De gegevens van jou en je klanten blijven in Europa, en ze blijven van jou
De AVG klinkt zwaarder dan ze is. Als je een afsprakenprogramma kiest, heb je eigenlijk drie vragen: waar belanden de gegevens van mijn klanten, wie kan erbij, en wat blijft ervan over als ik stop. Hieronder de antwoorden, zonder omweg. Let's Meet wordt gemaakt door Let's Be Geek, handelsnaam van SISIBO SComm, een Belgische vennootschap met KBO-nummer 0713.935.737, gevestigd in Brussel. De software draait op een server in Duitsland, dus binnen de Europese Unie.
- De applicatie en de database draaien op een server in Duitsland, binnen de Europese Unie.
- Jij bent verwerkingsverantwoordelijke voor je klanten. Let's Meet is je verwerker, meer niet.
- Elke nacht een back-up, versleuteld voor ze ergens anders komt te staan. Activiteitenlog in je account.
Demoaccount al ingevuld met de diensten van jouw beroep. Geen bankkaart nodig.
Waar je gegevens fysiek staan
Let's Meet en de database draaien op een gehuurde server bij Hetzner in Duitsland, dus binnen de Europese Unie. Je afspraken, je klantenfiches en je foto's staan daar. Elke nacht wordt er een back-up gemaakt en gecontroleerd, en die wordt versleuteld voor ze naar een tweede plek gaat: wie zo'n kopie in handen zou krijgen, kan er niets mee zonder de sleutel, en die sleutel ligt niet op de server. We tonen geen enkel keurmerk en geen enkel certificaat, want we hebben er geen. Liever uitleggen wat we doen dan een logo laten zien.
- Server in Duitsland, Europese Unie
- Elke nacht een gecontroleerde back-up, versleuteld voor ze de server verlaat
- Geen keurmerk op de site, want we hebben er geen
Wie je afspraken kan zien
Je account is van jou. Jij ziet je afspraken, je klantenfiches en je omzet. Voeg je iemand toe aan je team, dan kies jij de rol: een receptioniste beheert de agenda en boekt voor klanten, een medewerker ziet enkel wat hem aangaat. Een klant die boekt, ziet nooit de naam of de gegevens van een andere klant, alleen de vrije momenten. Aan onze kant bestaat er technische toegang tot de database: zonder die toegang kan niemand een bug herstellen of een back-up terugzetten. Ze blijft beperkt tot wie het onderhoud doet, en een activiteitenlog houdt bij wat er op je account gebeurt.
- Teamrollen: receptioniste of medewerker
- Een klant ziet nooit de gegevens van een andere klant
- Activiteitenlog raadpleegbaar vanuit je account
Wie waarvoor verantwoordelijk is
De AVG kent twee rollen, en het helpt om te weten welke van jou is. Voor de gegevens van je klanten ben jij verwerkingsverantwoordelijke: jij beslist waarom je ze verzamelt, wat je ermee doet en hoe lang je ze houdt. Let's Meet is je verwerker: wij verwerken die gegevens voor jou, volgens jouw instructies, en voor niets anders. We verkopen ze niet, we benaderen je klanten niet en we trainen er geen model mee. Voor jouw eigen account draait het om: je naam, je e-mailadres en je abonnementsfacturen vallen onder SISIBO SComm.
- Jij: verwerkingsverantwoordelijke voor je klanten
- Let's Meet: verwerker, volgens jouw instructies
- SISIBO SComm: verantwoordelijk voor je account en je facturen
De externe diensten die we gebruiken
Let's Meet leunt op een handvol externe diensten, elk voor één taak, en je hebt het recht te weten welke. Hetzner host de applicatie en de database in Duitsland. Resend verstuurt de e-mails: bevestiging, herinnering, cadeaubon in pdf. Twilio verstuurt de WhatsApp-berichten en de sms'en. Stripe en SumUp innen het voorschot en de verkoop van cadeaubonnen, met hun eigen bankregels; kaartnummers passeren nooit bij ons. Koppel je Google Agenda, Outlook, Zoom of Google Meet, dan krijgen die diensten de gegevens van de betrokken afspraak. Je verbreekt die koppeling wanneer je wil.
