Vos clients réservent leur coupe en ligne, vous gardez la main sur le fauteuil.
Vous coupez, votre téléphone sonne, vous reposez la tondeuse pour noter un rendez-vous sur un cahier. Le soir, il y a trois messages Instagram non lus et un client qui n'est pas venu. Let's Meet est un logiciel belge de prise de rendez-vous en ligne : votre page de réservation, vos durées réelles, un acompte quand vous le décidez et un rappel WhatsApp automatique. Vous gardez le walk-in. Vous arrêtez juste de faire secrétaire pendant la coupe.
- Votre page de réservation, avec la vraie durée de chaque prestation, 30 ou 45 minutes.
- Acompte à la réservation contre le no-show, conditions annoncées avant que le client valide.
- Rappel WhatsApp automatique, avec bascule SMS ou email si le client n'est pas sur WhatsApp.
Compte de démonstration déjà rempli avec les prestations de votre métier. Aucune carte bancaire.
Une page de réservation faite pour un barbershop
Un barbershop ne se réserve pas comme un cabinet. Vous créez vos prestations telles que vous les vendez : coupe, barbe, coupe plus barbe, contour, dégradé, chacune avec sa durée réelle, 30 minutes ici, 45 minutes là. Le moteur calcule les créneaux réservables à partir de vos horaires, de vos congés, de vos exceptions et d'une marge avant ou après si vous nettoyez le poste entre deux clients. Votre page publique est à l'adresse letsmeet.letsbegeek.com suivie de votre nom, avec neuf thèmes et six mises en page, pour qu'elle ressemble à votre salon et pas à un formulaire administratif.
- Une durée propre à chaque prestation, de 30 à 45 minutes ou plus
- Marge avant ou après le rendez-vous pour remettre le poste en état
- Page publique personnalisable : 9 thèmes, 6 mises en page
Plusieurs barbiers : ce que ça fait, et ce que ça ne fait pas
Autant être clair tout de suite, c'est le point qui coince toujours. Let's Meet ne gère pas plusieurs fauteuils en parallèle sur un seul compte : un compte égale une personne, et deux clients ne peuvent pas occuper le même créneau. Deux montages possibles. Soit chaque barbier a son compte et sa page, et le client choisit d'abord qui va le coiffer. Soit le salon garde un compte unique et vend des créneaux qui se suivent, ce qui suffit quand un seul barbier prend des rendez-vous et que les autres tournent au walk-in. Les rôles d'équipe permettent à l'accueil de réserver à la place des autres, et chaque compte se synchronise dans les deux sens avec Google Agenda ou Outlook.
- Un compte par barbier : chacun sa page, chacun son agenda
- Un compte unique : des créneaux successifs, jamais en parallèle
- Ce qui n'existe pas : trois fauteuils occupés au même moment sur un seul compte
Garder le walk-in tout en prenant des réservations
Personne ne vous demande de fermer la porte. La réservation en ligne remplit surtout les heures creuses et les demandes du soir, quand votre téléphone ne sonne plus. Vous gardez la main sur ce qui est réservable : nombre maximum de rendez-vous par jour, délai minimum avant un créneau, horizon maximum de réservation, jours autorisés prestation par prestation. Vous pouvez n'ouvrir que certaines plages et laisser le reste au passage. Et si quelqu'un annule, le créneau se remet en vente tout seul, même quand il ne tombe pas sur une heure ronde.
- Plafond de rendez-vous par jour
- Délai minimum avant un créneau, pour ne pas être pris de court
- Créneau annulé remis en vente automatiquement
L'acompte contre le no-show, dans le cadre légal belge
Un no-show sur une prestation de 45 minutes, c'est une heure de fauteuil perdue. Vous pouvez demander un acompte au moment de la réservation, payé par carte ou par Bancontact, via Stripe ou SumUp. L'argent arrive sur votre compte marchand et Let's Meet ne prend aucune commission dessus. Côté droit belge, vous ne pouvez pas facturer l'intégralité d'une prestation qui n'a pas eu lieu : seulement une indemnité raisonnable, et à condition que le client ait été informé de cette règle avant de réserver. Écrivez donc vos conditions d'annulation sur la page de réservation, visibles avant le paiement.
