Votre agenda de cours tient tout seul, même la semaine où trois élèves reportent

FAQ

Mes élèves ont le même créneau chaque semaine. Est-ce que ça marche ?

Oui, mais chaque séance reste un rendez-vous distinct dans l'agenda. Deux façons de faire. Soit vous posez vous-même les séances du trimestre depuis votre tableau de bord, au nom de l'élève. Soit l'élève achète une carte de dix ou vingt séances et réserve ses heures lui-même, le solde se décomptant à chaque cours. Les séances se posent une par une, il n'y a pas de réservation qui se répète toute seule pendant douze semaines. En échange, un report ne casse jamais une série entière : il ne touche qu'une seule date.

Un élève annule la veille. Le créneau est perdu ?

Non. Dès l'annulation, l'heure repart automatiquement en vente sur votre page de réservation, à la minute où elle se libère et pas seulement au début de l'heure suivante. Si quelqu'un s'est inscrit sur la liste d'attente pour ce moment-là, il reçoit une relance automatique. Vous décidez du délai au-delà duquel un élève ne peut plus annuler seul, vingt-quatre ou quarante-huit heures par exemple. Passé ce délai, il vous contacte et c'est vous qui tranchez, avec ou sans retenue selon les conditions affichées sur votre page.

Puis-je encaisser le trimestre d'avance ?

Oui, avec les packs et les cartes de séances. Vous créez une carte de dix ou vingt cours, l'élève la paie en une fois en ligne, par Bancontact ou par carte, via Stripe ou SumUp. Chaque réservation décompte une séance. Vous pouvez aussi demander un simple acompte au moment de réserver si vous préférez ne pas tout encaisser d'un coup. L'argent va directement sur votre compte marchand. Let's Meet ne prend aucune commission sur vos encaissements : vous ne payez que l'abonnement, de 5 à 50 euros par mois hors TVA selon le forfait.

Ai-je le droit de facturer un cours manqué en Belgique ?

Pas l'intégralité du cours. Le droit belge permet de réclamer une indemnité raisonnable en cas d'annulation tardive, pas le prix entier d'une prestation qui n'a pas eu lieu. Deuxième condition : l'élève doit avoir connu cette règle avant de réserver. Affichez donc vos conditions sur la page de réservation, avec le délai et le montant retenu. La protection la plus simple reste le paiement à l'avance : une carte de séances déjà payée vous évite de réclamer quoi que ce soit après coup. Pour un cas précis, demandez à votre comptable ou à votre organisation d'indépendants.

Je donne piano et solfège, chez moi et à l'académie. Un seul compte suffit ?

Oui, tant que c'est vous qui donnez tous les cours. Vous créez une prestation par cours, avec sa durée, son prix, ses jours autorisés et son propre planning : solfège le mercredi, piano le lundi et le jeudi. Le multi-lieux sépare votre domicile de l'autre adresse, avec des horaires différents. Une limite à connaître : un compte correspond à une seule personne qui donne cours au même moment. Si vous êtes deux professeurs à travailler en parallèle sur des créneaux simultanés, il faut deux comptes.

Mes élèves ou leurs parents doivent-ils créer un compte ?

Non, pas pour réserver. On remplit le formulaire, on reçoit une confirmation par email, et c'est fait. Il existe un espace client pour ceux qui le veulent : la connexion se fait par numéro de téléphone et code reçu, sans mot de passe à retenir. Un parent y retrouve les cours à venir et l'historique, ce qui est pratique quand il gère les leçons de deux enfants. Rien n'oblige un élève à passer par là. Et il n'y a pas d'application à installer : le site fonctionne sur téléphone comme sur ordinateur.

Est-ce que Let's Meet fait mes factures et ma TVA ?

Non, et il vaut mieux le dire tout de suite. Let's Meet gère la réservation, l'encaissement en ligne, les rappels, les avis et le fichier élèves. Ce n'est pas un logiciel de facturation ni une caisse : pas de facture client, pas de déclaration TVA, pas de gestion de stock. Vous voyez votre chiffre d'affaires et vos absences dans un tableau de bord, et l'export des rendez-vous aide votre comptable. Pour les factures, gardez l'outil que vous utilisez déjà. Il n'y a pas non plus de dossier élève au sens médical ni de note de séance structurée.

J'ai mes élèves dans un fichier Excel. Je peux les importer ?

Oui, avec le forfait Studio. L'import CSV reprend votre fichier clients et, si vous l'avez, l'historique des rendez-vous. Chaque élève garde ses coordonnées, ses notes et ses étiquettes, par exemple guitare, débutant ou académie, et vous pouvez étiqueter en masse après l'import. Un point à connaître avant de vous lancer : l'export du fichier clients n'existe pas dans l'autre sens. Seul l'export des rendez-vous est possible. Si la portabilité de votre fichier compte pour vous, posez la question avant de commencer plutôt qu'après.