Gids
Je eigen agenda bepaalt welke uren vrij zijn
Dubbele boekingen komen bijna nooit van het boekingssysteem. Ze komen van wat ergens anders staat: die afspraak bij de tandarts in Google Agenda, de Teams-vergadering in Outlook, de lunch die niemand twee keer heeft ingevoerd. Let's Meet leest je agenda en houdt er rekening mee voor het een uur voorstelt, en schrijft er daarna elke boeking in. Je houdt één agenda: de jouwe.
- Google Agenda en Microsoft Outlook, in beide richtingen
- Een leesbeurt om de vijftien minuten, met een bewaking die waarschuwt als ze stilvalt
- Eén gekoppelde agenda vanaf Starter, vijf bij Pro, daarna zoveel als nodig
De prestaties, klanten en afspraken van jouw vak staan er al in. Je speelt er 7 dagen mee, zonder bankkaart en zonder verbintenis.
In beide richtingen, en dat is wat telt
Een koppeling in één richting doet maar de helft van het werk. Schrijft Let's Meet in je agenda zonder hem te lezen, dan blijft je afspraak bij de kine onzichtbaar en kan een klant er dwars doorheen boeken. Leest hij hem zonder erin te schrijven, dan zie je je boekingen alleen door de app te openen. Hier werken beide richtingen. Wat je agenda bezet houdt, haalt de bijbehorende uren van je boekingspagina. En elke boeking vertrekt naar je agenda met de dienst, de naam van de klant, de plaats en de duur. Een verplaatsing volgt, een annulatie ook: het item schuift op of verdwijnt zonder dat je er iets aan doet.
- Wat in je agenda staat, haalt de bijbehorende tijdsloten weg
- Elke boeking wordt in je agenda geschreven, met de dienst en de klant
- Een verplaatste afspraak verplaatst ook in je agenda
- Een annulatie haalt het item weg, ze laat geen bezet gat achter
Wat Let's Meet precies bij jou leest
Twee dingen per item: het uur en de titel. Niets anders, geen deelnemers, geen bijlagen, niet de inhoud van de uitnodiging. Hij leest het venster dat nodig is om te boeken: 7 dagen terug en 60 dagen vooruit. Een item dat in Google Agenda als beschikbaar staat, of in Outlook als vrij wordt getoond, blokkeert niets: jouw agenda beslist, geen regel van onze kant. Zo houd je een persoonlijke herinnering zichtbaar bij jezelf zonder een tijdslot voor je klanten te sluiten.
- Het uur en de titel van het item, nooit de deelnemers of de inhoud
- Een venster van 7 dagen terug en 60 dagen vooruit
- Een item dat als beschikbaar of vrij staat, blokkeert geen enkel tijdslot
- Het lezen gebeurt met de toestemming die je geeft, en je trekt ze in wanneer je wil
Om de vijftien minuten, en iemand die meekijkt
De leesbeurt komt om de vijftien minuten terug. Dat is niet onmiddellijk, en dat zeggen is beter dan het verzwijgen: tussen twee beurten heeft een item dat je met de hand in Google Agenda zet zijn tijdslot nog niet gesloten. In de praktijk blijft een boeking binnen dat kwartier zeldzaam, en je ziet ze in je agenda zoals de andere. Belangrijker is wat er gebeurt als de koppeling stilvalt. Een bewaking kijkt naar de VERSHEID van de gegevens, niet naar de status van de verbinding: valt de spiegel van je agenda stil, dan vertrekt de waarschuwing, ook al staat elders alles op groen.
- Een beurt om de vijftien minuten, in beide richtingen
- De waarschuwing komt van gegevens die verouderen, niet van een status
- Een mislukte beurt sluit de toestemming niet af: de volgende hervat
- Het schrijven in je agenda kan nooit een boeking tegenhouden
Kiezen welke agenda's je uren sluiten
Veel mensen hebben meerdere agenda's in hetzelfde Google-account: de professionele, de familiale, de verjaardagen, de schoolkalender. Ze allemaal laten blokkeren zou onzinnig zijn. Je vinkt dus aan welke meetellen, en alleen die halen tijdsloten weg. Een niet-aangevinkte agenda blijft bij jou zichtbaar en sluit gewoon geen uren meer. Bij Microsoft gaat de koppeling over de agenda van het account: die blokkeert, en daarin worden de boekingen geschreven.
- Bij Google vink je aan welke agenda's moeten blokkeren
- Een niet-aangevinkte agenda blijft bij jou, hij sluit geen uren meer
- Bij Microsoft gaat de koppeling over de agenda van het account
- Je verandert die keuze wanneer je wil, zonder een boeking te verliezen
Als Google of Microsoft niet antwoordt
Dat gebeurt, en het is jouw probleem niet. Het schrijven in je agenda gebeurt naar best vermogen: weigert de API van Google of Microsoft, dan wordt de boeking toch bewaard, krijgt je klant zijn bevestiging en zijn herinnering, en valt er niets stil. Een mislukte leesbeurt trekt de toestemming evenmin in: de status gaat op fout, de volgende beurt hervat, en de bewaking verwittigt je als de stilte aanhoudt. Een panne bij een reus mag jouw boekingsagenda niet sluiten.
