Je leerlingen boeken zelf hun plaats, jij houdt het rooster in handen.
Een groepsles beheer je anders dan een individuele afspraak. Er is een aantal plaatsen, een uur dat elke week terugkomt, mensen die de avond ervoor afzeggen en anderen die op een plek staan te wachten. Let's Meet is Belgische boekingssoftware, gemaakt door Let's Be Geek in Brussel. Je zet je lesrooster één keer klaar, je bepaalt het aantal plaatsen en de annulatietermijn, en je leerlingen boeken zelf via je boekingspagina of rechtstreeks op je website. Beurtenkaarten tellen vanzelf af. Zeven dagen proberen, zonder kaartnummer.
- Beperkt aantal plaatsen per les, geen dubbele boeking mogelijk
- Wachtlijst die automatisch verwittigt zodra er een plek vrijkomt
- Beurtenkaarten en prepaid pakketten die vanzelf aftellen
Demoaccount al ingevuld met de diensten van jouw beroep. Geen bankkaart nodig.
Je vast lesrooster, één keer ingesteld
Je maakt een groepsles aan met haar uren: maandag 18u, woensdag 12u30, zaterdag 10u. Dat rooster herhaalt zich zonder dat je er nog naar omkijkt. Je verlof, je feestdagen en je uitzonderingen zet je op dezelfde plek, en de betrokken lessen verdwijnen meteen uit de boekingspagina. Eén les kan meerdere roosters volgen, bijvoorbeeld een winterritme en een zomerritme, of twee zalen met andere uren. Je kan een les ook beperken tot bepaalde dagen, een minimumtermijn instellen voor iemand boekt en een maximale horizon, zodat december niet al in maart openstaat.
- Terugkerende uren, uitzonderingen en verlof op één plek
- Meerdere roosters voor dezelfde les
- Minimumtermijn vooraf en maximale boekingshorizon
Beperkte plaatsen, en nooit twee keer dezelfde
Elke les heeft haar aantal plaatsen. De teller zakt bij elke boeking en de les sluit vanzelf zodra ze vol zit. De vrije plaatsen worden niet in de browser van je leerling berekend, ze worden telkens opnieuw in de databank berekend, met een slot dat verhindert dat twee mensen op hetzelfde moment de laatste plek nemen. Je kan ook marges instellen voor en na een les, om te verluchten of het materiaal terug te leggen, en een maximum aantal boekingen per dag. Matjes tellen op de ochtend van de les hoeft niet meer.
- Aantal plaatsen per les, teller die altijd klopt
- Slot tegen dubbele boekingen, aan de serverkant
- Marges voor en na de les, plafond per dag
De wachtlijst verwittigt in jouw plaats
Zit een les vol, dan schrijft je leerling zich in op de wachtlijst in plaats van weg te klikken. Zegt er iemand af, dan komt die plek automatisch opnieuw vrij en krijgen de wachtenden een bericht. Een annulatie om 18u47 zet de plek om 18u47 terug online, niet pas op het volgende ronde uur, want net dan is die plek nog iets waard. Jij hoeft niets te doen: geen bericht in de WhatsApp-groep, geen telefoontjes om een vervanger te zoeken. De les vult zich terwijl jij de vorige les geeft.
- Inschrijven op de wachtlijst zodra een les vol zit
- Automatisch bericht bij een vrijgekomen plaats
- De plek komt meteen terug online, ook buiten het ronde uur
Beurtenkaarten, pakketten en abonnementen
Je verkoopt een tienbeurtenkaart, een proefpakket of een abonnement, en je leerling betaalt online met kaart of Bancontact, via Stripe of SumUp. Daarna telt het systeem zelf af: elke boeking haalt één beurt van het saldo, je leerling ziet in zijn klantenruimte wat er nog overblijft, en jij ziet het ook. Cadeaubonnen verkoop je op dezelfde manier online: ze vertrekken als pdf per e-mail en worden bij de boeking afgetrokken, les per les als je dat zo wil. Let's Meet neemt geen enkele commissie op wat je int.
