Tes séances individuelles, tes ateliers de groupe et tes cycles tiennent dans un seul agenda

FAQ

Est-ce que je peux gérer mes séances individuelles et mes ateliers de groupe dans le même agenda ?

Oui. Let's Meet propose trois types de prestations : le rendez-vous individuel, le cours collectif avec un nombre de places limité, et l'événement à date fixe. Les trois vivent dans le même agenda. Quand ton atelier du samedi matin est programmé, tes créneaux individuels se ferment automatiquement sur cette plage, et une séance individuelle empêche de poser un atelier au même moment. Chaque prestation garde ses propres réglages : durée, jours autorisés, marge avant et après, délai minimum de réservation, et même son propre planning si tu en as besoin.

Comment vendre un cycle de 8 séances payé d'avance ?

Tu crées un pack ou une carte de 8 séances et tu le vends en ligne. Ta cliente paie une seule fois, par Stripe ou SumUp, Bancontact compris. Ensuite elle réserve ses séances une par une, au rythme qui lui convient, et le compteur descend automatiquement à chaque réservation. Tu retrouves le solde restant sur sa fiche client, avec l'historique de ses rendez-vous et son total dépensé. Let's Meet ne prélève aucune commission sur cette vente : seuls les frais de ton prestataire de paiement s'appliquent.

Que se passe-t-il quand un atelier affiche complet ?

Le cours collectif a un nombre de places défini. Une fois ce nombre atteint, la séance n'est plus réservable et Let's Meet propose une liste d'attente. Les personnes inscrites sur cette liste sont relancées automatiquement dès qu'une place se libère. Une annulation remet le créneau en vente toute seule, y compris la nuit et en dehors des heures rondes. Tu n'as rien à rouvrir à la main, et tu ne perds pas la place parce que tu as vu l'annulation trop tard.

Comment fonctionnent les séances en visio ?

Tu connectes Zoom ou Google Meet à ton compte. Quand une séance en visio est réservée, le lien est créé et inséré dans l'email de confirmation, puis dans le rappel. Tu peux n'ouvrir la visio qu'à certains moments en donnant à cette prestation son propre planning, par exemple le mardi et le jeudi en soirée pendant que le cabinet reste ouvert en journée. La synchronisation avec Google Agenda et Outlook fonctionne dans les deux sens : un rendez-vous privé posé dans ton agenda personnel ferme le créneau côté réservation.

Puis-je facturer une séance non honorée en Belgique ?

Pas l'intégralité. Le cadre belge n'autorise qu'une indemnité raisonnable pour une prestation manquée, et ton client doit avoir été informé de cette règle avant de réserver. En pratique : indique le montant retenu et le délai d'annulation sur ta page de réservation et dans tes conditions, puis demande un acompte au moment de la réservation. Let's Meet encaisse cet acompte via ton compte Stripe et n'y prend aucune commission. Si tu n'as rien annoncé avant la réservation, tu ne peux rien retenir.

Est-ce que Let's Meet remplace mes notes de séance ou un dossier de suivi ?

Non, et il ne faut pas l'utiliser pour ça. La fiche client rassemble l'historique des rendez-vous, le total dépensé, des notes libres et des étiquettes : de quoi retrouver le contexte pratique d'une personne avant qu'elle arrive. Mais il n'y a ni dossier de suivi structuré, ni note de séance, ni tiers payant, ni attestation de soins, ni lien INAMI. Tes notes de travail restent dans l'outil que tu utilises aujourd'hui. Les données de réservation, elles, sont hébergées dans l'Union européenne.

Je donne des ateliers en entreprise. Est-ce que Let's Meet facture la société ?

Non. Let's Meet ne fait ni facture, ni TVA, ni devis : ta facture reste à établir dans ton outil comptable. Ce que tu peux faire ici : créer un événement à date fixe avec un nombre de places, le rattacher au lieu de ton choix, envoyer le lien au service RH pour que les collaborateurs s'inscrivent eux-mêmes, et ajouter au formulaire les champs utiles comme le nom de la société, le service ou une question à choix multiple. Tu peux aussi encaisser un acompte à l'inscription.

Combien ça coûte, et quel forfait pour un sophrologue ?

Les forfaits vont de 5 euros par mois en Starter à 15 en Pro, 30 en Studio et 50 en Business, hors TVA, facturés à l'année. Pour une pratique qui mélange séances individuelles, ateliers et cycles prépayés, le Pro couvre l'essentiel avec 75 rappels WhatsApp par mois. Le Studio monte à 150 rappels et ouvre l'import de ton fichier clients et de l'historique de tes rendez-vous. L'essai dure 7 jours, sans carte bancaire, sur un compte de démonstration déjà rempli avec des prestations de sophrologie.