Une pose de trois heures ne se réserve pas comme une coupe de cheveux.
Une cliente annule la veille au soir, ou ne vient pas du tout. Vous perdez un après-midi entier, et les contre-indications, vous les avez posées quand elle était déjà installée dans le fauteuil. Let's Meet ferme ces deux trous : l'acompte est demandé au moment de la réservation, et les questions médicales sont répondues avant que le créneau soit bloqué.
- Acompte encaissé à la réservation, par Bancontact ou par carte
- Contre-indications posées au formulaire, avant que le créneau parte
- Rappels par email et par WhatsApp, jusqu'à 30 jours avant la pose
Compte de démonstration déjà rempli avec les prestations de votre métier. Aucune carte bancaire.
Des créneaux de trois heures qui ne se font pas grignoter
Chaque prestation a sa vraie durée : vingt minutes pour une consultation, trois heures pour une pose complète de microblading. Let's Meet recalcule les créneaux disponibles à chaque affichage, à partir de vos heures d'ouverture, de vos exceptions et de vos congés. Vous ajoutez une marge après la pose pour désinfecter la cabine, et personne ne peut réserver dedans. Un verrou empêche deux clientes de valider le même créneau à la seconde près. Si un rendez-vous est annulé, le créneau libéré repart en vente tout seul, même s'il ne tombe pas sur une heure ronde.
- Durée et marge de nettoyage réglées prestation par prestation
- Plafond de rendez-vous par jour, pour ne pas enchaîner trois poses longues
- Jours autorisés par prestation : les poses le mardi, les retouches le samedi
- Délai minimum de réservation : personne ne prend une pose pour dans deux heures
L'acompte, et ce que la loi belge vous autorise à retenir
Vous demandez un acompte au moment de la réservation, en euros ou en pourcentage du prix, prestation par prestation. Le paiement passe par Stripe, Bancontact compris, sur votre compte. Let's Meet ne prend aucune commission sur vos réservations. Si la cliente annule dans la fenêtre que vous avez fixée, ou ne vient pas, vous conservez une indemnité que vous plafonnez vous-même, au maximum le montant de l'acompte. En Belgique, vous ne pouvez pas facturer la prestation entière : l'indemnité doit rester raisonnable et vos conditions doivent être affichées avant la réservation. Elles s'affichent sur la page, la cliente les lit avant de payer.
- Acompte en euros ou en pourcentage, différent pour un microblading et pour un remplissage
- Bancontact et cartes via Stripe ou SumUp, l'argent arrive chez vous
- Fenêtre d'annulation en heures, indemnité plafonnée au montant de l'acompte
- Aucune commission de Let's Meet sur les réservations, quel que soit votre chiffre
Les contre-indications posées avant, pas dans le fauteuil
Chaque prestation a son propre formulaire de réservation. Vous y mettez les questions qui comptent dans votre métier : grossesse ou allaitement, traitement anticoagulant, diabète, herpès labial, tendance aux chéloïdes, traitement de la peau en cours, pigmentation déjà présente à recouvrir. Cases à cocher, listes déroulantes, texte court, texte long, et des questions qui n'apparaissent que si la réponse précédente le justifie. Les réponses arrivent dans votre email de confirmation et restent dans la fiche de la cliente. Vous savez avant la pose si le rendez-vous doit être reporté, au lieu de le découvrir le jour même.
- Questions conditionnelles : la sous-question ne s'affiche que si elle sert
- Réponses dans l'email de confirmation et dans la fiche cliente, des mois après
- Un champ pour la forme voulue, la couleur, la dernière pose ailleurs
- Pas de pièce jointe : pour une photo, la cliente colle un lien dans un champ texte
La retouche à quatre à six semaines et les remplissages de cils
Soyons clairs : Let's Meet ne devine pas qu'il faut relancer une cliente six semaines plus tard et n'envoie pas de campagne à votre place. Ce qu'il fait, c'est mieux pour vous : vous calez la retouche depuis votre agenda pendant que la cliente est encore là, en réservant pour elle en deux clics. Ensuite les rappels partent seuls, par email et par WhatsApp, à l'avance que vous choisissez, jusqu'à trente jours avant le rendez-vous. Pour celles qui repartent sans date, la fiche garde tout l'historique et les étiquettes vous font retrouver toutes les poses du mois de mars en une recherche.
