Hypnothérapeute, sophrologue, coach : votre agenda se remplit pendant que vous êtes en séance.
Vous sortez d'une séance avec quatre appels manqués et deux messages qui posent la même question : est-ce que vous avez de la place jeudi. Vous rappelez entre deux clients, vous notez à la main, et il y a toujours ce rendez-vous que personne n'honore. Let's Meet met votre agenda en ligne, encaisse l'acompte au moment de la réservation et envoie les rappels à votre place.
- Vos vrais créneaux en ligne, avec le temps de respiration entre deux séances
- Acompte encaissé à la réservation par carte ou Bancontact, sans commission
- Cycles de 3 à 10 séances vendus d'avance et décomptés à chaque rendez-vous
Compte de démonstration déjà rempli avec les prestations de votre métier. Aucune carte bancaire.
Un agenda en ligne quand vous n'avez pas de numéro INAMI
L'hypnothérapie, la sophrologie et le coaching en thérapie brève ne sont pas des professions conventionnées. Sans numéro INAMI, la plupart des agendas gratuits réservés aux soignants vous refusent l'inscription dès la première étape. Let's Meet ne demande aucun numéro d'agrément et aucune preuve de diplôme. Vous créez votre compte, vous décrivez vos séances, et vous obtenez une page de réservation à votre nom sur letsmeet.letsbegeek.com. Vous pouvez aussi coller le bouton de réservation sur votre site : le visiteur réserve sans quitter votre page. L'abonnement démarre à 5 € par mois hors TVA, sans commission sur vos séances.
- Aucun numéro INAMI ni agrément demandé à l'inscription
- Page de réservation à votre nom, 9 thèmes de couleurs et 6 mises en page
- Bouton ou module de réservation à coller sur votre site existant
- 5 € par mois hors TVA au forfait Starter, sans commission sur vos réservations
Vendre un cycle de 3 à 10 séances d'avance
En thérapie brève, on ne vend presque jamais une séance isolée : on annonce un accompagnement en trois, cinq ou dix rendez-vous. Let's Meet gère cela avec les packs et les cartes de séances. Le client paie le cycle en une fois, en ligne, et chaque rendez-vous qu'il réserve retire une séance de son solde. Vous voyez à tout moment ce qu'il lui reste. Vous pouvez aussi vendre des cartes cadeaux, envoyées en PDF par email et déduites automatiquement au moment de la réservation, en choisissant prestation par prestation celles qui les acceptent.
- Packs et cartes de séances payés en une fois, décomptés à chaque réservation
- Solde restant visible sur la fiche du client et dans son espace
- Cartes cadeaux vendues en ligne, envoyées en PDF, déduites automatiquement
- Codes promo et programme de fidélité pour vos clients de longue date
Séances en visio et ateliers de groupe
Une séance d'hypnose à distance et un atelier de sophrologie du samedi matin ne se réservent pas de la même façon. Let's Meet distingue trois types de prestations : le rendez-vous individuel, le cours collectif avec un nombre de places limité, et l'événement à date fixe. Pour la visio, le lien Zoom ou Google Meet est créé et envoyé avec la confirmation. Pour un atelier, les places se remplissent et se ferment toutes seules, et la liste d'attente relance automatiquement la personne suivante dès qu'une place se libère.
- Rendez-vous individuel, atelier à places limitées, événement à date fixe
- Lien Zoom ou Google Meet généré et envoyé avec la confirmation
- Liste d'attente qui relance toute seule quand une place se libère
- Planning de vos ateliers intégrable directement sur votre site
L'acompte, et ce que la loi belge autorise vraiment
Le rendez-vous non honoré coûte cher quand une séance dure une heure. Let's Meet demande un acompte au moment de la réservation, par Stripe ou SumUp, Bancontact compris, et ne prend aucune commission dessus. Attention à la règle belge : vous ne pouvez pas facturer l'intégralité d'une séance manquée. Vous pouvez retenir une indemnité raisonnable, à condition que le client en ait été informé avant de réserver. Affichez donc votre règle d'annulation dans la description de la prestation et dans le formulaire. Le client la lit avant de confirmer.
- Acompte encaissé à la réservation, via Stripe ou SumUp, Bancontact inclus
- Aucune commission de Let's Meet sur ce que vous encaissez
- Indemnité raisonnable uniquement, et annoncée avant la réservation
- Conditions d'annulation visibles avant que le client confirme
Des créneaux qui respectent votre façon de travailler
Une séance d'hypnose ne s'enchaîne pas comme une coupe de cheveux. Vous posez une marge avant et après chaque rendez-vous, un délai minimum de réservation, un nombre maximum de séances par jour et les jours où telle prestation est possible. Le moteur recalcule les créneaux à chaque affichage, en tenant compte de vos congés et de vos exceptions. Un verrou empêche deux personnes de prendre le même créneau. Et si quelqu'un annule, le créneau se remet en vente tout seul, même s'il ne tombe pas sur une heure ronde. Votre agenda Google ou Outlook se synchronise dans les deux sens.
- Marge avant et après chaque séance, pour souffler et prendre vos notes
- Délai minimum de réservation, horizon maximum et plafond de séances par jour
- Congés et exceptions pris en compte, créneau annulé remis en vente tout seul
- Synchronisation dans les deux sens avec Google Agenda et Outlook
Discrétion, données et rappels automatiques
Vos données et celles de vos clients sont hébergées dans l'Union européenne. Soyons clairs sur ce que Let's Meet est et n'est pas : c'est un agenda et un outil d'encaissement, pas un dossier patient. Vous y trouvez la fiche du client, son historique de rendez-vous, ses notes libres et ses étiquettes, rien de plus. Ce qui relève du contenu de vos accompagnements reste chez vous. Côté clients, la confirmation, le rappel de la veille et la demande d'avis partent tout seuls par email ou WhatsApp.
