Vos inscriptions de danse tiennent dans un seul planning, du cours d'éveil au spectacle de juin.
Une école de danse ne vend pas des rendez-vous, elle vend des groupes. Des niveaux, des âges, une salle dont la capacité ne se discute pas, un trimestre à encaisser, un stage à ouvrir pendant les congés et un spectacle à préparer pour juin. Let's Meet organise cette grille, affiche le planning sur le site de l'école et encaisse les inscriptions sans prendre la moindre commission. Voici précisément ce que le logiciel fait, et ce qu'il ne fait pas.
- Un groupe par niveau et par âge, avec exactement le nombre de places que la salle contient. Complet ? La liste d'attente prend le relais toute seule.
- Trimestre, carte de dix séances ou stage de vacances : les parents paient en ligne, et Let's Meet ne prélève aucune commission sur vos inscriptions.
- Le planning des cours s'affiche sur le site de l'école, dans vos couleurs, et se met à jour tout seul.
Compte de démonstration déjà rempli avec les prestations de votre métier. Aucune carte bancaire.
Un cours par niveau, un cours par âge
Un groupe de danse n'est pas un créneau vide à remplir. Dans Let's Meet, chaque groupe est une prestation à part entière : éveil 4-5 ans, classique moyens, hip-hop ados, barre au sol adultes. Vous fixez pour chacun le jour, l'heure, la durée, le nombre de places et le planning auquel il se rattache. Un parent qui arrive sur votre page voit les groupes ouverts aux inscriptions, pas un agenda à remplir lui-même. Et si un cours se dédouble en janvier parce qu'il déborde, vous dupliquez la prestation, vous changez l'horaire, et c'est en ligne dans la minute.
- Trois formats : cours collectif à places limitées, rendez-vous individuel pour les cours particuliers, événement à date fixe pour un stage ou une audition.
- Jours autorisés, heure de début, durée et marge entre deux groupes se règlent cours par cours.
- Neuf thèmes et six mises en page, pour que la page ressemble à l'école et pas à un logiciel.
La salle décide du nombre de places
Votre studio a une capacité réelle. Vous la posez comme nombre de places sur le cours, et le moteur ne la dépasse jamais : un verrou empêche deux inscriptions simultanées de passer sur la dernière place. Quand c'est complet, le cours reste visible et la liste d'attente s'ouvre. Si quelqu'un se désiste, la place repart en vente automatiquement et les personnes en attente sont relancées, même si l'annulation tombe un mardi à 21 h 40. Vous pouvez aussi plafonner le nombre d'inscriptions par jour et fermer les vacances scolaires d'un coup avec les congés.
- Places limitées par cours, jamais de surbooking sur la dernière place.
- Liste d'attente avec relance automatique dès qu'une place se libère.
- Congés, exceptions et délai minimum d'inscription se règlent une fois pour toutes.
Trimestre, carte de séances ou cours à l'unité
Les écoles ne facturent pas toutes de la même façon, donc vous choisissez. Un trimestre se vend comme un pack : le parent paie une fois, et le solde de séances descend à chaque cours réservé. Une carte de dix séances fonctionne pareil pour les adultes qui viennent quand ils peuvent. Un cours d'essai peut rester gratuit ou demander un acompte. Le paiement passe par votre compte Stripe, Bancontact compris, et l'argent arrive chez vous : Let's Meet ne prend aucune commission. À savoir : il n'y a pas de domiciliation mensuelle, un pack se paie en une fois.
- Packs et cartes de séances déduits automatiquement à la réservation.
- Codes promo et programme de fidélité, pratiques pour les fratries et les anciens élèves.
- Cartes cadeaux vendues en ligne, envoyées en PDF par email, activables cours par cours.
Stages de vacances, auditions et spectacle
Un stage de Toussaint n'est pas un cours hebdomadaire : c'est une date fixe, un nombre de places, un tarif. Le format événement sert exactement à ça, comme pour une audition, une répétition générale ou un atelier avec un intervenant. L'horizon maximum décide combien de temps à l'avance les inscriptions s'ouvrent, et vous les fermez dès que la salle est pleine. Le formulaire se règle stage par stage : âge de l'enfant, portable du parent, personne à contacter, autorisation de photo en case à cocher, et questions qui n'apparaissent que si la réponse précédente l'exige.