- Een boeking lukt ook als de externe agenda onbereikbaar is
- De bevestiging en de herinneringen vertrekken gewoon
- Een koppelingsfout trekt de verbinding niet in
- De waarschuwing vertrekt zodra de gegevens stilvallen
Je planning op je telefoon, zonder Let's Meet te openen
Naast de koppeling is er een privélink die je Let's Meet-afspraken toont in elke agenda die een iCal-feed leest: Apple Calendar, Google Agenda, Outlook. Hij is alleen-lezen en schrijft zelf niets. Het is de eenvoudigste manier om je dag op het vergrendelscherm van je telefoon te zien, zonder aanmelden en zonder app te installeren. Je kan die link altijd vernieuwen: de oude antwoordt dan niet meer.
- Een privélink om in Apple Calendar, Google Agenda of Outlook te plakken
- Alleen-lezen: hij toont, hij wijzigt niets
- Geen aanmelding, geen app om te installeren
- De link vernieuwt, en de oude antwoordt meteen niet meer
"Ik heb al Google Agenda, waarom zou ik er een boekingssysteem bij nemen?"
Omdat Google Agenda geen nee kan zeggen. Hij toont je afspraken, maar kent je openingsuren niet, noch de duur van je diensten, noch de tijd die je tussen twee klanten nodig hebt, noch een voorschot, noch een herinnering. Wie wil boeken moet je schrijven, en jij moet antwoorden. Precies dat werk neemt de boekingspagina over, en je agenda blijft centraal staan: hij bepaalt nog altijd welke uren vrij zijn, en hij ontvangt alles wat geboekt wordt. Je voegt geen tweede agenda toe, je voegt de voordeur toe die de jouwe niet had.
FAQ
- Zien mijn klanten de inhoud van mijn agenda?
- Nee, nooit. Je klanten zien vrije en bezette uren, meer niet. De titel van je items dient alleen om ze in je eigen dashboard te tonen, hij verschijnt nergens op je boekingspagina. Een persoonlijke afspraak sluit een tijdslot zonder te zeggen waarom.
- Hoelang duurt het voor een handmatig item een tijdslot blokkeert?
- Hoogstens vijftien minuten. Je agenda wordt op dat ritme opnieuw gelezen. Ondertussen blijft het tijdslot aangeboden: dat is het enige moment waarop een boeking kan vallen op een uur dat je net elders hebt ingenomen. Weet je vooraf dat je bezet bent, dan zet je de blokkering het best rechtstreeks in Let's Meet, die er meteen rekening mee houdt.
- Hoeveel agenda's mag ik koppelen per abonnement?
- Eén gekoppelde agenda bij Starter, tot vijf bij Pro, zoveel als nodig bij Studio en Business. Het gaat om het aantal Google- of Microsoft-accounts dat je koppelt. Binnen hetzelfde Google-account meerdere van je agenda's laten blokkeren kost niets extra.
- Kan ik Google en Outlook tegelijk koppelen?
- Ja, als je abonnement meer dan één agenda toelaat. Beide worden gelezen en blokkeren je tijdsloten. De boekingen zelf worden in één agenda geschreven, de bestemmingsagenda: staan beide gekoppeld, dan krijgt Google voorrang, zodat je afspraken niet dubbel komen te staan.
- Wat gebeurt er als ik mijn agenda ontkoppel?
- De tijdsloten die die agenda sloot komen weer vrij, en nieuwe boekingen worden er niet meer in geschreven. De afspraken die al in je agenda staan blijven staan: bij jou wordt niets gewist. Je boekingen blijven ook waar ze zijn, in Let's Meet.
- Kan Let's Meet mijn persoonlijke items wijzigen of wissen?
- Hij raakt alleen aan de items die hij zelf heeft aangemaakt, dus je boekingen. Een afspraak die je zelf hebt ingevoerd wordt nooit gewijzigd of gewist. De koppeling vraagt schrijfrecht omdat ze JOUW boekingen moet plaatsen, verplaatsen en weghalen, niet om aan de rest te komen.
- En als ik mijn afspraken alleen wil zien, zonder te koppelen?
- Gebruik dan de privélink die alleen leest. Je plakt hem in Apple Calendar, Google Agenda of Outlook, en je Let's Meet-afspraken verschijnen in je gewone agenda. Er wordt geen toestemming aan Google of Microsoft gevraagd, maar in die richting sluit je agenda je tijdsloten niet: hij toont ze alleen.
- Worden mijn agendagegevens ergens bewaard?
- Wat bewaard wordt, is het uur en de titel van de items binnen het nuttige venster, op servers in de Europese Unie. Dat is het strikte minimum om te weten welke uren bezet zijn en om ze in je dashboard te tonen. Ontkoppel je de agenda, dan verdwijnt die kopie. Je toestemmingen bij Google en Microsoft trek je ook in vanuit je account bij hen.
Koppel je agenda en zie je tijdsloten bewegen
De proefperiode duurt 7 dagen, zonder bankkaart, op een demoaccount dat al gevuld is. Je koppelt je Google Agenda of je Outlook, je zet er een persoonlijke afspraak in, en je ziet het tijdslot dichtgaan op je boekingspagina. Abonnementen van 5 tot 50 EUR per maand, jaarlijks gefactureerd, exclusief btw, zonder commissie op je afspraken.
De prestaties, klanten en afspraken van jouw vak staan er al in. Je speelt er 7 dagen mee, zonder bankkaart en zonder verbintenis.