Vos patients réservent leur séance sans vous appeler entre deux consultations.
Entre deux patients, vous avez dix minutes. Et c'est souvent là que le téléphone sonne, pendant que vous avez les mains sur un dos. Let's Meet est un agenda de réservation en ligne, édité en Belgique, qui prend les demandes de rendez-vous à votre place. Votre patient choisit un créneau de 30 ou 45 minutes sur votre page, il reçoit sa confirmation, puis son rappel. Vous gardez la main sur les durées, les marges et les jours que vous ouvrez. C'est un outil d'agenda et d'encaissement, pas un dossier patient.
- Des créneaux de 30 ou 45 minutes selon la prestation, avec une marge avant et après
- Rappel automatique par WhatsApp ou email, et acompte en ligne contre les absences
- Vos patients réguliers reprennent rendez-vous en trois clics, même le dimanche soir
Compte de démonstration déjà rempli avec les prestations de votre métier. Aucune carte bancaire.
Un agenda qui connaît la durée réelle de vos consultations
Une consultation ne dure pas toujours la même chose. Vous réglez chaque prestation séparément : 45 minutes pour un premier bilan, 30 minutes pour un suivi, plus une marge avant ou après pour aérer, noter et souffler. Le moteur de créneaux recalcule tout à chaque réservation, à partir de vos heures d'ouverture, de vos exceptions, de vos congés et de votre plafond de rendez-vous par jour. Vous pouvez aussi réserver certains jours à certaines prestations : les premiers bilans le mardi, les suivis le reste de la semaine.
- Une durée et un tarif par prestation : premier bilan, suivi, séance longue
- Marge avant et après, pour ne jamais enchaîner deux dos sans respirer
- Plafond de rendez-vous par jour, délai minimum de réservation, horizon maximum
- Jours autorisés par prestation, exceptions et congés pris en compte
Le lundi matin, les urgences et les annulations de dernière minute
Le lundi matin, ce sont les lumbagos du week-end. Deux réglages suffisent. Le délai minimum de réservation décide si un patient peut encore prendre le créneau de 8h30 à 7h50, ou s'il doit vous appeler. Vous pouvez aussi garder des plages hors ligne pour les vraies urgences, en les bloquant dans votre agenda. Quand quelqu'un annule, son créneau se remet en vente automatiquement, même s'il tombe à 9h20 et pas à l'heure ronde. La liste d'attente relance alors les personnes qui cherchaient une place cette semaine.
- Délai minimum réglable : ouvert jusqu'à la dernière minute, ou fermé la veille
- Créneau annulé remis en vente tout seul, même hors heure ronde
- Liste d'attente avec relance automatique dès qu'une place se libère
- Plages d'urgence gardées hors ligne, si vous préférez décider au téléphone
Vos patients réguliers reprennent rendez-vous tout seuls
Un patient d'ostéopathie revient. Trois séances rapprochées, puis un entretien deux fois par an. Sa fiche garde l'historique de ses rendez-vous, ses notes pratiques, ses étiquettes et son total dépensé. Il se connecte à son espace avec son numéro de téléphone et un code reçu par message, sans mot de passe à retenir. Il revoit ses rendez-vous passés, reprend le même créneau, déplace ou annule selon vos règles. Vous pouvez lui vendre une carte de trois séances, appliquer un code promo ou un programme de fidélité, et enchaîner automatiquement une seconde prestation juste après la première.
- Fiche patient : historique, notes pratiques, étiquettes, total dépensé
- Espace patient par téléphone et code, sans mot de passe
- Packs et cartes de séances, codes promo, programme de fidélité
- Réservations couplées : une prestation en déclenche une autre juste après
L'acompte et les absences, dans le cadre légal belge
Une absence non prévenue, ce sont 45 minutes perdues qu'un autre patient aurait prises. Vous pouvez demander un acompte au moment de la réservation, payé par carte ou Bancontact via Stripe ou SumUp, et le retenir si la personne ne vient pas. En Belgique, vous ne pouvez pas réclamer l'intégralité de la séance manquée : seulement une indemnité raisonnable, et le patient doit en avoir été informé avant de réserver. Affichez donc votre règle d'annulation sur la page de réservation. Let's Meet ne prend aucune commission : l'argent arrive directement sur votre compte marchand.
