Un agenda de prise de rendez-vous pour votre cabinet de logopédie, à côté de votre logiciel de soins.
Vous travaillez sur prescription, avec un bilan, un accord de la mutuelle et des séances hebdomadaires qui courent sur toute l'année scolaire. Votre logiciel métier gère déjà le dossier, les attestations et la nomenclature. Let's Meet ne touche à rien de tout cela. C'est un agenda de prise de rendez-vous en ligne qui vit à côté de votre outil de soins : les parents réservent et déplacent leurs créneaux eux-mêmes, ils reçoivent un rappel avant chaque séance, et vos ateliers ou vos bilans privés se remplissent sans coup de téléphone.
- Les parents réservent et déplacent les séances en ligne, vous ne rappelez plus personne.
- Un rappel automatique par e-mail ou WhatsApp avant chaque séance, pour limiter les absences.
- Ni dossier patient, ni attestation, ni INAMI : Let's Meet vit à côté de votre logiciel métier.
Compte de démonstration déjà rempli avec les prestations de votre métier. Aucune carte bancaire.
Ce que Let's Meet ne fait pas, et autant le dire avant le reste
Let's Meet est un agenda de prise de rendez-vous, rien d'autre. Il ne tient pas de dossier logopédique, il ne produit pas de note de séance structurée, il ne génère aucune attestation de soins, il n'a aucun lien avec l'INAMI et il ne gère pas le tiers payant. Il ne facture pas le patient et ne remplace pas votre logiciel de gestion. Vous continuez à travailler avec l'outil métier que vous avez déjà : Let's Meet s'occupe uniquement de la porte d'entrée de votre cabinet, c'est-à-dire du moment où une famille cherche une place dans votre horaire.
- Pas de dossier patient, pas de note de séance, pas de bilan stocké dans l'application.
- Pas d'attestation, pas d'eAttest, pas de tiers payant, aucun lien avec l'INAMI.
- Pas de pièce jointe dans le formulaire de réservation et pas d'export du fichier clients.
- Pas de place de marché : Let's Meet ne vous apporte aucun patient, il organise ceux que vous avez déjà.
Il existe des agendas gratuits, et parfois c'est la bonne réponse
En Belgique, un logopède conventionné a accès à des outils d'agenda gratuits, souvent liés à son logiciel métier ou à sa mutualité. Si votre activité est entièrement conventionnée, si vos patients vous appellent et si votre horaire tourne sans trou, payer un agenda supplémentaire n'a pas de sens, et nous préférons vous le dire tout de suite. Let's Meet devient utile quand une partie de votre activité sort de ce cadre : guidance parentale, ateliers, bilans privés, séances non remboursées, groupes, ou simplement quand vous voulez une page publique à votre nom que les parents utilisent sans passer par vous.
- Activité entièrement conventionnée et horaire complet : restez sur votre outil gratuit.
- Activité mixte, prestations non remboursées, ateliers : c'est là que Let's Meet sert.
- Vous pouvez combiner les deux, la synchronisation dans les deux sens avec Google Agenda et Outlook évite le double booking.
Les créneaux hebdomadaires, posés une fois et visibles par les parents
Une prise en charge logopédique, c'est souvent le même jour à la même heure pendant toute l'année scolaire. Dans Let's Meet, vous décrivez vos horaires, vos lieux, la marge entre deux séances, le délai minimum avant une réservation et le nombre maximum de rendez-vous par jour. Le moteur recalcule les disponibilités à chaque fois, donc un parent ne voit jamais un créneau que vous ne voulez pas donner. Vous pouvez tenir plusieurs plannings pour une même prestation, par exemple le cabinet le lundi et l'école le jeudi, avec des règles différentes pour chacun.
- Heures, congés, marges, délais et plafond par jour recalculés à chaque affichage.
- Plusieurs plannings et plusieurs lieux pour une même prestation.
- Un formulaire propre à chaque prestation, pour poser vos questions d'admission.
- Synchronisation dans les deux sens avec Google Agenda et Outlook.
Les reports, les annulations et les familles qui oublient
C'est le vrai coût d'une pratique hebdomadaire : une famille qui annule le matin même, un enfant malade, une heure perdue. Let's Meet envoie un rappel automatique avant chaque séance, par e-mail ou par WhatsApp, au parent qui a réservé. Quand une séance saute, la place se libère et la liste d'attente vous permet de proposer le créneau à quelqu'un d'autre. Pour les prestations non remboursées, vous pouvez demander un acompte à la réservation via Stripe, ce qui change nettement le comportement des rendez-vous pris pour voir.
- Rappel automatique par e-mail ou WhatsApp avant la séance.
- Liste d'attente pour recaser un créneau libéré.
- Acompte à la réservation par Stripe uniquement, SumUp ne sait pas pré-autoriser une carte.
- Espace client par téléphone et code : le parent déplace lui-même son rendez-vous.
Ateliers de groupe, guidance parentale et activité non conventionnée
C'est la partie où un agenda de réservation apporte vraiment quelque chose. Un atelier de langage pour six enfants, un groupe de guidance parentale, une soirée d'information pour des enseignants, un bilan privé : ce sont des prestations que votre logiciel de soins ne sait pas vendre. Dans Let's Meet, vous créez un cours collectif avec un nombre de places, vous encaissez en ligne par Stripe ou SumUp avec Bancontact, sans commission, et le planning de vos cours s'intègre directement dans votre site. Les packs et les cartes de séances servent aux cycles de plusieurs ateliers.
- Cours collectifs avec places limitées, inscription et paiement en ligne.
- Paiement Stripe ou SumUp avec Bancontact, aucune commission prélevée par Let's Meet.