- Un événement par date, avec ses propres places et son propre prix.
- Questions conditionnelles : cocher la case allergie fait apparaître le champ de détail.
- Réservations couplées quand un stage enchaîne sur un second créneau.
Le planning vit sur le site de l'école
Vous avez déjà un site, et c'est là que les parents cherchent l'horaire. Le planning des cours collectifs s'intègre directement dans une page de ce site, en iframe, en Web Component ou via le SDK React si votre développeur préfère. Ce que vous changez dans Let's Meet apparaît en ligne sans toucher au code : un cours ajouté, un horaire décalé, un groupe complet. Un simple bouton Réserver fonctionne aussi. Et si vous n'avez pas de site, votre page publique letsmeet.letsbegeek.com/votre-ecole fait le travail toute seule, en français, en néerlandais et en anglais.
- Planning des cours collectifs embarquable dans une page existante.
- Bouton, module ou page complète, au choix, dans vos couleurs.
- Interface et pages en français, néerlandais et anglais, données hébergées dans l'Union européenne.
Les parents, l'équipe et vous
Chaque famille a une fiche : historique des cours, total dépensé, notes, étiquettes. Vous étiquetez ados hip-hop ou trimestre payé, et vous retrouvez le groupe en deux clics, y compris en masse. Les parents disposent d'un espace client, avec connexion par téléphone et code, pour revoir leurs inscriptions. Les rappels partent tout seuls par email et par WhatsApp, avec bascule SMS ou email si le numéro n'a pas WhatsApp. Votre secrétariat reçoit un rôle réceptionniste et inscrit à votre place. Le tableau de bord montre le chiffre d'affaires et les absences, les rapports détaillés arrivent avec le forfait Business.
- Import CSV du fichier élèves et de l'historique des rendez-vous, à partir du forfait Studio.
- Rappels WhatsApp inclus selon le forfait : 75 en Pro, 150 en Studio, 350 en Business.
- Pas d'export du fichier clients pour l'instant, l'export des rendez-vous existe.
Non, Let's Meet ne va pas vous amener des élèves
Autant le dire tout de suite : ce n'est pas une plateforme où des familles cherchent un cours de danse. Vos élèves viennent du bouche-à-oreille, de l'école du quartier, de votre page Instagram, du spectacle de juin. Let's Meet gère les inscriptions de ceux qui vous connaissent déjà. C'est justement pour ça que c'est moins cher. Une place de marché se rémunère en commission sur chaque inscription : plus vous remplissez, plus elle vous coûte. Ici, le prix ne bouge pas quand vous ouvrez un groupe de plus. Starter 5, Pro 15, Studio 30, Business 50 euros par mois, facturés à l'année, hors TVA, et zéro commission. Si ce que vous cherchez, c'est de la visibilité, c'est un travail de communication, pas un logiciel de réservation.
FAQ
- Comment organiser des cours par niveau et par âge ?
- Chaque groupe est une prestation distincte, avec son nom, son niveau, sa tranche d'âge, sa durée, son jour et son nombre de places. Vous créez par exemple Éveil 4-5 ans le mercredi à 14 h, Classique intermédiaire le mardi à 18 h 30 et Hip-hop ados le samedi à 11 h. Chaque cours peut avoir son propre planning et ses propres jours autorisés, ce qui permet de faire tourner plusieurs professeurs sans mélanger les horaires. Sur votre page publique, un parent ne voit que les groupes ouverts aux inscriptions.
- Que se passe-t-il quand un cours de danse est complet ?
- Le cours reste affiché mais n'accepte plus d'inscription. Le nombre de places correspond à la capacité que vous avez fixée, et un verrou empêche deux personnes d'obtenir la dernière place en même temps. Une liste d'attente prend alors le relais. Si un élève annule, la place est remise en vente automatiquement et les personnes en attente reçoivent une relance, y compris en dehors des heures de bureau. Vous n'avez rien à surveiller le soir ni le week-end.
