen met Google Agenda of Outlook.
- Eén account per barbier: elk zijn pagina, elk zijn agenda
- Eén gedeeld account: opeenvolgende blokken, nooit gelijktijdig
- Wat niet bestaat: drie stoelen tegelijk bezet op één account
Je walk-in houden en toch afspraken aannemen
Niemand vraagt je om de deur te sluiten. Online boeken vult vooral je stille uren en de vragen die 's avonds binnenkomen, wanneer je telefoon niet rinkelt. Jij bepaalt wat boekbaar is: een maximum aantal afspraken per dag, een minimumtermijn voor een blok, hoe ver vooruit klanten mogen boeken, welke dagen open staan per behandeling. Je kan ook alleen bepaalde uren openzetten en de rest voor walk-in houden. En als iemand annuleert, komt dat blok automatisch opnieuw vrij, ook wanneer het niet op een rond uur valt.
- Maximum aantal afspraken per dag
- Minimumtermijn voor een blok, zodat je niet verrast wordt
- Geannuleerd blok komt automatisch opnieuw vrij
Een voorschot tegen no-shows, binnen de Belgische regels
Een no-show op een behandeling van 45 minuten is een uur stoel dat je nooit terugkrijgt. Je kan een voorschot vragen bij het boeken, betaald met kaart of Bancontact, via Stripe of SumUp. Het geld komt op jouw rekening en Let's Meet houdt daar geen commissie op in. Belgisch recht is duidelijk: een afspraak die niet doorging mag je niet volledig factureren, wel een redelijke vergoeding vragen, en je klant moet die regel kennen vóór hij boekt. Zet je annulatievoorwaarden dus op je boekingspagina, zichtbaar voor er betaald wordt.
- Voorschot met kaart of Bancontact, via Stripe of SumUp
- Geen commissie van Let's Meet op wat je int
- Annulatievoorwaarden zichtbaar voor de klant bevestigt
De WhatsApp-herinnering, en wat er gebeurt zonder WhatsApp
De herinnering die werkt, is de herinnering die gelezen wordt, en WhatsApp gaat vaker open dan een mailbox. Let's Meet stuurt vanzelf de bevestiging, de herinnering voor de afspraak, het annulatiebericht en de vraag om een review na de knipbeurt. Staat het nummer niet op WhatsApp, dan schakelt het bericht over naar SMS of e-mail, zonder dat jij daaraan moet denken. Het aantal herinneringen hangt af van je formule: 75 per maand bij Pro, 150 bij Studio, 350 bij Business. Wie de dag ervoor verwittigd wordt, annuleert op tijd, en dan zet jij dat uur opnieuw open.
- Bevestiging, herinnering, annulatie en reviewvraag, automatisch
- Schakelt over naar SMS of e-mail zonder WhatsApp
- 75 herinneringen per maand bij Pro, 150 bij Studio, 350 bij Business
Klantenfiches, getrouwheid en reviews
Elke klant heeft een fiche: geschiedenis van zijn bezoeken, totaal uitgegeven bedrag, notities, labels. Je noteert de opzetkam, de naam van de zoon die op zaterdag meekomt, wat je maar wil. Labelen kan ook in bulk, bijvoorbeeld iedereen die al een tijd niet meer langskwam. Beurtenkaarten en pakketten zitten in de tool, net als promocodes en een getrouwheidsprogramma. Cadeaubonnen verkoop je online, ze vertrekken als pdf per e-mail en worden automatisch afgetrokken bij het boeken. Na de knipbeurt vertrekt de vraag om een review vanzelf, en jij kiest welke er op je site komen.
- Klantenfiche met geschiedenis, uitgegeven bedrag, notities en labels
- Pakketten, beurtenkaarten, promocodes en getrouwheid
- Cadeaubonnen online verkocht en automatisch afgetrokken
Nee, Let's Meet brengt je geen nieuwe klanten
Laat ons daar meteen eerlijk over zijn: Let's Meet is geen gids en geen marktplaats. Niemand zoekt een barbier op letsmeet.letsbegeek.com. De klanten die boeken zijn jouw klanten, die van je etalage, je Instagram, je mond-tot-mondreclame. Net daarom kost het 5 tot 50 euro per maand, exclusief btw en jaarlijks gefactureerd, en geen percentage per hoofd. Een platform dat klanten belooft, verdient aan die klanten, ook aan je vaste klanten die sowieso waren gekomen. Hier betaal je voor een werktuig, en je houdt je klanten, je gegevens en je marge. Zichtbaarheid bouw je elders op: Google, je etalage, je Instagram.
FAQ
- Wat kost een boekingssysteem voor een barbershop?