- Acompte à la réservation par Stripe ou SumUp, Bancontact compris
- Aucune commission de Let's Meet sur vos consultations
- Règle d'annulation affichée avant la réservation, comme la loi le demande
- Rappel automatique la veille, par WhatsApp, SMS ou email
La limite, dite clairement : agenda et encaissement, pas dossier patient
Soyons nets sur le périmètre. Let's Meet gère l'agenda, les rappels et l'encaissement. Il ne gère pas le dossier patient : ni anamnèse, ni note de séance, ni historique clinique. Pas d'attestation de soins, pas d'eAttest, pas de tiers payant, pas de lien INAMI. Vous remettez votre attestation ou votre reçu comme aujourd'hui, et votre patient l'envoie lui-même à son assurance complémentaire. Le formulaire de réservation sert au pratique : téléphone, première visite ou suivi, préférence d'horaire. Évitez d'y faire écrire un historique médical, ce n'est pas fait pour ça. Et il n'accepte pas de pièce jointe : pour une imagerie, le patient colle un lien.
- Pas de dossier patient, pas de note de séance, pas de schéma corporel
- Pas d'attestation de soins, pas d'eAttest, pas de tiers payant, pas de lien INAMI
- Pas de logiciel de caisse, pas de facturation ni de TVA
- Pas de pièce jointe dans le formulaire : un lien collé dans un champ texte
Ce que ça change dans votre cabinet dès la première semaine
Vous partez d'un compte de démonstration déjà rempli avec les prestations du métier : premier bilan, suivi, séance longue. Vous ajustez les durées et les tarifs, vous branchez votre Google Agenda ou votre Outlook dans les deux sens pour que vos rendez-vous privés bloquent vos créneaux, puis vous collez le bouton de réservation sur votre site. Votre page publique vit sur letsmeet.letsbegeek.com suivi de votre nom, avec neuf thèmes et six mises en page. Tout existe en français, en néerlandais et en anglais, hébergé dans l'Union européenne.
- Compte de démonstration déjà rempli, essai 7 jours sans carte bancaire
- Synchronisation deux sens avec Google Agenda et Outlook, visio Zoom et Google Meet
- Bouton, iframe ou module React à coller sur votre site existant
- Starter 5, Pro 15, Studio 30, Business 50 euros par mois, hors TVA, facturés à l'année
Non, Let's Meet ne vous amènera pas de nouveaux patients
Il faut le dire tout de suite : Let's Meet n'est pas une place de marché. Personne ne cherche un ostéopathe chez nous et ne tombe sur votre nom. Vos patients viennent du bouche-à-oreille, de vos confrères, de votre site et de Google. Notre travail commence après, quand la personne est déjà décidée et veut réserver un dimanche à 22h. C'est précisément pour ça que c'est moins cher : une plateforme qui promet de la visibilité facture cette visibilité, par abonnement ou par rendez-vous apporté. Nous, nous facturons un outil, de 5 à 50 euros par mois selon le forfait, sans commission sur vos consultations, et la page de réservation reste à votre nom.
FAQ
- Est-ce que Let's Meet remplace mon logiciel de dossier patient ?
- Non, et c'est volontaire. Let's Meet s'arrête à l'agenda, aux rappels et à l'encaissement du rendez-vous. Il n'y a ni anamnèse, ni note de séance, ni schéma corporel, ni historique clinique. La fiche patient contient des informations pratiques : coordonnées, historique des rendez-vous, total dépensé, étiquettes et notes courtes d'organisation. Vos notes cliniques restent dans votre outil actuel ou sur papier. Concrètement, les deux cohabitent : Let's Meet devant, pour la prise de rendez-vous, votre dossier derrière, pour le soin.
- Puis-je éditer une attestation de soins ou faire de l'eAttest depuis Let's Meet ?
- Non. Let's Meet ne produit ni attestation de soins, ni eAttest, ne gère pas le tiers payant et n'a aucun lien avec l'INAMI. Pour l'intervention de l'assurance complémentaire de la mutualité, rien ne change dans votre pratique : vous remettez votre attestation ou votre reçu comme aujourd'hui, et le patient l'envoie lui-même à sa mutualité. Ce que Let's Meet fait, c'est encaisser un acompte en ligne et garder la trace du montant payé pour chaque rendez-vous.
