Je klanten boeken hun nieuwe set en hun opvulling zelf, voorschot inbegrepen

FAQ

Stuurt Let's Meet mijn klant automatisch een bericht als het tijd is voor een opvulling?

Nee, niet als een campagne die vanzelf vertrekt drie weken na de vorige set. Let's Meet verstuurt automatische berichten rond een afspraak die al bestaat: de bevestiging, de herinnering per e-mail of WhatsApp voor de afspraak, en de vraag om een review erna. De aanpak die werkt is dus de opvulling vastleggen op het einde van de behandeling, terwijl je klant er nog is. Dat doe je zelf vanuit je agenda, of zij doet het in haar klantenruimte. Voor wie zonder datum vertrekt, houdt de klantfiche de geschiedenis en de labels bij. Zo zie je wie niet meer terugkwam en schrijf je haar zelf aan.

Mag ik een voorschot vragen, en houdt Let's Meet daar commissie op in?

Ja voor het voorschot, nee voor de commissie. Je koppelt je Stripe- of SumUp-account, je zet het voorschot aan op de diensten die je kiest en je bepaalt het bedrag. Je klant betaalt met kaart of Bancontact op het moment van boeken, en het geld komt op je eigen handelaarsrekening. Let's Meet houdt niets in op de afspraak: je betaalt enkel je maandabonnement, van 5 tot 50 euro exclusief btw naargelang het pakket. De enige transactiekosten zijn die van je betaalprovider, die je sowieso hebt als je kaarten aanvaardt. Je moet het ook niet overal vragen: veel nagelstylistes zetten een voorschot op de volledige set en laten de opvulling zonder betaling vooraf.

Een klant komt niet opdagen op zaterdag. Mag ik de volledige behandeling aanrekenen?

Nee, niet het volledige bedrag, en niet zonder het vooraf te hebben gemeld. In België moet een annuleringsbeding redelijk zijn en in evenwicht tussen de ondernemer en de consument, en je klant moet het gekend hebben voor ze boekte. Concreet: je mag een evenredige vergoeding vragen bij een no-show of een late annulatie, niet de volle prijs van de behandeling, en je voorwaarden moeten zichtbaar staan op je boekingspagina, niet pas achteraf opduiken. Daarom werkt een voorschot zo goed: het bedrag staat er, het is aanvaard en het is al betaald bij de boeking. Laat je beding nakijken door je boekhouder of een jurist voor je het publiceert.

Ik huur een stoel in een kapsalon. Past Let's Meet daarbij?

Ja, dat komt vaak voor. Je account is van jou: je diensten, je uren, je verlof, je boekingspagina, je klantenbestand. De zaak houdt haar eigen systeem, of heeft er geen, en niemand anders vult jouw agenda. Heeft de zaak meerdere adressen, of werk je afwisselend aan huis, dan maak je meerdere locaties aan en weet elke dienst waar ze plaatsvindt. Eén grens om te kennen: Let's Meet werkt met één agenda per persoon. Het verdeelt boekingen niet automatisch over meerdere posten die tegelijk bezet zijn. Werken jullie met verschillende mensen op hetzelfde moment, dan heeft elk een eigen account nodig.

Ik werk aan huis bij mijn klanten. Hoe vermijd ik afspraken die ik niet kan halen?

Met vier instellingen die samenwerken. De marge voor en na elke dienst blokkeert je reistijd rond de afspraak, en in dat tijdsvak wordt geen enkel uur aangeboden. Het plafond per dag verhindert dat je een vierde set aanvaardt terwijl je er telkens door de stad voor rijdt. De minimumtermijn zorgt dat niemand je boekt voor binnen het uur. En met de toegelaten dagen per dienst zet je huisbezoeken alleen open op de dagen die passen, bijvoorbeeld dinsdag en donderdag. Het adres van je klant haal je op via het boekingsformulier, met een tekstveld dat je zelf aan die dienst toevoegt.

Hoe beheer ik een nieuwe set, een opvulling en een verwijdering met verschillende duurtijden?

Je maakt per handeling een aparte dienst aan. Elke dienst heeft haar eigen duur, prijs, toegelaten dagen, marges voor en na, en formulier. Je klant kiest waarvoor ze komt, en de kalender toont enkel uren die echt vrij zijn voor die duur. De motor herberekent alles in de databank en zet een slot tegen dubbele boekingen, dus twee mensen kunnen niet hetzelfde uur nemen. Je kunt ook twee diensten koppelen: na een verwijdering volgt de nieuwe set meteen erna, zodat je klant beide in één keer boekt. Wil je lange sets enkel op rustige dagen, dan laat je die dienst alleen op die dagen toe.

Ik heb geen website, alleen Instagram. Is dat genoeg?

Ja. Je boekingspagina is een echte publieke pagina, op letsmeet.letsbegeek.com gevolgd door je naam. Die link zet je in je bio, in een story of in een antwoord op een privébericht. Je klant kiest haar dienst, boekt haar uur, betaalt haar voorschot en krijgt haar bevestiging zonder dat jij iets moet typen. Je kiest uit negen thema's, zes lay-outs en verschillende manieren om je vrije uren te tonen, zodat de pagina bij je werk past. Bouw je later toch een website, dan zet je daar een knop of de volledige boekingsmodule op, via iframe, Web Component of React, en je link blijft dezelfde.

Vervangt Let's Meet mijn kassa en mijn boekhouding?

Nee. Let's Meet beheert je afspraken, je voorschotten, je cadeaubonnen, je beurtenkaarten en je klantenbestand. Het is geen kassasysteem: het maakt geen klantfacturen op, het regelt geen btw en het volgt je voorraad gel en tips niet op. Je ziet je omzet uit afspraken en je no-shows in het dashboard, met uitgebreidere rapporten in het pakket Business, maar je boekhouding blijft bij je boekhouder of in je facturatietool. Nog twee grenzen om vooraf te kennen: de import van je klantenbestand bestaat, de export ervan niet, en er is geen app om te installeren, de site werkt gewoon op je gsm.