Quitter votre outil actuel ne vous fera pas perdre votre fichier clients
Vous n'êtes plus content de votre outil de réservation, mais vous repoussez. C'est normal : dedans il y a vos clients, leurs coordonnées, et des rendez-vous déjà pris pour les semaines qui viennent. La vraie question n'est pas de savoir si vous allez perdre quelque chose, mais dans quel ordre faire les choses. Voici ce qui s'importe réellement, comment les doublons sont traités, quoi faire des rendez-vous en cours, et où se situe notre propre limite.
- Fichier clients et historique des rendez-vous importés en CSV, à partir du forfait Studio
- Dédoublonnage automatique par email, puis par numéro de téléphone
- Un ordre d'opérations en six étapes pour ne jamais tenir deux agendas à la fois
Compte de démonstration déjà rempli avec les prestations de votre métier. Aucune carte bancaire.
Ce que vous risquez vraiment de perdre, et ce que vous ne perdez pas
La peur est légitime : vos clients, leurs coordonnées, les rendez-vous déjà pris, l'historique. Dans les faits, ces données sont les vôtres et la plupart des outils vous laissent les sortir en CSV. Le danger n'est pas la migration, c'est l'ordre. Beaucoup de gens résilient d'abord et cherchent à exporter ensuite, quand le compte est déjà fermé. Sortez tout avant de résilier, même ce dont vous croyez ne pas avoir besoin. Et autant le dire tout de suite pour nous aussi : chez Let's Meet, l'export de vos rendez-vous existe, l'export de votre fichier clients n'existe pas encore.
- Exportez depuis l'ancien outil avant toute résiliation
- Demandez tout : clients, rendez-vous à venir, historique
- Chez Let's Meet : export des rendez-vous oui, export du fichier clients pas encore
Le fichier clients : ce que l'import reconnaît
L'import se fait avec un fichier CSV, à partir du forfait Studio. Vous n'avez pas à renommer vos colonnes une par une : les intitulés courants sont reconnus, en français comme en anglais. Prénom, nom, nom complet, email ou courriel, téléphone, GSM ou mobile, notes ou remarques, étiquettes, langue, nombre de réservations, date de création. L'ordre des colonnes n'a aucune importance et les colonnes inconnues sont simplement ignorées. Une seule condition bloquante : il faut au moins une colonne de nom, sinon le fichier est refusé avec la liste des colonnes trouvées. Jusqu'à 10 000 lignes et 10 Mo par fichier.
- CSV, jusqu'à 10 000 lignes et 10 Mo
- Intitulés français et anglais reconnus, dans n'importe quel ordre
- Minimum requis : une colonne prénom, nom ou nom complet
- L'import tourne en tâche de fond et rend un rapport
Les doublons : l'email d'abord, le téléphone ensuite
Un fichier sorti d'un outil utilisé pendant des années contient toujours des doublons : la même personne saisie deux fois, une fois avec l'email, une fois sans. Le rapprochement se fait en deux passes. D'abord par email. Si l'email manque ou n'existe pas encore chez vous, le rapprochement se fait par numéro de téléphone, comparé sans les espaces, les points ni les tirets, ce qui évite les faux doublons dus au format. Fiche trouvée, elle est mise à jour. Sinon, elle est créée. À la fin, le rapport annonce combien de fiches ont été créées, mises à jour, ignorées, et quelles lignes ont échoué.
- Rapprochement par email, puis par téléphone normalisé
- Une fiche existante est complétée, pas dupliquée
- Les doublons internes au fichier sont traités de la même façon
- Rapport final : créées, mises à jour, ignorées, en erreur
L'historique des rendez-vous s'importe aussi
Deuxième fichier, même principe, même forfait Studio : vos rendez-vous. Le minimum est un nom et une date. Le reste est retrouvé tout seul. La prestation est reconnue par son intitulé, même écrit autrement ou dans le désordre, et à défaut votre prestation par défaut est utilisée. Une durée absente reprend celle de la prestation. Les statuts confirmé, annulé, absent et replanifié sont traduits. Ces rendez-vous ne passent pas par le contrôle des disponibilités, puisqu'ils ont déjà eu lieu, et les fiches clients manquantes se créent au passage. Relancer le même fichier deux fois ne crée pas de doublon.