- Packs et cartes de séances pour les cycles d'ateliers.
- Planning des cours collectifs intégrable en iframe sur votre site.
Une page à votre nom, en français ou en néerlandais, hébergée en Europe
Votre page de réservation porte votre nom, vos couleurs, vos prestations et vos textes. Vous la partagez par un lien ou vous collez un bouton sur votre site existant. L'interface existe en français, en néerlandais et en anglais, ce qui compte pour un cabinet bruxellois ou en périphérie. Les fiches clients gardent l'historique des rendez-vous et vos étiquettes, et le forfait Studio permet d'importer vos clients et vos rendez-vous par CSV si vous arrivez d'un autre outil. Les données sont hébergées dans l'Union européenne, chez un éditeur belge établi à Bruxelles.
- Page publique à votre nom, ou bouton et module à coller sur votre site.
- Interface en français, néerlandais et anglais.
- Fiches clients avec historique et étiquettes, import CSV en forfait Studio.
- Hébergement dans l'Union européenne, éditeur belge basé à Bruxelles.
Je ne vais pas mettre un deuxième logiciel dans mon cabinet
C'est l'objection la plus légitime, et elle est souvent juste. Si tout passe déjà par votre logiciel métier et que votre agenda est plein, n'ajoutez rien. Let's Meet n'est pas une couche de plus sur le dossier : il ne touche jamais au contenu clinique, il ne duplique pas vos données de soins et il ne vous demande rien à saisir sur le patient. Il fait une seule chose, la prise de rendez-vous, et il se synchronise avec Google Agenda ou Outlook pour que vous gardiez un seul calendrier sous les yeux. L'essai dure sept jours, sans carte, sur un compte de démonstration déjà rempli. Si au bout d'une semaine vous ne voyez pas les coups de téléphone que ça vous enlève, la réponse est non, et c'est une réponse valable.
FAQ
- Est-ce que Let's Meet remplace mon logiciel de dossiers logopédiques ?
- Non, et ce n'est pas son rôle. Let's Meet ne contient ni dossier patient, ni note de séance, ni bilan. Vous gardez votre logiciel métier pour tout ce qui est clinique et administratif, et Let's Meet ne s'occupe que de la prise de rendez-vous et des rappels.
- Puis-je faire mes attestations, le tiers payant ou l'INAMI avec Let's Meet ?
- Non. Il n'y a ni attestation de soins, ni eAttest, ni tiers payant, ni aucun lien avec l'INAMI, et Let's Meet ne facture pas le patient. Les paiements en ligne servent aux prestations que vous vendez directement, par exemple un atelier, un bilan privé ou une séance de guidance parentale.
- Je suis conventionnée et j'utilise déjà un agenda gratuit. Ai-je un intérêt à changer ?
- Peut-être pas, et nous le disons franchement. Si toute votre activité est conventionnée et que votre horaire est complet, restez sur votre outil actuel. Let's Meet prend son sens quand vous avez une activité non remboursée à côté, des ateliers de groupe, des bilans privés, ou quand vous voulez arrêter de gérer vos rendez-vous par téléphone.
- Comment gérer la prescription et l'accord de la mutuelle avant une première séance ?
- Vous pouvez ajouter vos propres questions au formulaire de réservation, prestation par prestation, par exemple pour savoir si la prescription est déjà en main et de quel médecin elle vient. En revanche, il n'y a pas de pièce jointe dans le formulaire : les documents continuent à passer par votre canal habituel, et il vaut mieux ne pas y faire écrire d'informations médicales détaillées.
- Puis-je poser le même créneau chaque semaine pour toute l'année scolaire ?
- Let's Meet ne duplique pas automatiquement un rendez-vous toutes les semaines. Deux approches fonctionnent : le parent réserve plusieurs séances d'avance sur votre page, éventuellement avec une carte de séances, ou vous posez le rendez-vous récurrent dans votre Google Agenda ou votre Outlook synchronisé, et le créneau devient alors indisponible pour les autres.
- Comment gérer les congés scolaires et mes propres absences ?
- Vous encodez vos congés dans Let's Meet et le moteur de créneaux les retire des disponibilités, sans que vous ayez à fermer prestation par prestation. La synchronisation dans les deux sens avec Google Agenda et Outlook fait le reste : ce qui est occupé dans votre calendrier ne se réserve pas.
- Puis-je demander un acompte pour limiter les annulations de dernière minute ?
- Oui, sur les prestations que vous encaissez vous-même. L'acompte à la réservation passe uniquement par Stripe, car SumUp ne sait pas pré-autoriser une carte. Pour une séance conventionnée, l'usage est plutôt de garder le rappel automatique et la liste d'attente, qui suffisent souvent à récupérer une heure libérée.
- Combien ça coûte et faut-il une carte pour essayer ?
- Les forfaits vont de 5 à 50 euros par mois hors TVA, avec facturation à l'année possible, et l'essai de sept jours ne demande aucune carte. Les rappels consomment des crédits de messages : 375 par mois en Pro, 750 en Studio, 1750 en Business, sachant qu'un e-mail coûte 1 crédit, un WhatsApp 5 et un SMS 30.
Essayez sur un compte de démonstration déjà rempli
Sept jours d'essai, sans carte bancaire. Le compte de démonstration contient déjà des prestations, des créneaux et des rendez-vous, donc vous pouvez tester une réservation telle qu'un parent la voit, en deux minutes. Forfaits de 5 à 50 euros par mois, hors TVA, facturables à l'année. Et si votre pratique est entièrement conventionnée et que votre agenda tourne, nous vous dirons nous-mêmes de rester sur votre outil actuel.
Compte de démonstration déjà rempli avec les prestations de votre métier. Aucune carte bancaire.