- Réserver pour une cliente depuis votre agenda, à la fin de la séance
- Plusieurs rappels sur un même rendez-vous : sept jours avant, la veille, deux heures avant
- Étiquettes et étiquetage en masse pour repérer les retouches à venir
- Liste d'attente : dès qu'une place se libère, les inscrites sont prévenues
Votre page de réservation, à votre image
Votre page publique vit à l'adresse letsmeet.letsbegeek.com suivie de votre nom. Neuf thèmes de couleurs, six mises en page, plusieurs façons d'afficher les créneaux : vous choisissez ce qui va avec votre univers, sans toucher une ligne de code. Si vous avez déjà un site, vous collez un bouton ou le module de réservation dessus et la cliente ne quitte pas votre page. Les avis sont demandés automatiquement après le rendez-vous, vous les modérez, puis vous les affichez. La page existe en français, en néerlandais et en anglais, et vos données sont hébergées dans l'Union européenne.
- Une adresse à mettre en bio Instagram, en story, sur votre carte
- Bouton ou module de réservation à coller sur votre site existant
- Avis demandés automatiquement, modérés par vous avant publication
- Interface et page publique en français, néerlandais et anglais
Ce que Let's Meet ne fait pas
Autant vous le dire avant que vous testiez. Let's Meet n'est pas un logiciel de caisse : pas de facturation cliente, pas de TVA, pas de gestion de stock. Le formulaire n'accepte pas de fichier joint, donc une cliente ne peut pas vous envoyer sa photo d'inspiration, elle colle un lien. Un compte, c'est une personne : vous ne pouvez pas faire tourner deux cabines en parallèle sur le même agenda. Et vous pouvez importer votre fichier clientes en CSV, mais pas l'exporter. Si l'un de ces points est bloquant chez vous, autant le savoir aujourd'hui plutôt que dans trois mois.
- Pas de caisse, pas de facturation, pas de TVA, pas de stock
- Pas de pièce jointe dans le formulaire de réservation
- Un agenda égale une personne, pas deux cabines en même temps
- Import du fichier clientes en CSV, pas d'export
- Pas d'application à installer, le site fonctionne sur téléphone
Non, nous ne vous amenons pas de clientes
C'est la question qui arrive toujours en deuxième, alors traitons-la de face. Let's Meet n'est pas un annuaire de salons : personne ne cherche une pigmentiste chez nous et ne tombe sur vous. Vos clientes viennent d'Instagram, du bouche-à-oreille, de votre vitrine, de la copine qui a montré ses sourcils au bureau. Un annuaire vous en amène parfois, et se paie sur chacune de vos réservations, indéfiniment. Ici c'est cinq à cinquante euros par mois, sans commission, que vous fassiez dix ou cent poses. Notre travail commence quand la cliente est déjà devant votre page : elle doit pouvoir réserver à vingt-trois heures un dimanche, payer son acompte et venir. C'est l'outil, pas l'annuaire.
FAQ
- Comment demander un acompte pour un microblading ?
- Vous réglez l'acompte prestation par prestation, en montant fixe ou en pourcentage du prix. La cliente le paie au moment de réserver, par Bancontact ou par carte, via Stripe connecté à votre compte. Tant que l'acompte n'est pas payé, le créneau n'est pas bloqué. Let's Meet ne prélève aucune commission sur ce paiement, vous payez seulement votre abonnement mensuel.
- Puis-je faire payer une cliente qui ne vient pas ?