- Hetzner voor hosting, Resend voor e-mail, Twilio voor WhatsApp en sms
- Stripe en SumUp voor betalingen: geen kaartnummers bij ons
- Agenda en video enkel als jij koppelt, en je koppelt los wanneer je wil
Het nummer dat je klant achterlaat bij het boeken
Wie boekt, geeft een naam, een e-mailadres en vaak een gsm-nummer. Die gegevens dienen voor één ding: de afspraak laten doorgaan. Bevestiging, herinnering de dag ervoor, bericht bij annulatie, vraag om een review na de sessie. Zet dat in één zin op je boekingspagina en die berichten zitten goed: ze horen bij de dienst die de klant zelf vroeg. Promotie is iets anders. Een actie, een nieuwe behandeling, een eindejaarsbericht vragen een uitdrukkelijk akkoord, vooraf gegeven en weer intrekbaar. Zelfde logica voor het voorschot en de no-show: informeren doe je voor de boeking, niet erna.
- Herinnering en bevestiging horen bij de gevraagde afspraak
- Promotie: uitdrukkelijk akkoord, vooraf, en intrekbaar
- Eén duidelijke zin op je boekingspagina volstaat om het kader te zetten
Wat bewaard blijft, en wat er gebeurt als je stopt
Zolang je account actief is, blijft de geschiedenis staan: gemaakte afspraken, bedragen, notities die je zelf schreef. Je wist een klantenfiche wanneer je wil en je exporteert je afspraken wanneer je wil. Een export van je klantenbestand bestaat vandaag niet: dat zeggen we liever nu dan op de dag dat je vertrekt. Stop je, dan gaat je account dicht en worden de gegevens gewist, met een venster van ongeveer negentig dagen waarin herstel nog mogelijk is. Abonnementsfacturen blijven zeven jaar bewaard, dat vraagt de Belgische boekhoudwet. En let op: klantnotities zijn geen patiëntendossier.
- Export van je afspraken kan op elk moment
- Export van je klantenbestand bestaat vandaag niet, import wel
- Account gesloten: gegevens gewist, met ongeveer negentig dagen speling
"Als mijn klanten bij jullie staan, gaan jullie er iets mee doen"
Nee, en dat zit in het model zelf. Let's Meet is geen marktplaats: geen gids, geen publieke zoekmachine, geen campagne naar jouw bestand. We brengen je geen nieuwe klanten en we nemen geen commissie op de klanten die je zelf hebt. Precies daarom is de prijs laag en vast: 5 tot 50 euro per maand naargelang het pakket, exclusief btw. Een platform dat je wél klanten aanbrengt, moet per boeking betaald worden, dus zo'n platform heeft er belang bij om jouw bestand vast te houden. Hier is het bestand van jou, betaal je hetzelfde bij tien of bij driehonderd afspraken, en heeft niemand er baat bij om in jouw plaats naar je klanten te schrijven.
FAQ
- Waar staan de gegevens van mijn klanten?
- Op een gehuurde server bij Hetzner in Duitsland, dus binnen de Europese Unie. De applicatie en de database staan op diezelfde machine. Elke nacht wordt er een back-up gemaakt en gecontroleerd, daarna versleuteld en naar een tweede plek gekopieerd, zodat ze onleesbaar is zonder de sleutel, en die sleutel ligt niet op de server. Enkele externe diensten zien noodgedwongen een stuk van de informatie om hun werk te doen: het versturen van e-mail, het versturen van WhatsApp of sms, het innen van een voorschot, en de agendasynchronisatie als je die zelf hebt gekoppeld.
- Wie bij Let's Be Geek kan mijn afspraken en klantenfiches zien?
- Er bestaat technische toegang tot de database, en het zou oneerlijk zijn om iets anders te beweren: zonder die toegang kan niemand een bug herstellen, een back-up terugzetten of uitzoeken waarom een herinnering niet vertrok. Die toegang blijft beperkt tot wie het onderhoud van Let's Meet doet en dient voor support en herstel, nooit voor iets anders. Je gegevens worden niet verkocht, niet gebruikt om te prospecteren en niet gebruikt om een model te trainen. Aan jouw kant toont een activiteitenlog wat er op je account is gebeurd.
- Wie is verantwoordelijk voor de gegevens van mijn klanten, ik of Let's Meet?