- Acompte par carte ou Bancontact, via Stripe ou SumUp
- Zéro commission Let's Meet sur ce que vous encaissez
- Conditions d'annulation affichées avant que le client valide
Le rappel WhatsApp, et ce qui se passe sans WhatsApp
Le rappel qui marche est celui que le client lit, et WhatsApp s'ouvre plus souvent qu'une boîte mail. Let's Meet envoie tout seul la confirmation, le rappel avant le rendez-vous, l'avis d'annulation et la demande d'avis après la coupe. Si le numéro n'est pas joignable sur WhatsApp, le message bascule en SMS ou en email, sans que vous ayez à y penser. Le quota de rappels dépend du forfait : 75 par mois en Pro, 150 en Studio, 350 en Business. Un client prévenu la veille annule quand il ne peut pas venir, et vous rouvrez le créneau à temps.
- Confirmation, rappel, annulation et demande d'avis, en automatique
- Bascule SMS ou email si le client n'est pas sur WhatsApp
- 75 rappels par mois en Pro, 150 en Studio, 350 en Business
Le fichier clients, la fidélité et les avis
Chaque client a sa fiche : historique des passages, total dépensé, notes, étiquettes. Vous notez la longueur du sabot, le prénom du fils qui vient le samedi, ce que vous voulez. L'étiquetage en masse permet par exemple de marquer tous ceux qui ne sont pas revenus depuis longtemps. Les packs et cartes de séances sont gérés dans l'outil, les codes promo aussi, et un programme de fidélité. Les cartes cadeaux se vendent en ligne, partent en PDF par email et se déduisent automatiquement à la réservation. Après la coupe, la demande d'avis part seule, et vous choisissez ceux que vous publiez sur votre site.
- Fiche client : historique, total dépensé, notes, étiquettes
- Packs, cartes de séances, codes promo et fidélité
- Cartes cadeaux vendues en ligne et déduites à la réservation
Non, Let's Meet ne vous amène pas de nouveaux clients
Autant le dire tout de suite : Let's Meet n'est pas un annuaire ni une place de marché. Personne ne cherche un barbier sur letsmeet.letsbegeek.com. Les clients qui réservent sont les vôtres, ceux qui viennent de votre vitrine, de votre Instagram, de votre bouche-à-oreille. C'est exactement pour ça que ça coûte de 5 à 50 euros par mois, hors TVA et facturé à l'année, et pas un pourcentage sur chaque tête. Une plateforme qui promet des clients se rémunère sur ces clients, y compris sur vos habitués qui seraient venus de toute façon. Ici, vous payez un outil, et vous gardez vos clients, vos données et votre marge. La visibilité, elle, se travaille ailleurs : Google, votre vitrine, votre Instagram.
FAQ
- Combien coûte un logiciel de rendez-vous pour un barbershop ?
- Let's Meet coûte 5 euros par mois en Starter, 15 en Pro, 30 en Studio et 50 en Business, hors TVA, facturé à l'année. Il n'y a aucune commission sur les rendez-vous ni sur les acomptes encaissés. Le forfait détermine surtout le quota de rappels WhatsApp (75 par mois en Pro, 150 en Studio, 350 en Business) et l'accès à certaines fonctions, comme l'import du fichier clients en Studio ou les rapports en Business. L'essai dure 7 jours et ne demande pas de carte bancaire.
- Nous sommes trois barbiers, faut-il un compte par personne ?
- Oui, si vos trois barbiers doivent pouvoir être réservés en même temps. Let's Meet fonctionne sur le principe d'un compte égale une personne : il n'y a pas de gestion de ressources en parallèle, donc un seul compte ne peut pas afficher trois fauteuils libres à 14 h. Deux montages sont possibles. Un compte et une page par barbier : le client choisit d'abord qui va le coiffer, puis son horaire. Ou un compte unique pour le salon, avec des créneaux qui se suivent, quand un seul barbier prend des rendez-vous et que les autres travaillent au walk-in.
