Vos patients réservent leur séance en ligne, votre logiciel de soins reste le vôtre.
Disons-le tout de suite, cela vous évitera de lire le reste pour rien : Let's Meet n'est pas un logiciel de soins. Pas de dossier patient, pas de note de séance, pas d'attestation de soins, pas d'eAttest, pas de tiers payant, aucun lien avec l'INAMI. C'est un agenda de prise de rendez-vous en ligne, qui vit à côté de l'outil métier que vous utilisez déjà. Il s'occupe de ce que votre patient voit : réserver un créneau, recevoir un rappel, venir. Le reste de votre cabinet ne bouge pas.
- Un agenda de rendez-vous, rien de plus : pas de dossier patient, pas d'attestation, aucun lien INAMI.
- Rappels automatiques par e-mail et WhatsApp avant la séance, pour limiter les rendez-vous non honorés.
- Acompte, bons cadeaux et cartes de séances pour la partie non remboursée de votre activité.
Compte de démonstration déjà rempli avec les prestations de votre métier. Aucune carte bancaire.
Let's Meet est un agenda, pas un logiciel de soins
Autant le dire avant que vous ne perdiez du temps : Let's Meet ne fait ni dossier patient, ni note de séance structurée, ni attestation de soins, ni eAttest, ni tiers payant, ni facturation patient. Il n'a aucun lien avec l'INAMI et n'en aura pas. C'est un agenda de prise de rendez-vous en ligne, qui vit à côté de votre logiciel métier et ne le remplace pas. Vous continuez à tenir vos dossiers et vos attestations là où vous les tenez aujourd'hui. Let's Meet s'occupe uniquement de la partie visible par le patient : choisir un créneau, le confirmer, s'en souvenir.
- Aucun dossier patient, aucune note de séance structurée.
- Aucune attestation de soins, aucun eAttest, aucun tiers payant, aucun lien INAMI.
- Votre logiciel de soins reste en place, Let's Meet se branche à côté.
Il existe des agendas gratuits pour les kinés conventionnés
Deuxième honnêteté : en Belgique, un kinésithérapeute conventionné trouve des solutions d'agenda gratuites, ou déjà comprises dans son logiciel de soins. Si votre activité est entièrement conventionnée, que vos patients vous appellent, que vous n'avez ni cours collectifs ni prestations non remboursées, et que votre outil actuel propose déjà la réservation en ligne, vous n'avez sans doute pas besoin de payer pour un agenda supplémentaire. Nous préférons vous le dire ici plutôt que de vous laisser essayer sept jours pour rien. Let's Meet devient intéressant quand votre activité déborde du cadre remboursé.
- Activité entièrement conventionnée et réservation déjà incluse : restez sur votre outil.
- Ni cours collectifs, ni ateliers, ni prestations de confort : même réponse.
- Une activité à côté du remboursement : c'est là que la question se pose.
L'activité non remboursée, c'est là que ça change quelque chose
Gym du dos, pilates thérapeutique, ateliers posture, séances de groupe, drainage esthétique, bilans hors nomenclature, prestations de confort : cette partie de votre activité ressemble davantage à un studio qu'à un cabinet conventionné. Elle demande une page publique à votre nom, des inscriptions avec un nombre de places, un acompte qui tient la réservation, des cartes de séances, des bons cadeaux et une liste d'attente quand le cours est complet. Un logiciel de soins fait rarement cela. Let's Meet le fait, au forfait, sans commission sur vos encaissements.
- Cours collectifs avec places limitées, liste d'attente et inscription en ligne.
- Cartes de séances, packs et codes promo pour les cycles de plusieurs semaines.
- Bons cadeaux vendus depuis votre page et utilisables lors de la réservation.
Le patient réserve, le téléphone arrête de sonner pendant la séance
Votre page de réservation porte votre nom, vos prestations, vos durées et vos tarifs. Vous partagez le lien tel quel ou vous collez un bouton sur votre site. Les créneaux ne sont pas une grille figée : ils sont recalculés à partir de vos horaires, de vos congés, de votre marge entre deux patients, du délai minimum avant une réservation et du nombre de séances que vous acceptez par jour. Plusieurs agendas, plusieurs lieux, un formulaire différent par prestation. L'interface existe en français, en néerlandais et en anglais, ce qui aide à Bruxelles et en périphérie.
- Bouton ou module à coller sur votre site existant.
- Congés, marges, délai minimum et plafond par jour pris en compte automatiquement.
- Espace patient par numéro de téléphone et code, sans application à installer.
Les rappels et l'acompte contre les séances perdues
Une séance non honorée, c'est une demi-heure de cabinet immobilisée. Let's Meet envoie des rappels automatiques par e-mail et par WhatsApp avant le rendez-vous, et le patient annule ou déplace lui-même depuis son lien. Pour les prestations non remboursées, vous pouvez demander un acompte au moment de la réservation, via Stripe. SumUp ne sait pas pré-autoriser une carte : pour l'acompte, c'est donc Stripe. Le paiement en ligne complet passe par Stripe ou par SumUp avec Bancontact, et Let's Meet ne prend aucune commission. La liste d'attente propose le créneau libéré aux patients suivants.
- Rappels e-mail et WhatsApp pris sur les crédits de messages du forfait.
- Acompte à la réservation via Stripe, paiement en ligne Stripe ou SumUp avec Bancontact.
