Vos créneaux EMS se remplissent tout seuls, avec le bon nombre de places à chaque fois

FAQ

J'ai quatre machines EMS. Est-ce que Let's Meet peut réserver un poste par personne ?

Non, et il vaut mieux le savoir avant. Let's Meet compte des places sur un créneau commun, il ne gère pas des postes réservables séparément en parallèle. Concrètement, une séance à 18h00 avec quatre places fonctionne très bien. Une personne qui démarrerait à 18h10 sur la machine 3 pendant qu'une autre est en cours depuis 18h00, ce n'est pas couvert. Si votre studio tourne avec des départs successifs et un nombre de places par départ, vous êtes dans le bon outil. Si chaque poste doit vivre comme une ressource indépendante, posez la question avant de vous abonner.

Une séance dure 20 minutes. Comment j'évite les trous et les débordements ?

Vous fixez la durée exacte de la prestation, puis une marge avant et une marge après. Cette marge sert au briefing, à l'enfilage de la combinaison et à la désinfection, et elle n'apparaît jamais comme du temps réservable côté client. Vous pouvez aussi imposer un délai minimum de réservation, pour ne pas voir tomber une séance quinze minutes avant, et un plafond de séances par jour. Le moteur recalcule les créneaux disponibles à chaque changement, y compris quand vous ajoutez un jour de fermeture ou un congé.

Est-ce que je peux faire payer la séance d'essai ou demander un acompte ?

Oui. Le paiement passe par Stripe ou SumUp, Bancontact compris, et vous décidez prestation par prestation : essai gratuit sans paiement, essai payant, ou acompte sur une séance normale. Let's Meet ne prélève aucune commission sur ces encaissements, l'argent arrive sur votre compte via votre prestataire de paiement, qui applique ses propres frais. Vous pouvez très bien laisser l'essai gratuit et ne demander un acompte qu'à partir de la deuxième réservation, ou seulement sur les créneaux du soir.

Un client ne vient pas. Est-ce que je peux lui facturer la séance ?

Pas la totalité. En droit belge, une séance qui n'a pas eu lieu ne peut pas être facturée comme une séance réalisée. Vous pouvez réclamer une indemnité raisonnable pour le créneau immobilisé, et uniquement si la personne a été informée de cette règle avant de réserver. En pratique : écrivez votre règle d'annulation en clair sur votre page de réservation, laissez tourner les rappels automatiques, et utilisez l'acompte pour les nouveaux clients. Pour le montant exact et la clause, demandez à votre comptable ou à un juriste.

Est-ce que Let's Meet prélève mes abonnements mensuels ?

Non. Let's Meet n'est pas un logiciel de domiciliation : il ne débite pas vos membres chaque mois, il ne fait ni votre facturation, ni votre TVA, ni votre caisse. Ce qu'il gère, ce sont les cartes de séances, les packs et le paiement au moment de la réservation. Si vous vendez des abonnements mensuels par domiciliation, gardez votre système actuel pour l'encaissement et utilisez Let's Meet pour le planning, les places et les rappels. La carte de dix séances vendue en ligne est le format qui colle le mieux à l'outil.

Je note l'intensité et les réglages de chaque client. Je peux le faire dans Let's Meet ?

En partie seulement. La fiche client contient l'historique des séances, le total dépensé, des notes libres et des étiquettes. C'est suffisant pour retenir un objectif, une contre-indication ou une préférence de programme. Ce n'est pas un dossier de suivi : il n'y a pas de note de séance structurée, pas de mesures, pas de dossier patient, pas de lien INAMI ni d'attestation de soins. Si vous tenez un vrai carnet de progression, gardez l'outil que vous utilisez pour ça et servez-vous de Let's Meet pour le planning.

Est-ce que je peux mettre mon planning sur mon site et dans mon agenda Google ?

Oui, aux deux. Côté site : un bouton, une iframe, un Web Component ou le SDK React, et le planning des cours collectifs est lui aussi intégrable, donc vos créneaux de la semaine s'affichent directement sur votre page. Vous avez également une page publique prête à l'emploi sur letsmeet.letsbegeek.com/votre-studio, avec neuf thèmes et six mises en page. Côté agenda : la synchronisation avec Google Agenda et Outlook fonctionne dans les deux sens, donc un rendez-vous personnel bloque le créneau côté réservation.

J'ai déjà un fichier clients. Je peux l'importer, et le récupérer si je pars ?

L'import se fait par fichier CSV et reprend vos clients ainsi que l'historique de leurs rendez-vous, à partir du forfait Studio. Vous ne repartez donc pas d'une page blanche. Dans l'autre sens, soyez au courant avant de vous décider : l'export des rendez-vous existe, mais l'export du fichier clients n'existe pas dans l'application aujourd'hui. Si ce point est bloquant pour vous, posez la question avant de vous abonner plutôt qu'après.