- Minimum : un nom et une date
- Prestation retrouvée par son intitulé, sinon prestation par défaut
- Statuts confirmé, annulé, absent, replanifié reconnus
- Même prestation, même date, même personne : la ligne est ignorée
Les rendez-vous déjà pris : trois façons de faire
Ce sont eux qui bloquent la décision. Un : vous laissez l'ancien outil vivre jusqu'au dernier rendez-vous prévu et vous ne prenez les nouveaux que chez nous. C'est le plus simple s'il en reste peu. Deux : vous les mettez dans le fichier des rendez-vous, comme l'historique, ils apparaissent dans l'agenda et occupent les créneaux. Trois : si votre ancien outil écrit dans Google Agenda ou Outlook, connectez le même agenda à Let's Meet et ces créneaux deviennent indisponibles. À savoir : un rendez-vous futur importé entre dans les rappels automatiques, votre client recevra donc le rappel de la veille.
- Cohabitation jusqu'au dernier rendez-vous déjà pris
- Ou import des rendez-vous futurs, qui bloquent les créneaux
- Ou passerelle par Google Agenda ou Outlook
- L'import n'envoie aucune confirmation, mais les rappels partiront
L'ordre des opérations, en six étapes
Ne faites pas tout le même jour, et surtout pas dans le désordre. La règle : on ne coupe rien tant que le nouvel agenda n'a pas encaissé son premier vrai rendez-vous. Comptez une soirée pour l'installation, quelques jours de cohabitation, et gardez l'ancien accès ouvert jusqu'au bout. Le seul point de non-retour, c'est la résiliation : une fois le compte fermé chez l'ancien fournisseur, plus rien ne sort. Tout le reste se corrige, se recharge et se recommence autant de fois que nécessaire.
- 1. Exportez de l'ancien outil : clients, rendez-vous, historique, avant toute résiliation
- 2. Montez le compte : prestations, horaires, congés, marges, délai minimum
- 3. Importez le fichier clients, lisez le rapport, vérifiez dix fiches au hasard
- 4. Importez l'historique, puis les rendez-vous futurs déjà pris
- 5. Changez les liens : site, bouton de réservation, réseaux sociaux, signature d'email
- 6. Attendez le dernier rendez-vous pris chez l'ancien outil, puis résiliez
Non, nous ne vous apportons pas de clients, et c'est aussi pour ça que vos données circulent
Let's Meet n'est pas un annuaire : personne ne vous découvre chez nous. C'est l'outil qui prend les rendez-vous, à prix fixe, sans aucune commission sur ce que vous encaissez. Cette différence compte le jour où vous changez d'outil. Une plateforme qui vous amène des clients a intérêt à ce que vous restiez, parce que ces clients sont d'abord les siens. Nous n'avons pas cet intérêt : les gens qui réservent chez vous vous connaissent déjà, ils viennent pour vous, et ils vous suivront. Vos rendez-vous s'exportent. Et si l'export du fichier clients n'existe pas encore ici, ce n'est pas une stratégie de rétention, c'est une fonction qui n'est pas écrite.
FAQ
- Puis-je récupérer le fichier clients de mon ancien outil ?
- Oui, avec un fichier CSV, à partir du forfait Studio. Vous exportez vos clients depuis votre outil actuel, vous chargez le fichier dans Let's Meet et les fiches se créent. Sont repris le prénom, le nom ou le nom complet, l'email, le téléphone, les notes, les étiquettes, la langue, le nombre de visites et la date de création. Un fichier peut contenir jusqu'à 10 000 lignes, dans la limite de 10 Mo. Faites cet export chez votre ancien fournisseur avant de résilier : une fois le compte fermé, ces données ne sortent plus.
- Quelles colonnes sont reconnues dans le fichier ?
- Les intitulés courants, en français et en anglais, dans n'importe quel ordre : prénom ou first_name, nom ou last_name, nom complet, email, courriel ou mail, téléphone, tel, GSM ou mobile, notes, remarques ou commentaires, étiquettes ou tags, langue, nombre de réservations, date de création. Une seule condition bloquante : le fichier doit contenir au moins une colonne de nom. Sinon il est refusé, avec la liste des colonnes trouvées pour que vous corrigiez l'entête. Les colonnes que nous ne connaissons pas sont ignorées, elles ne cassent pas l'import.