- Est-ce que la réservation en ligne va tuer mon walk-in ?
- Non, sauf si vous ouvrez toute votre journée à la réservation. Vous décidez de ce qui est réservable en ligne : certaines plages seulement, un nombre maximum de rendez-vous par jour, un délai minimum avant chaque créneau, un horizon de réservation, des jours autorisés par prestation. Beaucoup de barbershops ouvrent en ligne les heures creuses et les fins de journée, et gardent le samedi au passage. Le reste du temps, la porte reste la porte.
- Puis-je faire payer un client qui ne vient pas ?
- En Belgique, vous ne pouvez pas facturer l'intégralité d'une prestation qui n'a pas eu lieu. Vous pouvez retenir une indemnité raisonnable, à condition que le client ait été informé de cette règle avant de réserver. En pratique : vous affichez vos conditions d'annulation sur votre page de réservation, vous demandez un acompte proportionné au moment de la réservation, et vous retenez ce que vous avez annoncé si la personne ne se présente pas. L'acompte est encaissé sur votre compte Stripe ou SumUp, Let's Meet ne prélève rien dessus.
- Combien de rappels WhatsApp sont inclus, et si le client n'a pas WhatsApp ?
- Le quota est de 75 rappels WhatsApp par mois en Pro, 150 en Studio et 350 en Business. Le message part automatiquement avant le rendez-vous, sans intervention de votre part. Si le numéro n'est pas joignable sur WhatsApp, le système bascule sur un SMS ou sur un email, de sorte que le rappel arrive quand même. La confirmation de réservation, l'avis d'annulation et la demande d'avis après le passage suivent la même logique.
- Mes clients doivent-ils créer un compte ou installer une application ?
- Non. Un client réserve depuis son navigateur, sur téléphone comme sur ordinateur, en quelques champs. Il n'y a aucune application à télécharger, ni pour lui ni pour vous. Un espace client existe pour ceux qui veulent revoir, déplacer ou annuler leur rendez-vous : la connexion se fait avec un numéro de téléphone et un code reçu, sans mot de passe à retenir. Le formulaire de réservation est personnalisable par prestation, avec des questions conditionnelles si vous en avez besoin.
- Est-ce que ça se branche sur mon site, mon Instagram et mon agenda ?
- Oui. Vous disposez d'une page de réservation publique à letsmeet.letsbegeek.com suivie de votre nom, que vous pouvez mettre en lien dans votre bio Instagram, sur votre fiche Google ou dans vos stories. Sur un site, vous pouvez coller un bouton ou intégrer le module de réservation dans la page, en iframe, en Web Component ou via le SDK React. Côté agenda, la synchronisation est à double sens avec Google Agenda et Outlook : vos rendez-vous partent dans votre agenda, et ce que vous bloquez dans votre agenda ferme le créneau côté réservation.
- Est-ce que je peux reprendre mon fichier clients actuel ?
- Oui, par import CSV, à partir du forfait Studio. Vous pouvez importer le fichier clients et aussi l'historique des rendez-vous, ce qui évite de repartir de zéro sur les fiches. À savoir dans l'autre sens : il n'existe pas d'export du fichier clients aujourd'hui, l'export porte sur les rendez-vous. Si récupérer votre liste de clients en CSV est un critère pour vous, posez la question avant de vous engager. Les données sont hébergées dans l'Union européenne, et l'outil est édité par Let's Be Geek (SISIBO SComm, BCE 0713.935.737, Bruxelles).
Essayez sur un compte déjà rempli aux prestations de barbier
7 jours, sans carte bancaire. Le compte de démonstration arrive avec les prestations d'un barbershop, coupes de 30 et 45 minutes comprises. Vous ajustez les prix, vous ouvrez vos horaires, vous envoyez le lien à trois habitués et vous voyez ce que ça donne dès le prochain samedi.
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