- Beurtenkaarten en prepaid pakketten die vanzelf aftellen
- Betalen via Stripe of SumUp, Bancontact inbegrepen
- Geen commissie van Let's Meet op je inkomsten
Zelf annuleren, binnen de termijn die jij bepaalt
Jij bepaalt tot wanneer een leerling zelf mag annuleren: 24 uur, 12 uur, 2 uur. Daarna werkt de knop niet meer en moet die je persoonlijk contacteren. Dat scheelt een hoop heen en weer, en het maakt de plek vroeg genoeg vrij zodat de wachtlijst nog iets kan doen. Voor wie niet komt opdagen, vraag je een voorschot bij de boeking. In België mag je een gemiste les niet volledig aanrekenen, alleen een redelijke vergoeding, en je leerling moet die regel gekend hebben voor hij boekte. Zet ze dus in je voorwaarden.
- Vrije annulatietermijn, per les instelbaar
- Voorschot bij de boeking tegen no-shows
- Regel zichtbaar voor het boeken, zoals de Belgische wet vraagt
Je rooster op je eigen site, en herinneringen zonder werk
Het rooster van je groepslessen zet je rechtstreeks in je website: als iframe, als module om te plakken of via de React SDK als je site op maat gebouwd is. Je leerlingen zien de lessen van de week en boeken zonder je pagina te verlaten. Daarna loopt alles vanzelf: bevestiging, herinnering de dag ervoor via WhatsApp of e-mail, en een vraag om een review na de les. Heeft iemand geen WhatsApp, dan vertrekt het bericht als sms of e-mail. De quota gaan van 75 herinneringen per maand bij Pro tot 350 bij Business.
- Lesrooster in te sluiten als iframe, module of React
- Bevestiging, herinnering en reviewvraag automatisch
- Nederlands, Frans en Engels, gegevens in de Europese Unie
Nee, Let's Meet brengt je geen nieuwe leerlingen
Dat is de eerste vraag die we krijgen, dus we antwoorden meteen eerlijk. Let's Meet is geen marktplaats. Niemand zoekt een yogales op letsmeet.letsbegeek.com. Je boekingspagina bedient de mensen die je al kennen: wie je volgt op Instagram, wie op je website belandt, wie door een vriendin gestuurd is. Net daarom blijft de prijs een vast abonnement van 5 tot 50 euro per maand, zonder commissie op je inkomsten. Platformen die nieuwe leerlingen beloven, laten zich betalen in procenten op elke les, ook op de leerlingen die al van jou waren. Hier kost een leerling die drie jaar lang elke week komt, het derde jaar geen euro meer dan de eerste dag.
FAQ
- Hoe beperk ik het aantal plaatsen per les?
- Je maakt een les aan van het type groepsles en je vult het aantal plaatsen in. Elke les in je rooster neemt dat aantal over. De teller zakt bij elke bevestigde boeking en de les sluit automatisch zodra ze vol zit. De vrije plaatsen worden telkens opnieuw in de databank berekend, niet in de browser van je leerling, met een slot dat verhindert dat twee mensen op hetzelfde moment de laatste plek nemen. Je hoeft dus nooit een overboeking recht te trekken.
- Hoe werkt de wachtlijst als er iemand afzegt?
- Zodra een les vol zit, kunnen je leerlingen zich op een wachtlijst inschrijven in plaats van af te haken. Komt er een plek vrij, bijvoorbeeld door een annulatie, dan gaat die plek automatisch terug online en krijgen de wachtenden een bericht. Dat gebeurt onmiddellijk: valt de annulatie om 18u47 voor een les van 19u, dan is de plek om 18u47 opnieuw boekbaar, niet pas op het volgende ronde uur. Jij hoeft geen bericht te schrijven en niemand op te bellen.
- Kan ik beurtenkaarten en abonnementen online verkopen?
- Ja. Let's Meet beheert prepaid pakketten en beurtenkaarten, abonnementen, promocodes en een getrouwheidsprogramma. Je leerling betaalt online via Stripe of SumUp, Bancontact inbegrepen. Bij elke boeking wordt er automatisch één beurt van het saldo gehaald, zonder dat jij iets moet doen, en je leerling ziet zijn resterend saldo in zijn klantenruimte. Cadeaubonnen werken op dezelfde manier: online verkocht, per e-mail als pdf verstuurd, bij de boeking afgetrokken, en je kiest les per les welke ze aanvaarden. Let's Meet neemt geen commissie op die verkopen.