- Peut-on vendre un trimestre entier ou une carte de séances ?
- Oui, sous forme de pack. Vous créez un pack de dix, quinze ou vingt séances, le parent le paie en une fois en ligne, et le solde diminue automatiquement à chaque cours réservé. C'est la manière de gérer un trimestre ou un abonnement souple pour adultes. Deux limites à connaître : il n'y a pas de domiciliation mensuelle ni de prélèvement récurrent, et Let's Meet n'est pas un logiciel de facturation, il n'édite ni vos factures ni votre TVA.
- Comment gérer deux salles et plusieurs professeurs ?
- Vous pouvez créer plusieurs agendas et plusieurs lieux, puis rattacher chaque cours au planning qui lui correspond, un par professeur ou un par salle. Ce que Let's Meet ne fait pas, c'est répartir tout seul une inscription entre des ressources interchangeables : il n'existe pas de pool de salles où le logiciel choisirait celle qui est libre. Chaque cours est attaché à un planning décidé à l'avance. Pour une école de danse, cela correspond à la réalité du terrain, un groupe a son professeur et sa salle.
- Les parents peuvent-ils inscrire plusieurs enfants ?
- Oui, mais chaque inscription se fait cours par cours. Le parent réserve le groupe de l'aîné, puis celui du cadet. Pour savoir qui danse, ajoutez au formulaire de la prestation un champ prénom de l'enfant, et sa date de naissance si vous en avez besoin. L'historique reste rattaché au numéro de téléphone du parent, ce qui regroupe toutes les inscriptions de la famille au même endroit. Les étiquettes permettent ensuite de repérer les fratries pour une réduction ou un rappel groupé.
- Peut-on joindre un certificat médical ou une fiche signée au formulaire ?
- Non. Le formulaire d'inscription accepte du texte court, du texte long, un email, un téléphone, une liste déroulante, une case à cocher et des questions conditionnelles, mais pas de pièce jointe ni d'upload de fichier. En pratique, les écoles ajoutent un champ texte où le parent colle un lien vers son document, ou récupèrent le papier au premier cours. La case à cocher convient très bien à l'autorisation de photo et à l'acceptation du règlement de l'école.
- Un élève ne vient pas au stage, puis-je garder l'acompte ?
- Vous pouvez demander un acompte au moment de l'inscription, via Stripe, Bancontact compris. En Belgique, deux règles encadrent la suite. D'abord, vous ne pouvez pas facturer l'intégralité d'une prestation qui n'a pas eu lieu : seule une indemnité raisonnable est admise, proportionnée au préjudice réel. Ensuite, la personne doit avoir été informée de cette condition avant de réserver, pas après coup. Affichez donc vos conditions d'annulation sur la page du cours, et laissez un délai d'annulation gratuit.
- Combien ça coûte pour une école de danse, et y a-t-il une commission ?
- Les forfaits vont de 5 à 50 euros par mois hors TVA, facturés à l'année : Starter 5, Pro 15, Studio 30, Business 50. Ce qui change surtout d'un forfait à l'autre : le quota de rappels WhatsApp (75 en Pro, 150 en Studio, 350 en Business), l'import CSV de votre fichier élèves à partir du Studio, et les rapports détaillés en Business. Let's Meet ne prend aucune commission sur les inscriptions ni sur les paiements, vous encaissez sur votre propre compte Stripe ou SumUp. L'essai dure 7 jours, sans carte bancaire.
Essayez avec vos vrais cours, pas avec une démo vide
L'essai dure 7 jours et ne demande aucune carte bancaire. Le compte de démonstration arrive déjà rempli avec les prestations d'une école de danse : groupes par niveau, stage de vacances, carte de séances. Vous remplacez les noms par les vôtres, vous collez le planning sur le site de l'école, et vous voyez ce que ça donne côté parent avant de décider. Tout se passe sur letsmeet.letsbegeek.com.
Compte de démonstration déjà rempli avec les prestations de votre métier. Aucune carte bancaire.