- Pas la prestation entière. En Belgique, vous ne pouvez retenir qu'une indemnité raisonnable, et vos conditions doivent avoir été annoncées avant la réservation. Dans Let's Meet, vous définissez une fenêtre d'annulation en heures et un montant d'indemnité qui ne peut pas dépasser l'acompte déjà versé. Les conditions s'affichent sur la page de réservation, avant le paiement, ce qui vous donne la preuve que la cliente en a été informée.
- Où est-ce que je pose les contre-indications ?
- Dans le formulaire de réservation, qui est propre à chaque prestation. Vous créez vos questions : grossesse, allaitement, anticoagulants, diabète, herpès labial, chéloïdes, traitement dermatologique en cours, pigmentation existante. Vous disposez de cases à cocher, de listes déroulantes, de champs texte court et long, et de questions conditionnelles qui n'apparaissent que si la réponse précédente le justifie. Les réponses arrivent dans votre email de confirmation et restent attachées à la fiche de la cliente.
- Ma cliente peut-elle m'envoyer une photo de ses sourcils avant la pose ?
- Non, le formulaire n'accepte pas de fichier joint et nous préférons le dire clairement. La solution utilisée par les pigmentistes qui travaillent avec Let's Meet : un champ texte intitulé par exemple lien vers votre inspiration, dans lequel la cliente colle l'adresse d'une photo, d'un album partagé ou d'un compte Instagram. Vous ouvrez le lien depuis sa fiche avant le rendez-vous.
- Comment gérer la retouche à quatre à six semaines ?
- Vous la prenez pendant que la cliente est encore chez vous : depuis votre agenda, vous réservez le rendez-vous à sa place en deux clics, à la date qui vous arrange. Les rappels automatiques font le reste, par email et par WhatsApp, jusqu'à trente jours avant la date. Let's Meet n'envoie pas de relance automatique six semaines après une pose : pour retrouver celles qui sont reparties sans date, servez-vous de l'historique et des étiquettes clientes.
- Est-ce que ça convient si je travaille seule dans une cabine à domicile ?
- Oui, c'est exactement le cas prévu. Un compte correspond à une personne, votre agenda ne peut donc pas se retrouver avec deux poses en même temps. Vous pouvez enregistrer plusieurs lieux si vous vous déplacez, plusieurs plannings pour une même prestation, et fermer une période entière de congés en une seule manipulation. En revanche, un institut avec quatre cabines occupées simultanément par quatre praticiennes n'est pas couvert.
- Combien coûte Let's Meet et prenez-vous une commission ?
- Quatre forfaits : Starter à 5 euros par mois, Pro à 15, Studio à 30, Business à 50. Ce sont des prix par mois, facturés à l'année, hors TVA. Aucune commission n'est prélevée sur vos réservations ni sur vos acomptes, quel que soit le nombre de poses que vous faites. Certaines fonctions dépendent du forfait : l'import de l'historique des rendez-vous est sur Studio, les rôles d'équipe et les rapports sur Business.
- Comment se passe l'essai de sept jours ?
- Vous ouvrez un compte de démonstration déjà rempli pour votre métier : des prestations de microblading, de maquillage permanent et d'extensions de cils, des fiches clientes, un agenda avec des rendez-vous. Vous n'avez rien à configurer avant de voir à quoi ça ressemble, et aucune carte bancaire n'est demandée. Vous testez la réservation comme si vous étiez la cliente, acompte et formulaire compris.
Ouvrez un compte de démonstration déjà rempli
Sept jours d'essai, sans carte bancaire. Le compte arrive avec des prestations de microblading, de PMU et d'extensions de cils, des clientes et un agenda déjà remplis. Vous cliquez, vous réservez à la place d'une cliente, vous voyez tourner l'acompte et le formulaire de contre-indications pour de vrai. Si ça ne vous convient pas, vous fermez l'onglet et il ne se passe rien.
Compte de démonstration déjà rempli avec les prestations de votre métier. Aucune carte bancaire.