- Hébergement des données dans l'Union européenne
- Fiche client, historique et notes libres, pas de dossier de séance structuré
- Confirmation, rappel de la veille et demande d'avis envoyés automatiquement
- Espace client : votre client retrouve ses rendez-vous avec son téléphone et un code
- Interface et pages de réservation en français, néerlandais et anglais
Non, Let's Meet ne vous amènera pas de nouveaux clients
Autant le dire tout de suite : Let's Meet n'est pas un annuaire et ne vous enverra personne. Notre site n'a pas de moteur de recherche de thérapeutes, aucun visiteur ne va vous y découvrir. Nous sommes l'outil, pas la vitrine. C'est aussi pour cela que le prix est un forfait de 5 à 50 € par mois hors TVA, et pas un pourcentage sur chaque séance. Une commission grandit avec votre chiffre d'affaires, un forfait non. Vos clients viennent du bouche-à-oreille, de votre site, de vos ateliers et des personnes qui vous recommandent. Let's Meet sert à ce qu'ils réservent tout de suite, au lieu de vous écrire à 22 h et d'attendre votre réponse.
FAQ
- Je n'ai pas de numéro INAMI. Puis-je quand même utiliser Let's Meet ?
- Oui. Let's Meet ne demande aucun numéro INAMI, aucun agrément et aucune preuve de diplôme à l'inscription. C'est justement la différence avec les agendas gratuits réservés aux professions de santé conventionnées : ceux-là filtrent à l'entrée, et un hypnothérapeute, un sophrologue ou un coach en thérapie brève reste à la porte. Ici, vous créez votre compte, vous décrivez vos séances et votre page de réservation est en ligne le jour même.
- Comment vendre un cycle de cinq séances et le décompter au fur et à mesure ?
- Vous créez un pack ou une carte de séances au prix du cycle complet. Le client le paie en une fois, en ligne. Ensuite, chaque rendez-vous qu'il réserve retire automatiquement une séance de son solde. Vous voyez le nombre de séances restantes sur sa fiche, et lui le voit dans son espace client. Quand le cycle est épuisé, il ne peut plus réserver sur ce solde et vous pouvez lui proposer un nouveau pack.
- Puis-je demander un acompte et me protéger des rendez-vous non honorés ?
- Oui. Vous activez l'acompte sur la prestation de votre choix : le client paie au moment de réserver, par carte ou Bancontact, via Stripe ou SumUp. Let's Meet ne prélève aucune commission sur cet encaissement. Une précision légale importante en Belgique : vous ne pouvez pas facturer l'intégralité d'une séance manquée. Vous pouvez retenir une indemnité raisonnable, et uniquement si le client a été informé de la règle avant de réserver. Écrivez-la donc noir sur blanc dans la description de la prestation.
- Est-ce que les séances à distance sont gérées ?
- Oui. Vous reliez votre compte Zoom ou Google Meet, et le lien de visioconférence est créé automatiquement, envoyé au client avec la confirmation et rappelé la veille. Si vous proposez la même séance en cabinet et à distance, créez deux prestations distinctes : vous pouvez leur donner des durées, des prix et des jours de disponibilité différents.
- Est-ce que Let's Meet remplace un dossier patient ?
- Non, et ce n'est pas son but. Let's Meet est un agenda de réservation avec l'encaissement, pas un logiciel de cabinet. Vous y trouvez la fiche du client, ses coordonnées, l'historique de ses rendez-vous, le total dépensé, des notes libres et des étiquettes. Il n'y a pas de notes de séance structurées, pas de tiers payant, pas d'attestation de soins et pas de facturation. Ce qui touche au contenu de vos accompagnements reste chez vous, dans l'outil que vous utilisez déjà.
- Mes clients doivent-ils installer une application ?
- Non, il n'y a rien à installer. La page de réservation s'ouvre dans le navigateur du téléphone et fonctionne comme un site normal. Pour retrouver ses rendez-vous, le client se connecte à son espace avec son numéro de téléphone et un code reçu par message. Il y voit ses séances à venir, le solde de son pack et son historique.
- Puis-je poser des questions avant la séance dans le formulaire de réservation ?
- Oui, et prestation par prestation. Vous ajoutez des champs de type texte court, texte long, email, téléphone, liste déroulante ou case à cocher, et vous pouvez conditionner une question à une réponse précédente. Une limite à connaître : le formulaire n'accepte pas de pièce jointe. Si vous avez besoin d'un document, demandez au client de coller un lien dans un champ texte ou de l'apporter en séance.
- Combien ça coûte, et comment essayer sans risque ?
- Les forfaits vont de 5 € par mois pour Starter à 15 € pour Pro, 30 € pour Studio et 50 € pour Business, par mois hors TVA et facturés à l'année. Aucune commission n'est prélevée sur vos réservations. Avant de payer quoi que ce soit, vous avez 7 jours d'essai sur un compte de démonstration déjà rempli avec les prestations, les clients et l'agenda de votre métier, sans carte bancaire.
Essayez 7 jours sur un compte déjà rempli
Le compte de démonstration arrive avec les prestations, les clients et l'agenda d'un cabinet d'hypnothérapie. Vous n'avez rien à configurer pour voir si cela vous convient : vous ouvrez, vous réservez une séance comme le ferait un client, vous regardez ce qui part par email. Sept jours, sans carte bancaire, sans engagement. Si cela vous plaît, votre vraie page de réservation se monte en une soirée.
Compte de démonstration déjà rempli avec les prestations de votre métier. Aucune carte bancaire.