Votre agenda se remplit pendant que vous êtes en séance
Entre deux patients, il vous reste dix minutes. Elles partent en rappels téléphoniques, en messages de confirmation et en rendez-vous à déplacer. Et le soir, deux créneaux sont restés vides parce que personne ne savait qu'ils étaient libres. Let's Meet s'occupe de cette partie-là, et seulement de celle-là.
- Des créneaux de 50 minutes, avec le battement que vous voulez entre deux patients
- Confirmation immédiate, rappel la veille par email ou WhatsApp, acompte si vous le souhaitez
- Le cabinet et la visio dans le même agenda, sans double encodage
Compte de démonstration déjà rempli avec les prestations de votre métier. Aucune carte bancaire.
Des créneaux de 50 minutes, pas de 60
La plupart des agendas en ligne raisonnent en heures rondes. Let's Meet raisonne en durée réelle. Vous fixez la séance à 50 minutes, vous ajoutez la marge que vous voulez après, et les disponibilités sont recalculées à chaque affichage de votre page. Le moteur tient compte de vos heures d'ouverture, de vos exceptions, de vos congés, du délai minimum avant une réservation, de l'horizon maximum et du nombre de séances que vous acceptez par jour. Si un patient annule un rendez-vous de 14h20, le créneau repart en réservation à 14h20, sans être réaligné sur une heure ronde.
- Durée, marge avant et marge après réglables prestation par prestation
- Plafond de rendez-vous par jour, pour ne pas enchaîner huit entretiens
- Délai minimum de réservation : personne ne prend un créneau pour dans une heure
- Un créneau annulé à 14h20 se remet en vente à 14h20
Moins de séances manquées, sans menacer personne
Le rendez-vous non honoré coûte une heure pleine, et il est rarement remplaçable au pied levé. Let's Meet envoie la confirmation dès la réservation, puis un rappel la veille, par email ou par WhatsApp selon votre forfait. Vous pouvez aussi demander un acompte au moment de la prise de rendez-vous, payé par carte ou par Bancontact via Stripe ou SumUp. En Belgique, vous ne pouvez pas réclamer le prix complet d'une séance qui n'a pas eu lieu : seule une indemnité raisonnable est admise, et le patient doit avoir été informé de la règle avant de réserver. Votre politique d'annulation s'affiche donc avant la validation.
- Confirmation immédiate, puis rappel la veille
- Acompte par carte ou Bancontact, via Stripe ou SumUp
- Aucune commission de Let's Meet sur vos séances
- Politique d'annulation visible avant que le patient confirme
Le cabinet, le second lieu et la visio dans le même agenda
Vous consultez au cabinet le mardi, ailleurs le jeudi, et en visio le reste du temps. Dans Let's Meet, chaque lieu est un lieu, et la visio en est un aussi : le lien Zoom ou Google Meet est créé avec le rendez-vous et part dans la confirmation. Vous pouvez réserver certaines prestations à certains jours, par exemple la visio uniquement le vendredi. Votre agenda Google ou Outlook reste le vôtre : la synchronisation fonctionne dans les deux sens, donc un rendez-vous privé bloque le créneau côté patients sans afficher ce qu'il contient.
- Plusieurs lieux et plusieurs plannings, un seul agenda
- Lien Zoom ou Google Meet généré avec le rendez-vous
- Synchronisation dans les deux sens avec Google Agenda et Outlook
- Prestations limitables à certains jours de la semaine
Ce que Let's Meet ne stocke pas, et pourquoi c'est voulu
Let's Meet est un agenda, pas un dossier patient. Il n'y a ni notes de séance structurées, ni anamnèse, ni dossier de soins, ni lien INAMI, ni attestation. La fiche client contient les coordonnées, l'historique des rendez-vous, le total dépensé et un champ de notes libre destiné à l'organisation, pas au contenu clinique : n'y écrivez rien que vous ne laisseriez pas sur un papier dans un tiroir ouvert. Les données sont hébergées dans l'Union européenne. Le formulaire de réservation n'accepte aucune pièce jointe, donc aucun document sensible ne peut transiter par ce canal.
- Pas de dossier patient, pas de notes de séance, pas d'eAttest, pas de lien INAMI
- Données hébergées dans l'Union européenne
- Aucune pièce jointe possible dans le formulaire de réservation
- Demande d'avis automatique optionnelle, à laisser fermée si votre déontologie l'exige
Le suivi régulier, sans repasser par le téléphone
Une thérapie, c'est rarement un rendez-vous isolé. À la fin de la séance, vous ouvrez l'agenda et vous posez vous-même le rendez-vous suivant pour le patient. Entre deux séances, il se connecte à son espace avec son numéro de téléphone et un code reçu, retrouve ses rendez-vous et en reprend un dans ce que vous autorisez. Si vous travaillez par blocs, les packs et cartes de séances existent, et les cartes cadeaux se déduisent automatiquement à la réservation. Il n'y a pas de série récurrente automatique : chaque rendez-vous se pose un par un, ce qui reste plus sain en thérapie.
- Vous réservez pour le patient depuis votre agenda
- Espace patient par téléphone et code, sans mot de passe à retenir
- Packs et cartes de séances pour les suivis par blocs
- Liste d'attente relancée automatiquement dès qu'une place se libère
Ce que ça coûte, et ce que ça ne remplace pas
Starter 5 EUR par mois, Pro 15, Studio 30, Business 50, facturés à l'année, hors TVA. Aucune commission n'est prélevée sur vos séances : ce que le patient paie vous revient, moins les frais de votre prestataire de paiement. Un psychologue seul est en général bien avec le forfait Pro. Le Studio ouvre l'import de votre fichier patients et de l'historique de vos rendez-vous en CSV. Let's Meet ne fait ni facturation, ni TVA, ni caisse, ni tiers payant : votre comptable reste votre comptable. L'interface et la page de réservation existent en français, en néerlandais et en anglais.