- Een leerling komt niet opdagen zonder te annuleren: mag ik de les aanrekenen?
- Niet de volledige les. In het Belgisch recht mag je voor een gemiste prestatie alleen een redelijke vergoeding vragen, en je leerling moet die regel gekend hebben voor hij boekte. In de praktijk: zet je annulatieregel in de voorwaarden die op je boekingspagina staan, leg een duidelijke annulatietermijn vast, en vraag een voorschot bij de boeking. Dat voorschot, geïnd via Stripe of SumUp, blijft de eenvoudigste manier om een plek te dekken die bezet was en nooit is vrijgekomen. Werk je met beurtenkaarten, zeg dan op voorhand wat er bij een no-show gebeurt.
- Kan ik mijn lesrooster op mijn eigen website tonen?
- Ja. Het rooster van je groepslessen sluit je rechtstreeks in je site in, als iframe, als Web Component of via de React SDK. Je leerlingen zien de lessen en boeken zonder je pagina te verlaten. Je kan ook gewoon een knop plaatsen die je boekingspagina opent. Die publieke pagina bestaat sowieso, op letsmeet.letsbegeek.com gevolgd door je naam, met 9 thema's, 6 lay-outs en verschillende manieren om je uren te tonen. Ze is dus ook nuttig als je nog geen website hebt.
- Kan ik meerdere lesgevers of twee lessen tegelijk beheren?
- Let's Meet werkt met meerdere agenda's, meerdere locaties en teamrollen: een receptioniste of een personeelslid kan in jouw plaats een leerling inboeken. Maar een agenda staat voor een persoon, niet voor een zaal. Twee lessen die op hetzelfde moment lopen, vragen dus twee aparte agenda's. Parallelle reserveerbare ruimtes op één agenda bestaan niet: lijkt je situatie op vier plekken die tegelijk bezet zijn onder één account, dan is Let's Meet niet de juiste tool. Eén les met twintig plaatsen blijft daarentegen één les, en dat is precies waarvoor het gemaakt is.
- Kan ik mijn ledenbestand en mijn geschiedenis meenemen?
- De import bestaat: met het pakket Studio importeer je je klantenbestand en de geschiedenis van je afspraken via CSV, zodat je niet van nul begint als je van tool verandert. Elke fiche bewaart de geschiedenis van de lessen, het totaal uitgegeven bedrag, je notities en je labels, met labeling in bulk. Eén punt om te weten voor je beslist: een export van je klantenbestand bestaat vandaag niet. De export van je afspraken bestaat wel. Heb je die klantenexport echt nodig, zeg het ons dan voor je je engageert.
- Wat kost het, en nemen jullie commissie op de betalingen?
- De pakketten gaan van 5 euro per maand voor Starter naar 15 voor Pro, 30 voor Studio en 50 voor Business, exclusief btw, jaarlijks gefactureerd. Let's Meet neemt geen enkele commissie op wat je int: de betalingen lopen via je eigen Stripe of SumUp account, met hun gebruikelijke transactiekosten. Wat vooral verschilt tussen de pakketten is het quotum WhatsApp-herinneringen, 75 per maand bij Pro, 150 bij Studio, 350 bij Business, de CSV-import bij Studio en de rapporten bij Business. De proefperiode duurt 7 dagen en vraagt geen kaartnummer.
Probeer het op een studio die al gevuld is
Open een demoaccount dat al klaarstaat met groepslessen, beperkte plaatsen en beurtenkaarten. Je boekt zelf een les zoals een leerling, je verandert het aantal plaatsen, je annuleert een inschrijving om de wachtlijst te zien vertrekken. Zeven dagen, zonder kaartnummer, zonder verbintenis.
Demoaccount al ingevuld met de diensten van jouw beroep. Geen bankkaart nodig.