- Liste d'attente pour remplir un créneau annulé la veille.
Ce que vous payez, ce que vous gardez
Les forfaits vont de 5 à 50 euros par mois hors TVA, facturés à l'année, sans commission sur vos encaissements. Chaque forfait comprend des crédits de messages : 375 par mois en Pro, 750 en Studio, 1750 en Business. Un e-mail coûte 1 crédit, un WhatsApp 5, un SMS 30. L'hébergement est européen. Vous pouvez importer vos clients et vos rendez-vous en CSV avec le forfait Studio. En revanche, il n'existe pas d'export de votre fichier clients, autant le savoir avant de commencer.
- Synchronisation dans les deux sens avec Google Agenda et Outlook.
- Fiches clients avec historique et étiquettes, avis clients automatiques, rôles d'équipe.
- Visio Zoom ou Meet pour un suivi à distance, hébergement dans l'Union européenne.
Je ne vais pas tenir deux agendas
C'est l'objection la plus juste, et la réponse tient en deux temps. D'abord, oui : Let's Meet est un second outil. Il ne pousse rien dans votre logiciel de soins, il ne récupère pas vos dossiers, et personne ne vous racontera le contraire. Ensuite, la synchronisation dans les deux sens avec Google Agenda et Outlook fait qu'en pratique vous ne regardez qu'un seul calendrier : ce que le patient réserve apparaît là où vous regardez déjà, et ce que vous bloquez disparaît aussitôt de vos disponibilités publiques. Si la réservation en ligne de votre logiciel actuel vous convient, gardez-la. Si ce logiciel vous sert surtout pour la partie conventionnée pendant que vos cours et vos prestations non remboursées se gèrent encore par SMS, c'est là que le second outil se rembourse.
FAQ
- Est-ce que Let's Meet fait le dossier patient et les notes de séance ?
- Non. Vous disposez d'une fiche client avec les coordonnées, l'historique des rendez-vous et des étiquettes, ce qu'il faut pour un agenda. Il n'y a ni dossier patient, ni note de séance structurée, ni pièce jointe dans le formulaire de réservation. Votre logiciel de soins reste l'endroit où vous documentez la prise en charge.
- Et les attestations de soins, l'eAttest, le tiers payant et l'INAMI ?
- Rien de tout cela. Let's Meet n'édite aucune attestation, ne fait pas d'eAttest, ne gère ni le tiers payant ni la facturation patient, et n'a aucun lien avec l'INAMI. Ce n'est pas au programme. Vous continuez à passer par votre logiciel habituel pour tout ce qui touche au remboursement.
- Je suis conventionné et j'ai déjà un agenda gratuit. Ai-je un intérêt à changer ?
- Peut-être pas, et nous préférons le dire. Si toute votre activité est conventionnée et que votre outil actuel accepte déjà les réservations en ligne, restez dessus. L'intérêt apparaît quand vous avez des cours collectifs, des ateliers, des prestations non remboursées, un besoin d'acompte ou de bons cadeaux, ou une page publique à votre nom.
- Est-ce que ça se synchronise avec mon Google Agenda ou mon Outlook ?
- Oui, dans les deux sens. Un rendez-vous pris sur votre page apparaît dans votre agenda, et un blocage posé dans votre agenda retire le créneau des disponibilités publiques. C'est ce qui permet de ne consulter qu'un seul calendrier au quotidien, y compris quand vous partagez un cabinet.
- Comment limiter les séances non honorées ?
- Trois leviers, et aucun miracle. Les rappels automatiques par e-mail ou WhatsApp avant la séance. L'acompte demandé à la réservation via Stripe, surtout utile pour les cours et les prestations non remboursées. Et la liste d'attente, qui propose le créneau libéré à la personne suivante dès qu'une annulation tombe.
- Puis-je gérer mes cours de gym du dos ou de pilates thérapeutique ?
- Oui. Vous créez un cours avec un nombre de places, un horaire, une liste d'attente et, si vous le souhaitez, un paiement ou un acompte à l'inscription. Les cartes de séances et les packs couvrent les cycles de plusieurs semaines, et le planning des cours peut être intégré à votre site.
- Let's Meet m'apporte-t-il de nouveaux patients ?
- Non. Ce n'est pas une place de marché, personne ne vous découvre via Let's Meet et nous ne vendons aucune visibilité. L'outil sert aux gens qui vous connaissent déjà ou qui arrivent sur votre site : ils réservent au lieu de vous appeler pendant que vous traitez quelqu'un d'autre.
- Où sont hébergées les données et puis-je récupérer mon fichier ?
- L'hébergement est situé dans l'Union européenne. Vous pouvez importer vos clients et vos rendez-vous en CSV avec le forfait Studio. En revanche, il n'existe pas d'export du fichier clients : si ce point est bloquant, dites-le avant de vous abonner. Le formulaire de réservation n'accepte aucune pièce jointe, ce qui évite d'y faire circuler des documents médicaux.
Essayez sept jours sur un compte déjà rempli
L'essai dure sept jours, sans carte bancaire. Vous démarrez sur un compte de démonstration déjà rempli de prestations, de cours et de rendez-vous, pour voir à quoi ressemble votre page publique avant d'y saisir la moindre donnée de patient. Si la réponse est non, vous n'aurez rien signé.
Compte de démonstration déjà rempli avec les prestations de votre métier. Aucune carte bancaire.