Vos données et celles de vos clients restent en Europe, et elles restent les vôtres

FAQ

Où sont hébergées les données de mes clients ?

Sur un serveur loué chez Hetzner, en Allemagne, donc à l'intérieur de l'Union européenne. L'application et la base de données sont sur cette même machine. Les sauvegardes sont faites chaque nuit, vérifiées, puis chiffrées avant d'être copiées vers un second emplacement, ce qui les rend illisibles sans la clé de déchiffrement, laquelle n'est pas stockée sur le serveur. Certains services extérieurs voient forcément une partie des informations pour faire leur travail : l'envoi d'emails, l'envoi de WhatsApp ou SMS, l'encaissement d'un acompte, la synchronisation de votre agenda si vous l'avez connectée.

Qui, chez Let's Be Geek, peut voir mes rendez-vous et mes fiches clients ?

Un accès technique à la base existe et il serait malhonnête de prétendre le contraire : sans lui, personne ne pourrait corriger un bug, restaurer une sauvegarde ni comprendre pourquoi un rappel n'est pas parti. Cet accès est limité aux personnes qui assurent la maintenance de Let's Meet, il sert au support et à la réparation, jamais à autre chose. Vos données ne sont ni revendues, ni utilisées pour du démarchage, ni utilisées pour entraîner un modèle. De votre côté, un journal d'activité vous montre ce qui a été fait sur votre compte.

Qui est responsable des données de mes clients, moi ou Let's Meet ?

Vous. Au sens du RGPD, vous êtes responsable de traitement pour les données de vos clients : vous décidez pourquoi vous les collectez, ce que vous en faites, combien de temps vous les gardez, et c'est à vous qu'un client s'adresse pour exercer ses droits. Let's Meet est sous-traitant : nous hébergeons et traitons ces données pour votre compte, en suivant vos instructions. La répartition s'inverse pour votre propre compte utilisateur, votre email et vos factures d'abonnement, où c'est SISIBO SComm qui est responsable de traitement.

Ai-je besoin d'un contrat de sous-traitance, et comment l'obtenir ?

Oui, le RGPD prévoit un accord écrit entre le responsable de traitement et son sous-traitant, donc entre vous et nous. Nos conditions générales et notre politique de confidentialité, publiées sur le site, décrivent déjà les traitements réalisés, les services extérieurs utilisés et les durées de conservation. Si votre activité ou votre expert-comptable demande un document signé séparément, écrivez à hello@letsbegeek.com et nous vous l'envoyons. C'est utile de le demander avant d'ouvrir votre compte plutôt qu'au moment d'un contrôle.

Mon client laisse son numéro pour recevoir un rappel : faut-il un consentement séparé ?

Pour le rendez-vous lui-même, non. Confirmation, rappel, avis de modification ou d'annulation, et même la demande d'avis après la séance font partie du service que le client vous a demandé en réservant. Il suffit de l'écrire clairement sur votre page de réservation, en une phrase, avant qu'il valide. Pour tout ce qui est promotionnel, en revanche, il faut un accord explicite : une offre, un nouveau soin, un message de fin d'année. Cet accord doit être donné avant l'envoi et le client doit pouvoir le retirer aussi facilement qu'il l'a donné.

Un client me demande de supprimer ses données. Comment je fais ?

Vous ouvrez sa fiche client et vous la supprimez : c'est vous qui tenez la main, pas nous, puisque vous êtes responsable de traitement. Deux nuances utiles. Vous n'êtes pas obligé d'effacer ce qu'une obligation légale vous impose de garder, typiquement une pièce comptable liée à un paiement. Et si la demande porte sur des données que vous ne pouvez pas atteindre vous-même, par exemple dans une sauvegarde, écrivez à hello@letsbegeek.com : nous traitons la demande à votre place, en tant que sous-traitant.

Si j'arrête mon abonnement, que deviennent mes données ?

Avant de partir, exportez vos rendez-vous : la fonction existe et vous partez avec votre historique. Soyez averti d'un manque : l'export du fichier clients n'existe pas aujourd'hui, seul l'import est disponible. Une fois le compte fermé, les données sont supprimées, avec une fenêtre d'environ quatre-vingt-dix jours pendant laquelle une restauration reste techniquement possible si vous revenez. Les factures d'abonnement font exception : la loi comptable belge impose de les garder sept ans. Vous pouvez aussi demander une suppression immédiate en écrivant à hello@letsbegeek.com.

Let's Meet a-t-il une certification de sécurité, type ISO 27001 ?

Non, et nous ne l'écrirons pas. Let's Be Geek est une petite société belge et nous n'avons aucune certification de sécurité, aucun label, aucun audit externe à vous montrer. Ce que nous pouvons décrire, c'est le concret : hébergement en Allemagne, sauvegarde vérifiée chaque nuit puis chiffrée, clés de déchiffrement conservées hors du serveur, verrou en base qui empêche deux clients de réserver le même créneau, journal d'activité sur votre compte, et un test de restauration fait régulièrement. Si votre secteur exige un fournisseur certifié, dites-le nous franchement plutôt que de perdre du temps.