- Let's Meet kost 5 euro per maand bij Starter, 15 bij Pro, 30 bij Studio en 50 bij Business, exclusief btw en jaarlijks gefactureerd. Er is geen enkele commissie op afspraken of op voorschotten die je int. Je formule bepaalt vooral je quota WhatsApp-herinneringen (75 per maand bij Pro, 150 bij Studio, 350 bij Business) en de toegang tot bepaalde functies, zoals de import van je klantenbestand bij Studio of de rapporten bij Business. De proefperiode duurt 7 dagen en vraagt geen bankkaart.
- We zijn met drie barbiers, heeft elk een eigen account nodig?
- Ja, als je drie barbiers tegelijk boekbaar moeten zijn. Let's Meet werkt volgens het principe één account is één persoon: er is geen beheer van middelen in parallel, dus één account kan geen drie vrije stoelen om 14 u tonen. Twee opstellingen zijn mogelijk. Eén account en één pagina per barbier: de klant kiest eerst bij wie hij gaat zitten en daarna zijn uur. Of één account voor de zaak, met blokken die elkaar opvolgen, wanneer één barbier op afspraak werkt en de anderen walk-in doen.
- Maakt online boeken mijn walk-in kapot?
- Nee, tenzij je je hele dag openzet voor boekingen. Jij beslist wat online boekbaar is: enkel bepaalde uren, een maximum aantal afspraken per dag, een minimumtermijn voor elk blok, hoe ver vooruit er geboekt mag worden, en welke dagen open staan per behandeling. Veel barbershops zetten hun stille uren en het einde van de dag online, en houden zaterdag voor wie binnenwandelt. De rest van de tijd blijft de deur gewoon de deur.
- Mag ik een klant laten betalen die niet komt opdagen?
- In België mag je een behandeling die niet doorging niet volledig factureren. Je mag wel een redelijke vergoeding inhouden, op voorwaarde dat de klant die regel kende vóór hij boekte. In de praktijk: je zet je annulatievoorwaarden op je boekingspagina, je vraagt een voorschot dat in verhouding staat tot de behandeling, en je houdt in wat je vooraf hebt aangekondigd als de persoon niet opdaagt. Het voorschot komt binnen op je eigen Stripe- of SumUp-rekening, Let's Meet houdt daar niets van af.
- Hoeveel WhatsApp-herinneringen zitten erin, en als de klant geen WhatsApp heeft?
- Het quota is 75 WhatsApp-herinneringen per maand bij Pro, 150 bij Studio en 350 bij Business. Het bericht vertrekt automatisch voor de afspraak, zonder dat jij iets moet doen. Is het nummer niet bereikbaar op WhatsApp, dan schakelt het systeem over naar een SMS of een e-mail, zodat de herinnering toch aankomt. De bevestiging van de boeking, het annulatiebericht en de vraag om een review na het bezoek volgen dezelfde logica.
- Moeten mijn klanten een account maken of een app installeren?
- Nee. Een klant boekt gewoon in zijn browser, op gsm of op computer, in enkele velden. Er is geen enkele app te downloaden, niet voor hem en niet voor jou. Er bestaat wel een klantenruimte voor wie zijn afspraak wil terugvinden of annuleren: aanmelden gebeurt met een telefoonnummer en een code, zonder wachtwoord om te onthouden. Het boekingsformulier stel je per behandeling zelf samen, met voorwaardelijke vragen als je die nodig hebt.
- Werkt het samen met mijn website, mijn Instagram en mijn agenda?
- Ja. Je krijgt een publieke boekingspagina op letsmeet.letsbegeek.com met je naam erachter, die je in je Instagram-bio, op je Google-fiche of in je stories kan zetten. Op een website plak je een knop, of je bouwt de boekingsmodule rechtstreeks in de pagina in, via iframe, Web Component of de React-SDK. Voor je agenda is de synchronisatie in twee richtingen met Google Agenda en Outlook: je afspraken verschijnen in je agenda, en wat jij in je agenda blokkeert, verdwijnt uit je boekbare uren.
- Kan ik mijn huidige klantenbestand overnemen?
- Ja, via een CSV-import, vanaf de formule Studio. Je kan zowel je klantenbestand als de geschiedenis van de afspraken importeren, zodat je fiches niet leeg beginnen. Wel eerlijk in de andere richting: vandaag bestaat er geen export van het klantenbestand, de export gaat over de afspraken. Als je je klantenlijst in CSV moet kunnen terughalen, vraag dat dan voor je je engageert. De gegevens staan gehost in de Europese Unie, en de software wordt uitgegeven door Let's Be Geek (SISIBO SComm, KBO 0713.935.737, Brussel).
Probeer het op een account dat al vol barbershop-behandelingen staat
7 dagen, zonder bankkaart. Het demoaccount komt met de behandelingen van een barbershop, knipbeurten van 30 en 45 minuten inbegrepen. Je past de prijzen aan, je zet je uren open, je stuurt de link naar drie vaste klanten en je ziet meteen wat het geeft op een zaterdag.
Demoaccount al ingevuld met de diensten van jouw beroep. Geen bankkaart nodig.