- Comment gérer des consultations de 30 et de 45 minutes dans le même agenda ?
- Chaque prestation a sa propre durée, son tarif et ses règles. Vous créez par exemple un premier bilan de 45 minutes et un suivi de 30 minutes. Le moteur de créneaux compose ensuite l'agenda à partir de vos heures, de la durée choisie, de vos marges avant et après, et de votre plafond de rendez-vous par jour. Vous pouvez aussi n'autoriser certaines prestations que certains jours, par exemple les premiers bilans le mardi et le jeudi, pour ne pas remplir toute la semaine de séances longues.
- Comment garder de la place pour les urgences du lundi matin ?
- Deux leviers. Le délai minimum de réservation détermine jusqu'à quand un patient peut prendre un créneau : à la dernière minute si vous acceptez les urgences en ligne, ou la veille au soir si vous préférez filtrer par téléphone. Vous pouvez aussi bloquer des plages dans votre agenda et ne les donner qu'à ceux qui appellent. Enfin, dès qu'un patient annule, son créneau repart en réservation automatiquement, même à une heure bancale comme 9h20, et la liste d'attente prévient les personnes en attente.
- Puis-je facturer un patient qui ne vient pas ? Que dit la loi belge ?
- Vous pouvez demander un acompte à la réservation et le retenir en cas d'absence, mais vous ne pouvez pas réclamer le prix entier de la séance manquée. La règle belge est celle de l'indemnité raisonnable : le montant doit rester proportionné, et le patient doit avoir été informé de la règle avant de réserver. Affichez donc clairement votre délai d'annulation et le montant retenu sur votre page de réservation, avant la validation. En cas de doute sur votre formulation, faites-la relire par votre comptable ou votre juriste.
- Est-ce que Let's Meet prend une commission sur mes consultations ?
- Non. Let's Meet est un abonnement, pas un intermédiaire de paiement. Les acomptes et les paiements en ligne passent par votre propre compte Stripe ou SumUp, Bancontact compris, et l'argent arrive chez vous. Les forfaits vont de 5 euros par mois pour le Starter à 50 euros pour le Business, hors TVA, facturés à l'année, avec notamment un quota de rappels WhatsApp par mois : 75 en Pro, 150 en Studio, 350 en Business. Il n'y a pas de frais par rendez-vous.
- Est-ce que ça se synchronise avec mon Google Agenda ou mon Outlook ?
- Oui, dans les deux sens. Les rendez-vous pris sur votre page apparaissent dans votre agenda personnel, et les événements que vous y créez, un rendez-vous chez le dentiste ou une formation, bloquent les créneaux correspondants côté réservation. Zoom et Google Meet sont disponibles si vous faites aussi du conseil à distance. En plus de la synchronisation, un verrou interne empêche deux patients de réserver le même créneau au même moment, le risque classique quand deux personnes cliquent à la même seconde.
- Je change de logiciel : puis-je importer mon fichier patients et mes rendez-vous ?
- Oui, par fichier CSV, à partir du forfait Studio : votre fichier de patients d'un côté, l'historique de leurs rendez-vous de l'autre, ce qui évite de repartir d'un agenda vide. Un point à connaître avant de vous décider : il existe un export de vos rendez-vous, mais pas d'export du fichier clients depuis l'interface. Si cette réversibilité compte pour vous, gardez de côté le fichier CSV que vous avez importé, et posez la question avant de vous engager.
Essayez sur un cabinet fictif, pas sur vos vrais patients
Sept jours d'essai, sans carte bancaire. Vous ouvrez un compte de démonstration déjà rempli avec les prestations d'un cabinet d'ostéopathie : un bilan de 45 minutes, un suivi de 30, une semaine d'agenda. Vous réservez vous-même pour voir ce que reçoit votre patient, vous changez les durées, vous testez un acompte. Si ça ne colle pas à votre façon de travailler, vous n'avez rien payé et rien installé.
Compte de démonstration déjà rempli avec les prestations de votre métier. Aucune carte bancaire.