- Comment les doublons sont-ils gérés ?
- En deux passes. Chaque ligne est d'abord rapprochée par email. Si l'email manque ou n'existe pas encore chez vous, le rapprochement se fait par numéro de téléphone, comparé sans les espaces, les points ni les tirets, ce qui évite les faux doublons dus au format d'écriture. Quand une fiche correspond, elle est mise à jour avec les informations du fichier. Sinon, une nouvelle fiche est créée. Les doublons présents à l'intérieur du même fichier sont traités de la même manière. Le rapport final indique combien de fiches ont été créées, mises à jour, ignorées, et lesquelles sont en erreur.
- L'historique de mes rendez-vous s'importe-t-il aussi ?
- Oui, avec un second fichier CSV, également à partir du forfait Studio. Le minimum est un nom et une date. La prestation est retrouvée à partir de son intitulé, même orthographié autrement, et à défaut votre prestation par défaut est utilisée. Une durée absente reprend celle de la prestation. Les statuts confirmé, annulé, absent et replanifié sont reconnus. Ces rendez-vous ne passent pas par le contrôle des disponibilités puisqu'ils ont déjà eu lieu, et les fiches clients manquantes se créent au passage. Relancer le même fichier deux fois ne crée pas de doublon.
- Que faire des rendez-vous déjà pris chez mon ancien outil ?
- Trois options. Laisser l'ancien outil tourner jusqu'au dernier rendez-vous prévu et ne prendre les nouveaux que chez nous : le plus simple s'il en reste peu. Les importer dans le fichier des rendez-vous, comme l'historique : ils apparaissent dans l'agenda et occupent les créneaux. Ou, si votre ancien outil écrit dans Google Agenda ou Outlook, connecter le même agenda à Let's Meet, et les créneaux occupés deviennent indisponibles à la réservation. Dans tous les cas, ne coupez pas l'ancien accès tant que le dernier rendez-vous n'est pas passé.
- Mes clients reçoivent-ils un message au moment de l'import ?
- Non. L'import écrit dans votre agenda et n'envoie ni confirmation, ni email, ni WhatsApp aux personnes importées. Une nuance importante : si vous importez des rendez-vous futurs, ils entrent dans le fonctionnement normal du logiciel, donc le rappel automatique de la veille partira, avec votre nom et vos coordonnées. Si ces clients ont réservé ailleurs, prévenez-les vous-même en un message : même rendez-vous, même heure, nouvel outil. Un rappel qui arrive au nom d'un logiciel inconnu inquiète plus qu'il ne rassure.
- Faut-il vraiment le forfait Studio pour importer ?
- Oui. L'import du fichier clients et l'import de l'historique des rendez-vous sont disponibles à partir de Studio, à 30 euros par mois facturés à l'année, hors TVA. Ce forfait donne aussi l'export de vos rendez-vous en CSV. Si votre migration se limite à quelques dizaines de fiches, la saisie manuelle sur un forfait moins cher reste une option honnête : comptez une soirée. Au-delà de cent clients, le fichier CSV vous fera gagner bien plus que la différence de prix.
- Si je pars un jour, puis-je récupérer mes données ?
- Vos rendez-vous, oui : l'export en CSV est disponible à partir du forfait Studio, et la version imprimable en PDF à partir de Business. Votre fichier clients, non : cette fonction n'existe pas encore, et nous préférons l'écrire ici plutôt que vous laisser le découvrir le jour du départ. En attendant, chaque fiche reste consultable dans votre espace, et l'export des rendez-vous contient le nom, l'email et le téléphone de chaque personne. Si l'export du fichier clients est un critère décisif pour vous, dites-le nous avant de vous abonner.
Testez avant de toucher à votre ancien outil
Sept jours d'essai, sans carte bancaire, sur un compte de démonstration déjà rempli avec les prestations, les clients et l'agenda de votre métier. Vous réservez comme le ferait votre client, vous regardez ce qui arrive dans l'agenda, vous vérifiez que vos horaires, vos congés et vos marges tiennent la route. Pendant ce temps, votre ancien outil continue de tourner. Vous ne résiliez rien tant que vous n'êtes pas sûr.
Compte de démonstration déjà rempli avec les prestations de votre métier. Aucune carte bancaire.