- Starter 5, Pro 15, Studio 30, Business 50 EUR par mois, hors TVA
- Zéro commission sur les réservations
- Import CSV des patients et de l'historique à partir du forfait Studio
- Interface et page de réservation en français, néerlandais et anglais
Non, Let's Meet ne vous amènera pas de patients
Autant le dire tout de suite : Let's Meet n'est pas un annuaire de psychologues. Personne ne vous découvrira en cherchant un psy sur notre site, parce qu'il n'y a rien à y chercher. Les annuaires et les plateformes vivent d'un pourcentage sur chaque séance ou d'un abonnement de visibilité, et vous payez ce trafic tous les mois. Nous vendons l'outil, pas l'audience. C'est exactement pour ça que ça coûte 15 EUR par mois et pas un pourcentage. Vos patients viennent de votre réseau, de vos confrères, des médecins généralistes et du bouche-à-oreille. Une fois qu'ils vous ont trouvé, Let's Meet leur évite de laisser un message vocal et d'attendre trois jours une réponse.
FAQ
- Est-ce que Let's Meet est un dossier patient ?
- Non. Let's Meet gère la prise de rendez-vous, les rappels, l'acompte et la fiche administrative du patient : coordonnées, historique des rendez-vous, total dépensé, étiquettes. Il n'y a ni notes de séance structurées, ni anamnèse, ni dossier de soins, ni lien INAMI, ni attestation de soins. Si votre pratique a besoin d'un dossier clinique, gardez l'outil que vous utilisez pour ça. Let's Meet se place avant la séance, pas pendant.
- Puis-je facturer une séance qu'un patient n'a pas honorée ?
- Pas intégralement. En droit belge, on ne peut pas réclamer le prix complet d'une prestation qui n'a pas eu lieu : seule une indemnité raisonnable est admise, et le patient doit avoir été informé de cette règle avant de réserver. Concrètement, vous affichez votre politique d'annulation sur votre page de réservation et vous demandez un acompte au moment de la prise de rendez-vous, par carte ou par Bancontact via Stripe ou SumUp. L'acompte fait le travail qu'une menace ne fait pas.
- Mes créneaux de 50 minutes vont-ils créer des trous bizarres dans la journée ?
- Non, parce que le moteur ne raisonne pas en heures rondes. Vous définissez la durée de la séance et les marges avant et après, et les disponibilités sont recalculées à chaque affichage de votre page. Cinquante minutes de séance avec dix minutes de marge donnent 9h00, 10h00, 11h00. Sans marge, cela donne 9h00, 9h50, 10h40. Et si un patient annule un rendez-vous de 14h20, ce créneau se remet en vente à 14h20.
- Où sont hébergées les données de mes patients ?
- Dans l'Union européenne. Let's Meet est édité par Let's Be Geek (SISIBO SComm), une société belge établie à Bruxelles, et les données restent sur des serveurs situés dans l'UE. Sur le fond, la meilleure protection reste de ne mettre dans un agenda que ce qui appartient à un agenda : un nom, un numéro, une heure, un lieu. Le formulaire de réservation n'accepte d'ailleurs aucune pièce jointe, donc aucun document sensible ne peut y être déposé.
- Mes patients doivent-ils installer une application ?
- Non, il n'existe aucune application à installer, ni pour vous ni pour eux. La page de réservation s'ouvre simplement dans le navigateur du téléphone. Pour retrouver ses rendez-vous, le patient se connecte à son espace avec son numéro de téléphone et un code qu'il reçoit, sans créer de compte et sans mot de passe à retenir.
- Comment ça se passe pour les séances en visio ?
- Vous créez une prestation en visio comme vous en créez une au cabinet. Le lien Zoom ou Google Meet est généré avec le rendez-vous, envoyé dans la confirmation et rappelé la veille. Vous pouvez limiter la visio à certains jours et lui donner une durée différente de la séance en présentiel. Le rendez-vous apparaît dans votre agenda Google ou Outlook comme les autres.
- Puis-je importer mon fichier patients ?
- Oui, à partir du forfait Studio : import du fichier clients en CSV et import de l'historique des rendez-vous. Dans l'autre sens, soyez au courant que l'export de la liste de vos patients n'existe pas aujourd'hui ; l'export des rendez-vous, lui, existe. Si la portabilité de votre fichier est un critère pour vous, posez la question avant de commencer, la réponse ne changera pas en cours de route.
- Suis-je obligé de demander des avis à mes patients ?
- Non. La demande d'avis automatique après le rendez-vous est une option qui s'active ou non. Beaucoup de psychologues la laissent fermée pour des raisons déontologiques, et c'est un choix parfaitement tenable : rien dans Let's Meet n'oblige à publier des témoignages. Si vous les activez, vous relisez chaque avis avant qu'il devienne visible.
Essayez sur un cabinet déjà rempli
Le compte de démonstration arrive avec des séances de 50 minutes, des patients fictifs, un agenda déjà occupé et une page de réservation prête. Sept jours, sans carte bancaire, sans engagement. Déplacez un rendez-vous, annulez une séance, regardez ce que reçoit le patient. Si ça ne colle pas à votre façon de travailler, vous fermez l'onglet.
Compte de démonstration déjà rempli avec les prestations de votre métier. Aucune carte bancaire.