- Jij. Volgens de AVG ben jij verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van je klanten: jij beslist waarom je ze verzamelt, wat je ermee doet en hoe lang je ze houdt, en het is bij jou dat een klant aanklopt om zijn rechten uit te oefenen. Let's Meet is verwerker: wij hosten en verwerken die gegevens voor jouw rekening, volgens jouw instructies. Voor je eigen gebruikersaccount, je e-mailadres en je abonnementsfacturen draait het om, daar is SISIBO SComm de verwerkingsverantwoordelijke.
- Heb ik een verwerkersovereenkomst nodig, en hoe krijg ik die?
- Ja, de AVG vraagt een schriftelijke afspraak tussen de verwerkingsverantwoordelijke en zijn verwerker, dus tussen jou en ons. Onze algemene voorwaarden en ons privacybeleid, allebei op de site, beschrijven al welke verwerkingen gebeuren, welke externe diensten meespelen en hoe lang gegevens bewaard blijven. Vraagt je sector of je boekhouder een apart ondertekend document, mail dan naar hello@letsbegeek.com en je krijgt het. Vraag het liever voor je account opent dan op het moment van een controle.
- Mijn klant geeft zijn nummer voor een herinnering: heb ik apart toestemming nodig?
- Voor de afspraak zelf niet. Bevestiging, herinnering, bericht bij wijziging of annulatie en zelfs de vraag om een review horen bij de dienst die je klant zelf vroeg toen hij boekte. Zet het duidelijk op je boekingspagina, in één zin, voor hij bevestigt. Voor alles wat promotie is, ligt het anders: daar heb je een uitdrukkelijk akkoord nodig, denk aan een actie, een nieuwe behandeling of een eindejaarsbericht. Dat akkoord moet vooraf gegeven zijn en je klant moet het even makkelijk kunnen intrekken als hij het gaf.
- Een klant vraagt me om zijn gegevens te wissen. Hoe pak ik dat aan?
- Je opent zijn klantenfiche en je wist ze: jij hebt de hand aan het stuur, niet wij, want jij bent verwerkingsverantwoordelijke. Twee nuances. Je moet niets wissen wat een wettelijke verplichting je oplegt te bewaren, typisch een boekhoudkundig stuk bij een betaling. En gaat de vraag over gegevens waar je zelf niet bij kan, bijvoorbeeld in een back-up, mail dan naar hello@letsbegeek.com: wij behandelen die vraag in jouw plaats, als verwerker.
- Als ik stop met mijn abonnement, wat gebeurt er met mijn gegevens?
- Exporteer je afspraken voor je vertrekt: die functie bestaat en je neemt je geschiedenis mee. Eén eerlijke waarschuwing: een export van je klantenbestand bestaat vandaag niet, enkel de import bestaat. Zodra je account gesloten is, worden de gegevens gewist, met een venster van ongeveer negentig dagen waarin herstel technisch nog kan als je terugkomt. De abonnementsfacturen zijn de uitzondering: de Belgische boekhoudwet verplicht ons die zeven jaar te bewaren. Wil je een onmiddellijke verwijdering, dan volstaat een mail naar hello@letsbegeek.com.
- Heeft Let's Meet een veiligheidscertificaat, zoals ISO 27001?
- Nee, en dat gaan we ook niet schrijven. Let's Be Geek is een klein Belgisch bedrijf en we hebben geen enkel veiligheidscertificaat, geen keurmerk en geen externe audit om voor te leggen. Wat we wel kunnen beschrijven, is het concrete: hosting in Duitsland, elke nacht een gecontroleerde en versleutelde back-up, sleutels die niet op de server liggen, een slot in de database dat twee klanten belet hetzelfde moment te boeken, een activiteitenlog in je account en een herstelproef die geregeld gedaan wordt. Heeft jouw sector een gecertificeerde leverancier nodig, zeg het gerust meteen.
Bekijk het met je eigen manier van werken
Zeven dagen proberen, zonder bankkaart. Het demo-account staat al vol met de diensten van jouw beroep: je test de boekingspagina, de herinneringen en de klantenfiches voor je iets beslist. Nog een vraag over de AVG voor je begint? Mail naar hello@letsbegeek.com, je krijgt antwoord van ons zelf.
Demoaccount al ingevuld met de diensten van jouw beroep. Geen bankkaart nodig.